一、設(shè)計(jì)基層行政單位管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的必要性
行政單位會(huì)計(jì)是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄行政單位內(nèi)部資金運(yùn)動(dòng)過程，反映和監(jiān)督行政單位預(yù)算執(zhí)行情況的會(huì)計(jì)。規(guī)范行政單位的會(huì)計(jì)核算工作，對(duì)于加強(qiáng)行政單位財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)政資金使用效益，強(qiáng)化行政單位的職能有著十分重要的意義。為了更好地履行職責(zé)，行政單位必須重視自身建設(shè)，不斷加強(qiáng)包括財(cái)務(wù)管理在內(nèi)的各項(xiàng)內(nèi)部管理，基層行政單位自然不能例外。從基層行政單位來講，財(cái)會(huì)人員能否及時(shí)準(zhǔn)確地為決策者提供有關(guān)的財(cái)務(wù)信息，對(duì)提高決策水平、避免工作失誤、防止貪污腐敗具有不可替代的重要作用。
行政單位目前正在使用的通用財(cái)務(wù)報(bào)表是根據(jù)1997年頒布的《行政單位會(huì)計(jì)制度》的有關(guān)規(guī)定編制的，包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出總表、支出明細(xì)表等。這套報(bào)表是一個(gè)科學(xué)的有機(jī)整體，涵蓋了行政單位財(cái)務(wù)狀況、收入來源、支出去向等方面的信息，為上級(jí)主管部門、財(cái)政部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)定期了解、掌握行政單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)狀況和預(yù)算執(zhí)行結(jié)果提供了第一手資料。但就基層行政單位而言，由于通用財(cái)務(wù)報(bào)表所反映的內(nèi)容有一定的局限性，并且有些欄目?jī)?nèi)容重復(fù)，單位領(lǐng)導(dǎo)閱讀后往往只能對(duì)單位的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算執(zhí)行結(jié)果有一個(gè)概略的了解，“知其然而不知其所以然”，要掌握詳細(xì)的具體情況，還得向財(cái)會(huì)人員詢問。為了更好地履行基層行政單位的各項(xiàng)職能，提升其財(cái)務(wù)管理的效率和效果，筆者認(rèn)為有必要設(shè)計(jì)一套簡(jiǎn)潔明了而又?jǐn)?shù)據(jù)全面的適合基層行政單位管理使用的財(cái)務(wù)報(bào)表。
二、基層行政單位管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的設(shè)計(jì)原則
顧名思義，管理用財(cái)務(wù)報(bào)表必須符合管理工作的需要。基層行政單位管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的設(shè)計(jì)應(yīng)該符合以下四條原則：
第一，簡(jiǎn)潔明了。比如資產(chǎn)狀況、費(fèi)用完成情況等指標(biāo)分類明確，勾稽關(guān)系清楚，讓決策者能夠快速了解報(bào)表各指標(biāo)的含義、指標(biāo)間的關(guān)系，各報(bào)表間的關(guān)系，從而全面掌握單位整體財(cái)務(wù)狀況。
第二，數(shù)據(jù)全面。從單位實(shí)際出發(fā)，將通用報(bào)表中的相關(guān)內(nèi)容及單位特有的業(yè)務(wù)內(nèi)容盡量細(xì)化，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位財(cái)務(wù)狀況做到了如指掌，在管理過程中能夠得心應(yīng)手。
第三，相互銜接。具體講就是“上下一致、前后關(guān)聯(lián)、左右對(duì)應(yīng)”，即管理用財(cái)務(wù)報(bào)表中大的數(shù)據(jù)必須與上報(bào)的通用財(cái)務(wù)報(bào)表一致，必須與本單位承擔(dān)的經(jīng)常性的長(zhǎng)期業(yè)務(wù)職能緊密相關(guān)，各報(bào)表間必須相互對(duì)應(yīng)。做到了相互銜接，才能便于決策者在對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析的基礎(chǔ)上作出正確決策，不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理。
第四，易于操作。通用財(cái)務(wù)報(bào)表可以按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度直接從財(cái)務(wù)軟件賬套中取數(shù)，如科目余額、發(fā)生額等。而管理用報(bào)表是根據(jù)單位承擔(dān)的職能以及管理的需要出發(fā)，雖然有些方面超出了日常會(huì)計(jì)處理的范圍，但利用市場(chǎng)上的通用財(cái)務(wù)軟件，經(jīng)過設(shè)計(jì)變通，實(shí)現(xiàn)管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的取數(shù)也就不是一件難事。
三、基層行政單位管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的構(gòu)想
由于行政單位的功能、性質(zhì)不盡相同，所需管理用財(cái)務(wù)報(bào)表的種類和內(nèi)容也應(yīng)有所不同。以站在街道辦事處這樣一個(gè)綜合服務(wù)型的基層行政單位為例，筆者認(rèn)為可以設(shè)計(jì)以下幾種報(bào)表。
（一）資產(chǎn)負(fù)債變動(dòng)明細(xì)表（表1）
表1由通用資產(chǎn)負(fù)債表改編而來，可以通過電子報(bào)表軟件取數(shù)，能更加準(zhǔn)確地反映單位的財(cái)務(wù)狀況。
1.增加了“本月增加”、“本月減少”欄目。通用資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)只有年初數(shù)和期末數(shù)兩欄，表1中增加了發(fā)生額欄，便于決策者了解每項(xiàng)資產(chǎn)負(fù)債在本期內(nèi)的變動(dòng)狀況，從中判斷資金收入和支出、債權(quán)債務(wù)增加和減少的合理性。
2.將“暫存款”、“暫付款”兩大科目按其子科目的期末余額方向分開填列，更準(zhǔn)確地反映了特定時(shí)點(diǎn)的債權(quán)債務(wù)狀況。
3.增設(shè)“年度收支差額”欄目。這是收入類科目累計(jì)發(fā)生額與支出類科目累計(jì)發(fā)生額相減而來，使收支狀況一目了然。因?yàn)樾姓挝粫?huì)計(jì)制度規(guī)定在年度終了才結(jié)轉(zhuǎn)本年收支，平時(shí)將收入、支出的累計(jì)發(fā)生額列示在資產(chǎn)負(fù)債表中，僅憑整表合計(jì)數(shù)難以作出正確評(píng)判。
（二）項(xiàng)目現(xiàn)金流量表（表2）
表2清晰地顯示了單位內(nèi)部各職能模塊的現(xiàn)金流量，它可以借助財(cái)務(wù)核算軟件以及電子報(bào)表軟件來完成，步驟如下：
第一步，定義基礎(chǔ)資料。財(cái)務(wù)軟件建賬之初，在“基礎(chǔ)資料”中定義“項(xiàng)目檔案”，按本單位承擔(dān)的各項(xiàng)職能分別定義為“項(xiàng)目”類別，例如“招商引資”、“綜合治稅”、“計(jì)劃生育”等。對(duì)于“經(jīng)濟(jì)普查”、“人口普查”等重大事項(xiàng)，必要時(shí)可單獨(dú)定義。
第二步，設(shè)置會(huì)計(jì)科目。將“經(jīng)費(fèi)支出”等支出科目，在按照“政府收支分類科目――支出經(jīng)濟(jì)分類科目”設(shè)置明細(xì)科目的基礎(chǔ)上，將所有明細(xì)科目設(shè)置輔助核算，定義為“項(xiàng)目核算”。
第三步，夯實(shí)基礎(chǔ)工作。根據(jù)分職能核算的要求，對(duì)結(jié)算憑證、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證等原始單據(jù)的欄目、樣式加以規(guī)范，并對(duì)填寫齊全的原始憑證的真實(shí)性、完整性加強(qiáng)審核。
第四步，規(guī)范賬務(wù)處理。每一筆經(jīng)審批合格的業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)過財(cái)務(wù)部門時(shí)，都要根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容詳盡登記記賬憑證。
第五步，提取賬套數(shù)據(jù)。在與財(cái)務(wù)軟件配套的電子報(bào)表系統(tǒng)中，按表2的樣式定義好報(bào)表格式并設(shè)定公式，根據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置按月取數(shù)或按季取數(shù)。
（三）應(yīng)收款項(xiàng)賬齡分析表（表3）
表3中的應(yīng)收款項(xiàng)是“暫付款”與“暫存款”借方余額科目的合計(jì)，與表1資產(chǎn)負(fù)債變動(dòng)明細(xì)表中的債權(quán)項(xiàng)目相互對(duì)照。這張報(bào)表可以讓決策者詳細(xì)了解應(yīng)收款項(xiàng)的構(gòu)成情況，從而及時(shí)采取相應(yīng)的措施，以改善單位的財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀。
應(yīng)收賬款賬齡分析是根據(jù)各子科目明細(xì)賬逐一分析計(jì)算得出，為了準(zhǔn)確取得各項(xiàng)債權(quán)債務(wù)的變動(dòng)日期，會(huì)計(jì)人員在日常賬務(wù)處理時(shí)必須及時(shí)記賬，日清月結(jié)。制作該表時(shí)，應(yīng)從實(shí)際需要出發(fā)，設(shè)置不同的賬齡時(shí)段，如按月分段或者按季分段,也可按年分段。本文以按年分段的賬齡分析表為例，具體制作步驟如下：
第一步，提出本表的分析假設(shè)：（1）以自然年度計(jì)算賬齡年份，而不區(qū)別業(yè)務(wù)發(fā)生的具體月份；（2）還款時(shí)，按照往來賬發(fā)生的先后順序還款，即還款先沖銷時(shí)間較長(zhǎng)的應(yīng)收款項(xiàng)。
第二步，將單位財(cái)務(wù)軟件中的各年度“暫存款”、“暫付款”的科目明細(xì)余額表導(dǎo)出，并轉(zhuǎn)化成EXCEL電子表格式。在表格第一列新增一欄：“所屬年度”。
第三步，將各年度的科目明細(xì)余額表按時(shí)間順序添加合并到一張科目余額整理表中（見表4），在表最后增添一列：“累計(jì)年限”，填寫所屬年度與分析基準(zhǔn)年度的差額。“0”表示賬齡在1年以內(nèi)，“1”表示賬齡在1―2年，以此類推。
第四步，對(duì)表4按單位、年度進(jìn)行排序，并在最后新增一列：“賬齡余額”，輸入如下賬齡計(jì)算公式：
經(jīng)過以上步驟，生成賬齡數(shù)據(jù)整理表（表5）。
第五步，對(duì)表5數(shù)據(jù)運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表功能進(jìn)行整理：“累計(jì)年限”作為列標(biāo)簽，“單位”作為行標(biāo)簽，“賬齡余額”作為數(shù)值區(qū)域。數(shù)據(jù)整理好后，對(duì)透視表進(jìn)行數(shù)值化。
第六步，更改列標(biāo)的顯示設(shè)置。將“0”顯示設(shè)置改為“1年以內(nèi)”，“1”顯示設(shè)置改為“1―2年”，依此類推。這樣賬齡分析表就完成了。
基層行政單位內(nèi)部管理用報(bào)表是為決策者服務(wù)的。決策者需要的信息不同, 所編制的報(bào)表種類、格式、內(nèi)容也應(yīng)有所區(qū)別。為此報(bào)表編制人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，緊貼單位實(shí)際，認(rèn)真編制、填報(bào)并不斷改進(jìn)、完善管理用財(cái)務(wù)報(bào)表，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。
