一、存貨管理的重要性
存貨是指企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中持有的以備出售的產(chǎn)成品、生產(chǎn)過程中的再產(chǎn)品、以及為生產(chǎn)而儲(chǔ)備的原材料和物料等。存貨對(duì)一個(gè)企業(yè)來說有利也有弊。一方面，存貨滿足了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)需要，也滿足了市場(chǎng)的需要，使企業(yè)運(yùn)營、周轉(zhuǎn)順暢，鞏固了企業(yè)的市場(chǎng)占有率。另一方面，存貨占用企業(yè)資金，影響資金流的周轉(zhuǎn)，造成大量機(jī)會(huì)成本，而且存貨掩蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)品質(zhì)量問題，管理漏洞等，這些接踵而來的問題使企業(yè)需要承擔(dān)較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。如何加強(qiáng)存貨管理控制，平衡存貨儲(chǔ)備的成本和收益，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)最小化和企業(yè)價(jià)值最大化，這對(duì)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的大潮中，博得一席之地，做大做強(qiáng)尤為重要。
二、內(nèi)部控制視角下存貨管理模式
由于存貨是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的產(chǎn)物，其存在于企業(yè)整體運(yùn)營系統(tǒng)中，與該系統(tǒng)相互影響相互牽制，企業(yè)管理當(dāng)局應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)思考的方式來審視、管理存貨，而非對(duì)存貨這單一事項(xiàng)獨(dú)立進(jìn)行考慮。
為能更好地進(jìn)行存貨管理，在保持生產(chǎn)過程連續(xù)性的前提下，盡可能降低存貨占用資金的機(jī)會(huì)成本，加快資產(chǎn)流動(dòng)速度，提高運(yùn)營效率，基于內(nèi)控視角可采取“線”、“點(diǎn)”結(jié)合的存貨管理模式。所謂“線”的存貨管理，即采用科學(xué)的業(yè)務(wù)流程來規(guī)范和完善企業(yè)存貨的進(jìn)出存。“點(diǎn)”的存貨管理，即對(duì)某一時(shí)期庫存應(yīng)有的存貨數(shù)量、金額進(jìn)行科學(xué)的測(cè)算管理。
?。ㄒ唬熬€”的存貨管理 加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)，規(guī)范存貨的收發(fā)存管理。一是請(qǐng)購階段。倉庫部門對(duì)需采購的存貨項(xiàng)目填寫請(qǐng)購單，其他部門也可對(duì)所需購買的未列入存貨清單的項(xiàng)目編制請(qǐng)購單，同時(shí)請(qǐng)購單必須經(jīng)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審核批準(zhǔn)才可進(jìn)入采購階段。二是訂貨階段。采購部門收到請(qǐng)購單后，只對(duì)經(jīng)過批準(zhǔn)的請(qǐng)購單發(fā)出訂購單，對(duì)每張訂購單，采購部門應(yīng)隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)來確定最佳的供應(yīng)源。對(duì)一些大宗型的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)采取招標(biāo)競(jìng)價(jià)的方式，杜絕采購的暗箱操作，選擇性價(jià)比最好的供應(yīng)商。訂購單應(yīng)正確填寫產(chǎn)品相關(guān)信息，并且該訂購單需預(yù)先連續(xù)編號(hào)。三是驗(yàn)收入庫階段。當(dāng)供應(yīng)商通知采購中心貨到時(shí)，采購中心需通知質(zhì)檢部門到庫房，按照訂購單上要求進(jìn)行檢驗(yàn)，在入庫單上簽字。庫管理員根據(jù)訂購單上注明的數(shù)量清點(diǎn)入庫，并在倉庫所保管的購單上簽字。入庫單需預(yù)先連續(xù)編號(hào)。財(cái)務(wù)部門只有在嚴(yán)格審核入庫單、相關(guān)人員的簽字及購貨發(fā)票無誤后，才可進(jìn)行付款結(jié)算，若月末貨到發(fā)票未到，則應(yīng)及時(shí)辦理暫估入賬，等下月初將暫估沖回。四是存貨存儲(chǔ)階段。物料存放要切實(shí)做到分類有序、安全牢固、料簽齊全、標(biāo)志明顯，固定貨位存放的物質(zhì)實(shí)行“五五堆碼”、“四號(hào)定位”。倉庫管理人員對(duì)庫存物質(zhì)必須按照“六查”內(nèi)容，即查質(zhì)量、查數(shù)量、查計(jì)量工具、查保管方法、查技術(shù)、查安全。存貨要進(jìn)行定期和不定期相結(jié)合的盤點(diǎn)方式，財(cái)務(wù)人員也要參與盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。五是存貨發(fā)出階段。原材料領(lǐng)用，可采取二級(jí)終審核制，生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)或客戶訂單分析下生產(chǎn)計(jì)劃，即簽發(fā)預(yù)先順序編號(hào)的生產(chǎn)通知單，并將其信息錄入相應(yīng)的ERP系統(tǒng)中，各生產(chǎn)車間根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需要在ERP系統(tǒng)中編制領(lǐng)料單，由財(cái)務(wù)的物流主辦依照生產(chǎn)計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中對(duì)該領(lǐng)料單核查，只有經(jīng)核查的領(lǐng)料單才可去庫房領(lǐng)料。產(chǎn)成品的出庫，倉庫部門需根據(jù)已批準(zhǔn)的銷售單供貨，以及預(yù)先順序編號(hào)的出庫單。
?。ǘ包c(diǎn)”的存貨管理 企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)存貨需求的預(yù)測(cè)，合理安排存貨，加速資產(chǎn)流轉(zhuǎn)，減少資金占用造成的機(jī)會(huì)成本。存貨按功能可分為周期存貨、安全庫存、在途庫存、投機(jī)庫存、季節(jié)性庫存。周期庫存也稱基本庫存，即在滿足維持日常生產(chǎn)經(jīng)營狀況下所需的庫存。安全庫存是指除周期庫存外的一種安全儲(chǔ)備，其是為防止出現(xiàn)突發(fā)事件。投機(jī)庫存是指企業(yè)在日常運(yùn)營中為可預(yù)見的物料價(jià)格上漲或物料短缺等現(xiàn)象而囤積的存貨。季節(jié)性庫存則是針對(duì)一些企業(yè)產(chǎn)品具有季節(jié)性特征而儲(chǔ)備的存貨。
不同的行業(yè)生產(chǎn)、不同的經(jīng)營環(huán)境孕育出了不同的企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營模式，可把不同行業(yè)特征的企業(yè)大致分為兩類。第一類企業(yè)是指只有在接了訂單的情形下才進(jìn)行生產(chǎn)，即在生產(chǎn)開始前先要找到買家。這類企業(yè)的生產(chǎn)周期一般較長，成本造價(jià)也高，時(shí)常簽訂合同時(shí)需對(duì)方預(yù)支一部分合同款，合同訂單一旦簽訂就必須履行，中途任一方違約將帶來巨大損失，如火車、飛機(jī)、輪船等大型制造業(yè)。第二類企業(yè)是指根據(jù)市場(chǎng)需求先將產(chǎn)品生產(chǎn)出來或采購進(jìn)來，接著再找買家將其銷售出去。這類企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營周期短，成本造價(jià)也不是很高。因?yàn)檫@兩類企業(yè)在生產(chǎn)周期、成本結(jié)構(gòu)、銷售模式等方面大相徑庭，所以這兩類企業(yè)確定最佳存貨量的方式也不應(yīng)該一概而論，而需要區(qū)別對(duì)待。第一類企業(yè)是根據(jù)訂單量來決定生產(chǎn)的，則企業(yè)項(xiàng)目中心、技術(shù)中心等相關(guān)部門先要對(duì)合同分解、處理，分析出特點(diǎn)項(xiàng)目所需的料件、規(guī)格、數(shù)量等信息，再按照企業(yè)日常的生產(chǎn)水平確定庫存日耗用量，最后在充分了解購置存貨的其他相關(guān)信息如送貨時(shí)間、數(shù)量折扣條件、儲(chǔ)存成本、訂貨成本等，參考傳統(tǒng)的最佳存貨量公式，確定經(jīng)濟(jì)訂貨量總成本最低的周期庫存量和安全庫存量。對(duì)于第二類企業(yè)即不依據(jù)訂單生產(chǎn)，而依據(jù)市場(chǎng)需求進(jìn)行生產(chǎn)的企業(yè)來說，先需將近二、三年的銷售數(shù)量按月編制成比較分析表，并將其繪制成動(dòng)態(tài)的曲線圖，歸納分析出自己的銷售經(jīng)驗(yàn)曲線，結(jié)合本期時(shí)間經(jīng)營狀況，預(yù)測(cè)本期的銷售趨勢(shì)圖，企業(yè)相關(guān)部門則根據(jù)趨勢(shì)圖來指導(dǎo)生產(chǎn)，同時(shí)采購部門需調(diào)研市場(chǎng)，了解生產(chǎn)所需料件的相關(guān)信息，以協(xié)助確定最佳庫存量范圍，該類企業(yè)應(yīng)將安全庫存量作為下線，將周期庫存量、安全庫存量、投機(jī)庫存量以及季節(jié)性庫存量之和作為上線，存貨量在這區(qū)間浮動(dòng)是合理的，達(dá)到下線時(shí)倉庫則需通知采購部門采購，達(dá)到上線時(shí)倉庫則拒收貨物。
三、存貨管理模式完善建議
?。ㄒ唬┡c供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系 與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作的關(guān)系，把其看成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的延伸，形成戰(zhàn)略共贏的格局，一改傳統(tǒng)相互間的爭(zhēng)利現(xiàn)象。需建立供應(yīng)商庫和供應(yīng)商檔案，在甑選供應(yīng)商時(shí)，除了考慮與交易相關(guān)的信息外，還需從企業(yè)的當(dāng)前生產(chǎn)經(jīng)營需求和未來發(fā)展需求出發(fā)，考慮供應(yīng)商的管理能力、年銷售能力、技術(shù)隊(duì)伍的穩(wěn)定性及公司的持續(xù)發(fā)展能力等，把大部分采購訂單集中在少數(shù)幾家性價(jià)比較好的供應(yīng)商手中。一方面這有利于降低與供應(yīng)商之間的不穩(wěn)定性，長期合作促使供應(yīng)商更了解企業(yè)的需求，減少供應(yīng)的不確定性因素。另一方面可加強(qiáng)配送的靈活性，因長期合作關(guān)系的存在，為了實(shí)現(xiàn)共贏的格局，企業(yè)在簽訂采購合同時(shí)，可與供應(yīng)商協(xié)商企業(yè)用多少就結(jié)算多少，沒有過的可予以退回。
?。ǘ┏浞挚紤]設(shè)計(jì)變更影響 對(duì)于大型制造業(yè)，如飛機(jī)、火車、輪船制造等行業(yè)，需尤為關(guān)注設(shè)計(jì)變更帶來的影響。在設(shè)計(jì)更改前由設(shè)計(jì)、工藝部門向物流發(fā)出相關(guān)業(yè)聯(lián)，要求物流部門提供已有合同物質(zhì)情況或變更事項(xiàng)庫存，從而了解變更帶來的影響，盡量利用已有的庫存物質(zhì)，減少或避免變更帶來的積壓損失。另外設(shè)計(jì)、工藝部門應(yīng)對(duì)物料清單和材料定額精益求精，盡量避免人為失誤、提高其準(zhǔn)確性，降低業(yè)聯(lián)更改的頻率，從源頭上降低存貨庫存。
?。ㄈ┘訌?qiáng)賬銷案存資產(chǎn)管理 對(duì)于賬銷案存的物料，在退貨時(shí)要編制紅字退料單，一份倉庫留用編制相應(yīng)的臺(tái)賬，另一份由退料員歸集后上交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)也需建立相應(yīng)的臺(tái)賬，與此同時(shí)對(duì)于領(lǐng)料單和退料單應(yīng)采用類似發(fā)票的管理模式。在加強(qiáng)賬銷案存資產(chǎn)管理的同時(shí)，還需盤活該類資產(chǎn)，因該類資產(chǎn)已計(jì)入成本，其合理利用或處置將帶來額外的收益，但若長期閑置，會(huì)因銹蝕、變質(zhì)而貶值，所以企業(yè)對(duì)于賬銷案存的物質(zhì)應(yīng)盡早通過回收利用、技術(shù)革新等手段充分利用這些實(shí)物資產(chǎn)。
?。ㄋ模┙⒘己玫膯T工激勵(lì)機(jī)制 一個(gè)企業(yè)的成長、發(fā)展源于每個(gè)員工的創(chuàng)造性和主人翁精神，再完善的制度、內(nèi)控體系也需相關(guān)員工層層落實(shí)，企業(yè)應(yīng)對(duì)員工加以重視，這不僅包含對(duì)上層人員及技術(shù)人員加以重視，還需關(guān)注基層人員，如倉管人員等，因?yàn)槠髽I(yè)很多指標(biāo)方針要真正落到實(shí)處，是需要這些基層人員著手參與實(shí)施完成的，所以企業(yè)需建立一套理性化的激勵(lì)制度，培養(yǎng)員工對(duì)工作的熱情和積極性，激發(fā)員工的創(chuàng)造性。
?。ㄎ澹┘訌?qiáng)業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)培養(yǎng) 讓員工定期參加一些日常不參加的會(huì)議，這將增強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的協(xié)作精神，同時(shí)也可拓展他們視野。如在存貨管理的整個(gè)業(yè)務(wù)流程上，相關(guān)控制點(diǎn)上的業(yè)務(wù)人員可相互聽取會(huì)議，這有利于他們動(dòng)態(tài)地觀察整個(gè)業(yè)務(wù)流程，而不是孤立地看某一點(diǎn)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候他們還可提出創(chuàng)造性的改進(jìn)意見。另外可實(shí)行業(yè)務(wù)鏈中相關(guān)崗位的輪崗制度，這可增強(qiáng)員工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為今后順利開展工作，提高感性認(rèn)識(shí)。企業(yè)除了需加強(qiáng)員工的實(shí)踐，還需營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，協(xié)助每個(gè)員工做好職業(yè)規(guī)劃，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)班、職稱考試、繼續(xù)教育等，并對(duì)其制定和實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度。員工通過適時(shí)的學(xué)習(xí)補(bǔ)充能量，能較好地提高理性認(rèn)識(shí)，理性認(rèn)識(shí)反過來又能更好地指導(dǎo)實(shí)踐，從而形成理論與實(shí)踐的良好循環(huán)系統(tǒng)。
