摘要：本文對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)預(yù)算管理進(jìn)行了分析，并對(duì)目前管理中存在的一些問題提出了對(duì)策和意見。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 財(cái)務(wù)軟件 高校預(yù)算管理
引 言
現(xiàn)在，財(cái)務(wù)軟件已在我國(guó)企事業(yè)單位中廣泛運(yùn)用，很多單位實(shí)現(xiàn)了從憑證處理、記賬、到報(bào)表輸出等基本會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的電算化。如何運(yùn)用企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，是當(dāng)前財(cái)會(huì)人員所關(guān)心的問題。在當(dāng)前的財(cái)務(wù)軟件市場(chǎng)中，有的財(cái)務(wù)軟件
能提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能，有的財(cái)務(wù)軟件沒有提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能模塊。
隨著我國(guó)高校教育體制改革的不斷深化， 預(yù)算管理作為高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分， 越來越受到人們的關(guān)注。它既是高校年度事業(yè)計(jì)劃和工作任務(wù)的貨幣表現(xiàn)，也是學(xué)校組織各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)的前提和依據(jù)。高校預(yù)算管理是指高等學(xué)校根據(jù)事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下， 預(yù)算管理已成為高校財(cái)務(wù)管理的中心內(nèi)容。目前，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，資金流量迅速增加，如何創(chuàng)新管理理念，實(shí)現(xiàn)高校有限資源的優(yōu)化配置和有效使用已成為高校積極探索的重要課題。
一、當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下高校預(yù)算管理的主要問題
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下， 預(yù)算管理成為高校財(cái)務(wù)管理的中心內(nèi)容， 切實(shí)加強(qiáng)高校預(yù)算管理， 充分調(diào)動(dòng)高校內(nèi)部的各種積極性，是實(shí)現(xiàn)高校有限資源的優(yōu)化配置和提高資金使用效益的重要任務(wù)。高校內(nèi)部財(cái)務(wù)資金管理制度建設(shè)的相對(duì)滯后，而當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下高校預(yù)算管理的主要問題主要是：
預(yù)算制度未能得到應(yīng)有重視，缺乏完整的預(yù)算控制網(wǎng)絡(luò)。
目前， 有的學(xué)校尚未真正建立健全的財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度， 有的學(xué)校沒把財(cái)務(wù)預(yù)算制度作為組織財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的法定依據(jù)，有章不循、隨意更改的現(xiàn)象比較普遍， 使預(yù)算成為擺設(shè)。預(yù)算與學(xué)校財(cái)務(wù)目標(biāo)相脫節(jié)。學(xué)校財(cái)務(wù)分析， 財(cái)務(wù)目標(biāo)與財(cái)務(wù)預(yù)算有嚴(yán)重分離和脫節(jié)現(xiàn)象。不少學(xué)校制定了財(cái)務(wù)目標(biāo)， 也制定了一些相關(guān)的財(cái)務(wù)預(yù)算， 這些財(cái)務(wù)預(yù)算表面上也表現(xiàn)出一定的先進(jìn)性， 但由于學(xué)校管理基礎(chǔ)差， 所編制的預(yù)算從一開始就缺乏生命力， 難以據(jù)此對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用、支出加以有效控制， 造成財(cái)務(wù)目標(biāo)與財(cái)務(wù)預(yù)算的嚴(yán)重脫節(jié)。
從學(xué)校實(shí)際情況看，缺乏一個(gè)完整的財(cái)務(wù)預(yù)算控制網(wǎng)絡(luò)， 往往是費(fèi)用預(yù)算控制較好，而收入預(yù)算執(zhí)行情況較差；費(fèi)用預(yù)算控制較好，而固定資產(chǎn)購置預(yù)算、資金預(yù)算控制較差，這種不健全的財(cái)務(wù)預(yù)算體系往往顧此失彼，難以發(fā)揮綜合的整體效應(yīng)。預(yù)算資金管理不規(guī)范。從學(xué)校預(yù)算資金的運(yùn)行看，預(yù)算資金的收支缺乏統(tǒng)一的籌劃和控制、隨意性大，使用混亂、挪用資金從事長(zhǎng)期投資的現(xiàn)象屢有發(fā)生，從而導(dǎo)致現(xiàn)金流量不平衡，支付能力不足，特別在上半年，很多學(xué)校實(shí)際上靠借新還舊來維持學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
二、高校預(yù)算管理信息化改造的必要性以及可行性
（一）高校預(yù)算管理信息化改造的必要性
高校會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)普及多年， 極大地提高了高校會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)處理的效率和質(zhì)量。但綜觀目前高校會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的狀況，大多數(shù)高校的會(huì)計(jì)電算化仍然停留在用電腦記賬代替手工記賬的初級(jí)階段。隨著高校的不斷發(fā)展，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)日趨多元化、復(fù)雜化， 客觀上要求會(huì)計(jì)電算化發(fā)揮更大的作用，高校實(shí)行預(yù)算管理信息化改造勢(shì)在必行。
1、高校預(yù)算管理職能強(qiáng)化。隨著高校辦學(xué)自主權(quán)的擴(kuò)大和辦學(xué)經(jīng)費(fèi)來源結(jié)構(gòu)的變化，高校預(yù)算管理管理職能不斷強(qiáng)化。一方面，要求提供質(zhì)量更高、更加全面的會(huì)計(jì)信息，為實(shí)施預(yù)算管理管理提供依據(jù)，原來的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)所形成的會(huì)計(jì)信息由于對(duì)內(nèi)部管理需要的考慮較少，已經(jīng)不能滿足高校預(yù)算管理的需要；另一方面，通過財(cái)務(wù)信息化改造，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將高校預(yù)算管理與會(huì)計(jì)核算有機(jī)結(jié)合起來， 可以提高預(yù)算管理的效率和水平。
2、高校預(yù)算管理管理體制改革。高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，后勤社會(huì)化改革，內(nèi)部分配體制改革等， 使原來的會(huì)計(jì)電算化體系已經(jīng)不能完全滿足新的財(cái)務(wù)核算與管理體制的要求。
3、 多校區(qū)辦學(xué)。經(jīng)過一輪高校擴(kuò)招和合并后， 許多高校出現(xiàn)多校區(qū)辦學(xué)的局面， 高校面臨異地核算、跨地域管理的問題， 高校必須建立適應(yīng)異地高校預(yù)算管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和財(cái)務(wù)操作系統(tǒng)。
4、完善預(yù)算管理職能。預(yù)算執(zhí)行過程的跟蹤和控制是預(yù)算管理中重要的環(huán)節(jié)。目前， 高校普遍采用預(yù)算登記本等人工手段進(jìn)行逐筆登記，不僅增加工作量，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。新財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)將預(yù)算項(xiàng)目的核算納入財(cái)務(wù)核算體系中，并根據(jù)下達(dá)的預(yù)算對(duì)預(yù)算項(xiàng)目設(shè)置控制指標(biāo)， 在業(yè)務(wù)處理過程中對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
（二）高校預(yù)算管理信息化改造的可行性
1、高校校園網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋了各校區(qū)，各校區(qū)可以共享統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)資源，為高校預(yù)算管理信息化改造提供了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；
2、高校財(cái)務(wù)軟件不斷升級(jí)，功能更加強(qiáng)大，支持異地記賬的網(wǎng)絡(luò)版也日趨成熟；
3、經(jīng)過多年的會(huì)計(jì)電算化操作與管理， 高校財(cái)務(wù)人員中具備既懂財(cái)務(wù)又懂電腦網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的綜合性人才，為高校預(yù)算管理信息化改造以及今后的運(yùn)行提供了人力保證。
三、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能前后的高校預(yù)算管理的實(shí)現(xiàn)
（一）在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)沒有提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí)
采用部門輔助賬的功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理財(cái)務(wù)軟件一般都提供輔助核算功能，如部門輔助賬功能、往來客戶輔助賬功能。當(dāng)財(cái)務(wù)軟件沒有提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí)，企業(yè)可以利用這些輔助賬功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。下面舉例說明利用部門輔助賬功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)差旅費(fèi)預(yù)算管理的過程。
1、通過科目管理將“管理費(fèi)用— 差旅費(fèi)”科目設(shè)置為部門輔助核算。
2、差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)的輸入
在年初時(shí)將差旅費(fèi)的預(yù)算數(shù)輸入到系統(tǒng)中，常見的作法有兩種。
方法一：利用年初數(shù)據(jù)輸入功能，輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)。
將各部門的差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)在年初時(shí)作為年初數(shù)據(jù)輸入到“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶具體各部門的貸方。由于損益類賬戶的年初沒有余額，為了保證“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶的年初數(shù)為零，所以應(yīng)增加一個(gè)虛擬的部門，暫且命名為“99預(yù)算專用部門”，然后將“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”科目總預(yù)算數(shù)輸入在“預(yù)算專用部門”年初數(shù)的借方，這樣“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶的年初余額合計(jì)數(shù)仍為零。從而不會(huì)對(duì)年初數(shù)據(jù)及會(huì)計(jì)等式的平衡產(chǎn)生影響。
方法二：利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證，輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)
利用此方法，不需變動(dòng)有關(guān)賬戶的年初數(shù)據(jù)，但為了不使“管理費(fèi)用— 差旅費(fèi)”的凈發(fā)生額虛增（否則會(huì)影響年度損益的結(jié)轉(zhuǎn)金額），與方法一相同，需要增加一個(gè)虛擬的部門，也可命名為“99預(yù)算專用部門”，然后，在月份虛增一張記賬憑證，輸入各部門差旅費(fèi)的預(yù)算數(shù)。
3、實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)支出時(shí)，只要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理，不需作任何特殊處理。
4、利用部門輔助賬余額表功能，查詢或輸出“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的部門余額表，及時(shí)了解差旅費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況。
（二）在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí)企業(yè)預(yù)算管理的實(shí)現(xiàn)
當(dāng)財(cái)務(wù)軟件提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí)，企業(yè)可直接在軟件提供的預(yù)算數(shù)據(jù)輸入窗口進(jìn)行預(yù)算計(jì)劃數(shù)的錄入，并查詢輸出專門屬于預(yù)算管理功能的預(yù)算執(zhí)行情況表。有的財(cái)務(wù)軟件還具有預(yù)算實(shí)時(shí)控制的 功能，在輸入記賬憑證時(shí)，若某一筆分錄已超出了預(yù)算，則會(huì)馬上給出警告，提醒會(huì)計(jì)人員注意，在第一時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了真正的預(yù)算實(shí)時(shí)控制。既加強(qiáng)了預(yù)算管理的準(zhǔn)確性，又減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量。
在財(cái)務(wù)軟件提供了單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí)，企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)按部門進(jìn)行預(yù)算管理的具體作法如下：
1、通過科目管理將“管理費(fèi)用 差旅費(fèi)”科目指定為預(yù)算類科目，并設(shè)置為部門輔助核算；
2、預(yù)算數(shù)據(jù)的輸入在財(cái)務(wù)軟件提供的預(yù)算計(jì)劃數(shù)據(jù)輸入窗口錄入預(yù)算數(shù)據(jù)，同時(shí)可以輸入上年的預(yù)算結(jié)余數(shù)，不用考慮借貸方的區(qū)分；
3、實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)支出時(shí)，只要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理，不需作任何特殊處理；
4、查詢或輸出預(yù)算執(zhí)行情況表 利用專用的預(yù)算執(zhí)行情況表功能，用戶可查詢或輸出差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況表，及時(shí)了解各個(gè)部門的差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況。
從上面幾種預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)方法可以看出，若財(cái)務(wù)軟件本身沒有預(yù)算管理功能，要想達(dá)到預(yù)算管理的效果，必然要采用虛增部門、虛增記賬憑證等方法，而且還必須是以損益類賬戶結(jié)轉(zhuǎn)采用“表結(jié)法”為前提，操作方法比較復(fù)雜，輸出的有關(guān)差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況表也不夠通俗易懂，效果不是很好。而當(dāng)會(huì)計(jì)電算化軟件本身有預(yù)算管理功能，企業(yè)操作起來則比較簡(jiǎn)便，且輸出的預(yù)算執(zhí)行情況表中的各個(gè)欄目的名稱與預(yù)算管理所需的指標(biāo)名稱相一致，因此各項(xiàng)數(shù)據(jù)的含義清晰明了，而且結(jié)余欄不僅顯示了各個(gè)具體部門的預(yù)算結(jié)余數(shù)，其合計(jì)數(shù)還提供了整個(gè)企業(yè)總的結(jié)余情況。財(cái)務(wù)軟件有些高級(jí)功能，我們可以充分利用，使之發(fā)揮作用，更好地為會(huì)計(jì)管理服務(wù)；軟件沒有的功能，我們也可以通過其他的辦法，滿足不同用戶的需要。我們更希望電算化軟件的開發(fā)商不斷完善軟件功能，同時(shí)將新的功能介紹給廣大會(huì)計(jì)人員使用。
四、高校預(yù)算管理信息化的其他建議
高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，在學(xué)校整個(gè)預(yù)算執(zhí)行過程中充分發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督和管理的作用。一方面，可利用計(jì)算機(jī)對(duì)整個(gè)學(xué)校及下屬各學(xué)院的預(yù)算計(jì)劃及執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，嚴(yán)格控制資金流向。另一方面，還可利用學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)等工具及時(shí)將整個(gè)學(xué)校和各學(xué)院的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和情況傳遞給學(xué)校決策者和各責(zé)任單位，使他們能及時(shí)了解相關(guān)信息、采取相應(yīng)決策，以保證預(yù)算計(jì)劃的順利完成。學(xué)校下屬的各學(xué)院應(yīng)積極配合，主動(dòng)加強(qiáng)預(yù)算管理。以本部門的責(zé)任預(yù)算為目標(biāo)，根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、或分析偏差及原因、提出改進(jìn)措施，并將相關(guān)信息反饋給財(cái)務(wù)部門。
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