一、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務外包案例概述
本文以某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務外包方案為例，就該制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務外包方案的具體案例進行分析，針對其內部控制要點進行研究，并提出相關合理性建議。
?。ㄒ唬┠程厥怃撝圃鞓I(yè)企業(yè)（A公司）采購業(yè)務外包案例簡介某制造業(yè)企業(yè)（以下簡稱為B公司）為冶金行業(yè)的專業(yè)技術服務商，2011年10月與從事特殊鋼制造的客戶（以下簡稱為A公司）簽訂了一項為期10年的連鑄機外包合同，為A公司提供一條高效連鑄機的設計、制造、安裝和調試以及日常維護保養(yǎng)工作。B公司將按照A公司的生產要求，為其提供相應的生產服務。按照合同要求，第一，該條連鑄機設備由B公司出資籌建，在A公司完成相應的土建基礎工作后，A公司負責連鑄機設備的工藝設計、生產制造、安裝調試和具體生產工作，該套設備預計投資2000萬元；第二，在生產過程中，由A公司按照約定價格提供原材料，B公司具體負責生產，并將產成品按照約定價格向A公司銷售，并根據(jù)市場狀況適時調整；第三，B公司負責該項目的日常經營管理工作，所需場地租金、水電費等由B公司自行承擔。產地租金有A、B公司協(xié)商，水電費按照單獨裝置的計量儀表逐月核定并按市場價格結算；第四，設備所有權屬于B公司，運營期約定為10年。雙方表示，通過外包業(yè)務合同的簽訂，標志著戰(zhàn)略合作的實現(xiàn)，今后將針對該條生產線共同研發(fā)生產新工藝并促進生產成本的不斷降低，實現(xiàn)雙贏。
?。ǘ┠程厥怃撝圃炱髽I(yè)（A公司）采購業(yè)務外包案例分析 從兩家公司的立場來看待該外包合同：A公司作為鋼鐵企業(yè)，為了集中精力關注生產質量的提高，提高盈利水平，將部分制造環(huán)節(jié)外包給從事專業(yè)技術服務的B公司。同時，通過業(yè)務外包，降低了其投資力度，減少了現(xiàn)金支出的壓力。但是，B公司能否全力配合其生產計劃的實現(xiàn)，有可能成為影響其生產經營的重要因素。即便在合同中約定違約成本，而A公司對自己客戶的違約產生的信譽和品牌風險還是客觀存在的。而B公司則可以發(fā)揮其連鑄機工藝技術專家的特長，有效提高生產效率和降低生產成本，既能增強和客戶的合作力度，又能鞏固其市場份額。但是，巨額的投資也加大了其資金壓力，加之周期長達十年，如果A公司在執(zhí)行合同中產生違約風險，或者發(fā)生外部不可抗力，則B公司有可能承擔較大的經濟損失。故此，基于A、B公司雙方的信任和了解，簽訂此外包合同有助于加強雙方的合作力度并產生協(xié)同效應，從而進一步增強雙方的市場競爭力。另外一個關鍵成功因素在于外包合同的執(zhí)行以及執(zhí)行過程中雙方爭議能否友好解決。
二、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務外包的主要控制目標
一般而言，企業(yè)業(yè)務外包需要全面考慮該業(yè)務從方案制定到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。具體而言，主要控制目標如下：
?。ㄒ唬┱掀髽I(yè)有效資源，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標 企業(yè)的資源是有限的，為了達成企業(yè)戰(zhàn)略目標，企業(yè)需要分析其現(xiàn)實狀況，將有限的資源發(fā)揮到能夠創(chuàng)造最大價值的業(yè)務活動中。對于一些非核心業(yè)務，可以通過外包來實現(xiàn)，A公司則是將高效連鑄機的設計、制造、安裝和調試以及日常維護保養(yǎng)工作外包。
?。ǘ┙档推髽I(yè)生產成本，提高企業(yè)經濟效益 通過業(yè)務外包，利用外包服務單位的專業(yè)化優(yōu)勢，可以在一定程度上降低企業(yè)成本，同時提高效率，保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。B公司作為國內連鑄業(yè)務的綜合承包商，積累了豐富的設計、制造優(yōu)勢，通過承辦該條連鑄機生產線，既可以擴大自身的市場份額，也能為A公司降低生產成本。
?。ㄈ┻x擇合適服務伙伴，分擔企業(yè)經營風險 外包作為公司的一項策略，需要選擇正確的合作伙伴，通過坦誠合作實現(xiàn)共同發(fā)展，為顧客提供最滿意的服務。同時，通過選擇適合的外包商，可以分擔企業(yè)發(fā)展過程中遇到的企業(yè)風險。A公司和B公司以前多次合作，對雙方的技術和管理都相對熟悉，有著共同的目標，都希望為顧客提供令人滿意的產品和服務。在共同的價值理念下，互相合作，可以減少項目失敗的風險。
?。ㄋ模嵭蟹旨壥跈喙芾?，規(guī)范外包業(yè)務業(yè)務外包方案的制定和審批是經過不同部門進行且經過適當授權的。合理選擇承包單位，降低企業(yè)外包成本。通過選擇適當?shù)耐獍?，滿足公司需求，同時又能降低企業(yè)外包成本。
?。ㄎ澹┖炗営行獍贤?，防范企業(yè)法律風險 通過明確外包合同內容，可以從法律角度預防企業(yè)風險，提高雙方合作滿意度。做好外包過程管理，切實履行企業(yè)義務。外包業(yè)務的有效履行有賴于企業(yè)的過程管理，由其外包環(huán)境發(fā)生較大變化時，外包的過程管理尤顯重要。同時，適時驗收外包成果，歸檔整理相關資料。外包業(yè)務完成時，要及時組織驗收外包業(yè)務，通過總結，積累經驗和教訓。及時記錄外包業(yè)務，規(guī)范進行會計核算。外包業(yè)務需要保證及時準確完整地得以記錄并支付相關費用。同時，將其在當期明細賬和會計報告中予以反映。
三、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務外包主要風險點
確定業(yè)務外包的目標后，不論是甲方或是承包方，均需要明確存在的主要風險點，以便應對?？梢詫⑵浞纸鉃闃I(yè)務外包實施準備階段、業(yè)務外包開展階段和業(yè)務外包總結階段。通過該三部曲，基本上能夠涵蓋業(yè)務外部的主要風險點。具體而言，在業(yè)務外包各環(huán)節(jié)存在的主要風險點有以下具體內容：
?。ㄒ唬I(yè)務外包實施準備階段 該環(huán)節(jié)的主要內容為業(yè)務外包方案的擬訂、審批、合同簽訂等。理解公司的需求目標是基礎，據(jù)此編制擬訂實施方案，然后通過招投標或議標等方式確定供應商并簽訂合同。總體而言，不管是甲方或是承包方，需要制定關于業(yè)務外包的基本管理制度和業(yè)務流程，以此確定公司內各部門的職責及操作程序，這是實施業(yè)務外包的基礎工作，也是內部控制環(huán)節(jié)所要求的必備條件。此階段的主要風險點簡要總結如下：公司缺乏業(yè)務外包管理制度及業(yè)務流程，導致業(yè)務外包擬訂方案或審批時缺乏依據(jù)；業(yè)務外包實施方案不符合實際需求或其前提假設出現(xiàn)重大錯誤，將會直接導致外包業(yè)務的失??；公司內部職責不清，出現(xiàn)審批時流于形式或者出現(xiàn)越權審批的狀況，導致業(yè)務外包決策出現(xiàn)重大疏漏；選擇了錯誤的業(yè)務外包合作方，導致項目運作失敗；合同簽訂不規(guī)范，業(yè)務外包無法達到既定目標，進而引發(fā)法律訴訟等一系列負面后果。
?。ǘI(yè)務外包開展階段該階段主要的主要工作包括外包合同的過程管理、驗收以及日常財務結算等。過程管理主要是組織實施業(yè)務外包的行為，企業(yè)依據(jù)公司規(guī)章制度，通過組織資源的分配，建立與承包方的合作機制，為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務外包過程管理做好準備，確保承包方嚴格履行業(yè)務外包合同。這些工作操作繁瑣，需要較強的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。稍有不慎，可能就會損害公司正當?shù)臋嘁妗Ｔ撾A段的主要風險點列示如下：組織措施不力，業(yè)務銜接不到位，影響各業(yè)務環(huán)節(jié)的梳理實施；合同違約風險的產生可能導致外部業(yè)務不能實現(xiàn)既定目標，企業(yè)發(fā)生損失，如：承包方不能按期完成設備建造并生產出合格的產品、出現(xiàn)重大質量事故等；當企業(yè)所處宏觀經濟環(huán)境發(fā)生較大變化時，雙方未及時調整業(yè)務外包管理模式，導致企業(yè)出現(xiàn)失誤甚至失敗。一般而言，業(yè)務外包涉及周期較長，而外部環(huán)境又經常變化，雙方應建立及時修正合同的機制；外部業(yè)務結束后，驗收不符合既定標準，導致后期文檔不全或產生爭議等；雙方財務結算時，因為審批不及時或出現(xiàn)疏忽，將會導致財務風險的發(fā)生。
?。ㄈI(yè)務外包總結階段業(yè)務外包結束后，企業(yè)一般會就前期執(zhí)行的業(yè)務外包合同進行全面的總結，以積累相關經驗和教訓，為后續(xù)的業(yè)務提供借鑒。同時，企業(yè)也會就業(yè)務外包的整體績效進行定期或不定期的評價。此階段的主要風險是：一是企業(yè)績效考評體系不完善，導致無法及時進行評價或者考評流于形式；二是檔案管理不完善，在實施周期較長的前提下，可能導致最后的總結缺乏依據(jù)，從而無法得出客觀的結論。
四、業(yè)務外包內部控制要點
針對外包業(yè)務各環(huán)節(jié)的主要風險點，可以重點考慮以下的主要控制點，從而防范因內部控制的缺失可能導致的企業(yè)風險出現(xiàn)。
（一）業(yè)務外包實施準備階段具體包括：一是依據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，擬定業(yè)務外包管理制度和流程，明確其適用范圍、部門職責和實施程序以及績效管理等，從制度層面為防范業(yè)務外包風險提供依據(jù)。二是根據(jù)業(yè)務需要編制業(yè)務外包實施方案時，組織公司相關職能部門人員成立業(yè)務小組，全面評估業(yè)務方案是否符合公司預期，同時預判其執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風險因素以及應對策略，確保方案的切實可行。三是在選擇承包商時，企業(yè)應通過招投標的方式全面考核其專業(yè)資質、技術團隊和管理能力以及類似業(yè)績。結合公司需求選擇最適合公司的合作方，避免因錯選合作伙伴而導致外包方案出現(xiàn)閃失。四是在簽訂合同階段，除了合同中常規(guī)要求的內容之外，應重點考慮具體外包業(yè)務特點可能出現(xiàn)的重大風險因素，通過合同條款予以應對。在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。同時，為了應對將來執(zhí)行合同時可能出現(xiàn)的外部環(huán)境的重大變化，應保留一定的靈活性。
（二）業(yè)務外包開展階段主要包括：一是在合同約定范圍內，按照公司業(yè)務外包管理制度和工作流程，全程管控業(yè)務外包行為。明確雙方職責，保持溝通順暢，及時解決雙方爭議。二是按照合同約定，密切關注外包業(yè)務承包方的持續(xù)履約能力，并動態(tài)考核其履約效果和效率。對于可能導致偏離合同的行為或技術，雙方開會討論確定可行的方案及時解決。三是在驗收階段，應根據(jù)合同要求的驗收標準進行。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協(xié)商采取恰當?shù)难a救措施，并依法索賠。四是在日常結算過程中，企業(yè)應結合外包業(yè)務特點和企業(yè)管理需要，完善會計核算辦法，加強財務管理，及時審查并辦理結算事宜。
（三）業(yè)務外包總結階段根據(jù)業(yè)務外包的驗收結果，公司組織相關人員對業(yè)務外包是否達到預期目標做出總體評價，據(jù)此對業(yè)務外包管理制度和流程進行改進和優(yōu)化。由公司內部審計或監(jiān)督部門對公司業(yè)務外包方案進行績效考核，根據(jù)其業(yè)績結合公司管理制度出具專項經濟責任審計報告。
