隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財務核算工作量迅速提升。會計電算化系統(tǒng)的應用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會計數(shù)據(jù)處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學院財務管理。但是在會計電算化建設中還存在著相應的內(nèi)部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當?shù)葼顩r。因而建立、健全適應會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設過程中不可忽視的重要工作。
一、會計電算化建設中存在的問題
(一)會計核算流程和會計崗位設置尚未科學完善
傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應權(quán)限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業(yè)務處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復核和記賬后系統(tǒng)自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規(guī)范》中關于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構(gòu)負責人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。
傳統(tǒng)手工記賬方式下，財務崗位設置最少應有出納、會計兩個崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數(shù)據(jù)庫的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項重要內(nèi)容。但當前部分高職院校中懂財務知識又熟知計算機的財務人員比較少，有的學院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務信息的安全造成了相當大的壓力。
(二)內(nèi)部管理制度尚未建全
據(jù)調(diào)查當?shù)匚逅呗氃盒５臅嬰娝慊瘍?nèi)部管理制度建設情況，發(fā)現(xiàn)其中相當一部分院校沒有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監(jiān)督的職能，勢必造成違規(guī)事件發(fā)生。
(三)會計電算化檔案管理存在漏洞
1、電算化會計檔案管理制度尚不完善
在實施會計電算化后，許多院校未根據(jù)財務核算模式的變化及時制定或修訂相關的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。
2、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不全面
檔案管理人員的計算機應用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會計人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務器出現(xiàn)病毒或操作不當，將對財務數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。
3、電算化會計檔案載體存在問題
電算化條件下,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務數(shù)據(jù)庫及相關文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術(shù)手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。
二、會計電算化建設的相關對策
(一)提高認識，加強學習，穩(wěn)步推進會計電算化建設
1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平
不斷加強業(yè)務培訓，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要。可組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計工作。
2、循序漸進、逐步提高會計電算化應用水平
根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進。例如：可先實現(xiàn)帳務處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務分析和財務管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。
(二)進一步優(yōu)化會計核算流程，完善會計崗位設置
嚴格按照《規(guī)范》要求，科學合理的設置會計崗位。在賬務核算過程通?？稍O出納、會計、系統(tǒng)管理員三個基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負責會計電算化的初始、財務數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護工作；出納員負責憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯誤要及時取消復核和記賬，讓出納員予以修正。
(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度
1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》
細則中應對會計電算化核算方式下的崗位設置、內(nèi)部審計、財務數(shù)據(jù)庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規(guī)定，并根據(jù)當?shù)刎斦块T的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務人員在任何時期都能做到有規(guī)可依。
2、制定會計電算化內(nèi)部審計制度
內(nèi)部審計是學院內(nèi)部會計監(jiān)督機制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計操作規(guī)范，審查電算化會計帳務處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務處理應及時調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
(四)加強會計電算化檔案管理
1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》
在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規(guī)定。建立健全相關規(guī)定是電算化會計檔案管理的最好保障。
2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表
紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當?shù)刎斦块T要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產(chǎn)負債表等。
3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)
在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），將計算機系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應將每次數(shù)據(jù)庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，恢復原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
4、保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好
根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。
會計電算化系統(tǒng)是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會計改革和會計工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。健全和完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算化會計檔案代表著未來會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應該健全電算化會計檔案管理規(guī)定，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。
