人事檔案是組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。人事檔案曾一度是人員甄選的重要依據(jù)。然而隨著我國改革開放的不斷推進，人事檔案在人力資源管理中的作用不斷弱化，很難發(fā)揮其參考價值。
一、人事檔案作用弱化的原因分析
我國改革開放的推進和多種所有制經(jīng)濟形式的蓬勃發(fā)展，促使人事體制改革不斷深入，用人方式的轉(zhuǎn)變打破了人員流動的桎梏，使人員流動成為一種常態(tài)。與之相適應(yīng)，人事檔案管理也由以前的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝还芾砗土鲃尤藛T檔案管理兩種方式并存：即由有人事管理權(quán)的單位獨立管理本單位職工的人事檔案；由縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理流動人員人事檔案。
對于有人事管理權(quán)的單位而言，檔案在人員的錄用甄選等方面仍然具有較大的參考價值，是人事檔案現(xiàn)階段發(fā)揮作用的主要場所。但是也存在不少單位人事檔案管理意識薄弱，相關(guān)人事檔案資料歸檔不及時，整理不規(guī)范，缺乏對檔案資料的有效鑒別等情況，使人事檔案的價值降低。
對于流動人員人事檔案而言，現(xiàn)階段主要特征是人檔分離。對于寄放在人才交流中心的檔案，由于人才交流中心與用人單位之間缺乏信息數(shù)據(jù)的交換，致使檔案內(nèi)容缺乏延續(xù)性。人才交流中心僅僅是一個保管單位，對檔案資料沒有實現(xiàn)及時更新，使檔案在很大程度上喪失了反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)和以備查考的實踐意義。
二、現(xiàn)階段人員甄選的方式及其存在的問題
1.現(xiàn)階段人員甄選主要采取的方式有：初步篩選、面試、筆試、評價中心、背景調(diào)查等。一般而言只有初步篩選通過的，才會進入面試、筆試、評價中心等環(huán)節(jié)，有時在確定錄用人選后還要進行背景調(diào)查，進一步確認(rèn)其是否符合公司要求。由此可見初步篩選是人員甄選的首要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量高低直接對甄選后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，并由此影響整個招聘錄用效果。
2.現(xiàn)階段人員甄選存在的問題：個人簡歷缺乏有效證明材料，真?zhèn)坞y以鑒別。
現(xiàn)階段對人員進行初步篩選的依據(jù)主要是應(yīng)聘人員填寫的求職申請表或個人簡歷。由于求職申請表和簡歷由求職者個人填寫，求職者在趨利性誘導(dǎo)下，對其個人職業(yè)經(jīng)歷、能力和過往表現(xiàn)往往會有夸大潤色傾向，甚至出現(xiàn)偽造學(xué)歷、工作經(jīng)歷等現(xiàn)象，而用人單位由于缺乏有效的個人簡歷證明資料進行參考，因此很難鑒別簡歷內(nèi)容的真?zhèn)巍?
在人力資源實踐中，個人簡歷容易出現(xiàn)以下幾方面問題：
第一，文過飾非，簡歷中只突出自己以往學(xué)習(xí)工作中的成績，對工作中曾經(jīng)出現(xiàn)的事故或過錯避而不談，從而給有效招聘甄選帶來一定的障礙。
第二，簡歷往往突出其業(yè)績、能力部分，而無法體現(xiàn)其職業(yè)道德。盡管其能力和業(yè)績是真實有效的，同時也能輔以相關(guān)的能力業(yè)績支撐證明材料，但是簡歷中卻無法體現(xiàn)應(yīng)聘者的道德品質(zhì)，有可能使企業(yè)招聘到有能力但缺乏職業(yè)道德的員工，從而給企業(yè)帶來損失。
第三，偽造經(jīng)歷。從2001年起，我國開始對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度。一般來說，只要在網(wǎng)上能通過姓名、畢業(yè)證編號查到畢業(yè)證信息，就能證明存在其學(xué)歷，因此學(xué)歷造假現(xiàn)象相對減少。然而工作經(jīng)歷偽造現(xiàn)象依然存在，并且缺乏有限的監(jiān)管方式。
3.失敗的招聘甄選對企業(yè)的影響。由于缺乏有效的證明材料對個人簡歷進行鑒別參考，招聘甄選的有效性大多時候只能通過實際聘用以后才能檢驗，如果招聘的僅是能崗不符的人員，企業(yè)損失的主要是招聘成本。如果招聘的是欠缺職業(yè)道德的人員，則可能給企業(yè)帶來巨大損失。
當(dāng)然現(xiàn)階段招聘甄選中背景調(diào)查對簡歷真?zhèn)舞b別具有一定輔助作用，但背景調(diào)查本身具有難度，同時也會增加招聘甄選的成本，從而影響用人單位招聘甄選的有效性。
三、改變現(xiàn)有人事檔案管理方式是提高人員甄選有效性的途徑
從第二點的分析可以看出，從源頭上確保個人簡歷的真實性是提高人員甄選效果的有效途徑。因此人員招聘甄選亟需可供鑒別人事檔案真?zhèn)蔚膮⒖疾牧?，而人事檔案就成了不二之選。
從人事檔案的本質(zhì)意義來說，它應(yīng)該是反映個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的。只是由于現(xiàn)階段人事檔案多頭管理以及人檔分離的管理方式，造成了人事檔案內(nèi)容和個人實際情況的脫節(jié)，從而使人事檔案喪失了以備查考的實踐意義，因此，需要改變現(xiàn)有的人事檔案管理方式，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值。
改變現(xiàn)有人事檔案管理方式的具體思路是：建立起社會化、信息化的人事檔案管理模式。
1.實行人事檔案集中統(tǒng)一管理，由各地人才服務(wù)機構(gòu)承擔(dān)管理責(zé)任，實現(xiàn)人事檔案社會化管理。從人事檔案管理機構(gòu)來看，自1996年我國確立流動人員人事檔案管理的基本制度以來，全國縣級以上政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)中普遍設(shè)立了流動人員人事檔案管理部門，配備了專門的人員和設(shè)施，形成了一套較為完整的流動人員人事檔案管理體系。經(jīng)過多年的建設(shè)，各地人才中心檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也有了長足發(fā)展，無論是從技術(shù)、管理還是人員上，都具備了人事檔案社會化管理的基礎(chǔ)。因此應(yīng)該改變現(xiàn)有人事檔案多頭管理的局面，將所有人員的人事檔案都集中交由各地人才中心統(tǒng)一管理。
2.管理方式上，建立人事檔案信息采集制度，通過用人單位和人才交流中心的數(shù)據(jù)交互傳輸，實現(xiàn)人事檔案信息化管理。在人事檔案管理上，各地人才交流中心可以借鑒社會保險的管理方式。允許個人根據(jù)戶籍或工作地選擇人才交流中心托管其人事檔案。人才交流中心依據(jù)個人身份證號，為個人建立終身唯一的人事檔案賬號。同時人才交流中心應(yīng)該搭建全國聯(lián)網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息在全國范圍內(nèi)的共享。
在人事檔案數(shù)據(jù)交換方面應(yīng)該建立起人事檔案信息收集制度，要求各用人單位按規(guī)定定期向當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行膫鬟f人事檔案數(shù)據(jù)，人才交流中心負(fù)責(zé)進行數(shù)據(jù)收集的監(jiān)督和管理工作。
3.提供利用上，建立人事檔案開放查詢平臺，實現(xiàn)檔案信息查詢和信息監(jiān)督功能。通過簡歷人事檔案開放查詢平臺，針對企業(yè)的利用需求，在保護個人隱私和審核企業(yè)利用需求的基礎(chǔ)上，為企業(yè)選人用人提供及時的信息幫助。
同時個人也可以輸入自己的檔案賬號查閱自己的人事檔案，通過人事檔案信息的公開透明，避免檔案暗箱操作及無中生有現(xiàn)象。同時建立人事檔案申訴機制，當(dāng)個人查詢到單位檔案信息與事實不符時，可以進行申訴，確保檔案信息的真實可靠。
綜上，通過建立社會化、信息化人事檔案管理模式，可以實現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的不斷更新，充分反映個人的德能勤績，確保人員信息的真實有效性，為企業(yè)進行人員甄選提供可靠的依據(jù)，從而提高人員甄選的有效性。
