文/陳天虹
一、圖書館財務分析的涵義與意義
所謂財務分析，是指充分利用會計、統(tǒng)計和業(yè)務核算及預算(計劃)等資料并聯(lián)系實際，對單位的財務活動和結果進行比較、分析和研究的一種方法。圖書館財務分析，是圖書館借助于各種有關核算資料所進行的對比、分析和綜合的一種科學方法，因而它是核算的繼續(xù)和深化。核算是根據(jù)管理的需要，運用特有的方法，調查圖書館執(zhí)行計劃和預算收支的過程和結果并加以歸納、整理和記錄，以便為圖書館的財務工作提供比較全面、系統(tǒng)的資料。因此，在圖書館的財務工作中，預算、核算和分析三者是有機整體，缺一不可。沒有預算執(zhí)行情況就心中無數(shù)，分析就沒有根據(jù)；只有核算而沒有分析，亦僅能做到一般數(shù)字上的反映，而且不能從現(xiàn)象深入本質，了解取得成績和存在問題的原因?？梢姡攧辗治龌顒邮桥c核算密切結合而共同發(fā)揮作用的。既然圖書館預算執(zhí)行的過程和結果反映在會計核算的各種賬表和業(yè)務核算、統(tǒng)計核算的資料之中，那就應當在這個基礎之上進行對比、分析和綜合，以達到提高財務管理水平的目的。
圖書館的財務分析活動有助于圖書館挖掘內部潛力，促進圖書館經營管理水平的進一步提高。在圖書館經營過程中，常常會發(fā)生在現(xiàn)有條件下可能做到的事沒有做到或者人力、財力或物力還沒有得到充分利用的情況。由于潛在的能力不是一下子就能發(fā)現(xiàn)的，因而必須認真細致地進行財務分析活動，深入實際調查研究，才能找到潛力之所在，并把它發(fā)掘出來。因此，圖書館不能以完成預算收支為滿足，還要通過財務分析活動、多方對比、找出差距，然后提出增加生產和服務項目以及增收節(jié)支的建議。
圖書館的財務分析活動，也有利于檢查、分析圖書館的財務制度和財經紀律的執(zhí)行情況。為了全面反映財務收支情況，在年度終了前，應當根據(jù)上級財務部門的年度決算工作要求，對各項收支項目、往來款項、貨幣資金、財產物資進行全面的年終清算。上級下達的圖書館經費預算數(shù)是考核財務決算的主要依據(jù)。年終前應當認真核對預算數(shù)字，包括追加、追減的預算數(shù)等，并在此基礎之上辦理年度結賬，結束當年財務，及時編制圖書館經費決算。
決算是年度財務收支情況的報告，該報告一般包括年度會計報表和財務收支情況兩部分內容。它是圖書館經費年度收支情況的書面總結。通過決算可以概括地反映并據(jù)以檢查年度預算執(zhí)行情況。因此，決算也是一種重要的財務控制手段。決算要求檢查財務開支是否符合預算計劃。如有改變，應當弄清原因。如失去平衡，應找出原因，尤其對超支過多的現(xiàn)象，應認真檢查分析，分析出的原因和結果可作為以后制度預算的借鑒。在進行檢查，分析財務活動時，不僅要從各項指標中找出實際執(zhí)行數(shù)與計劃數(shù)之間的差距，還可以分析研究，檢查圖書館的財務活動中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策以及財務制度、紀律的情況。例如是否堅持了勤儉辦館的方針；收支是否按所批準的預算和制度所規(guī)定的范圍及標準來進行；有無漏收、錯收和多收的情況發(fā)生；各項資金是否按批準的項目進行領撥、提存；有無將預算內資金轉到預算外；有無鋪張浪費、違法亂紀、貪污盜竊等現(xiàn)象的發(fā)生。
二、圖書館財務分析的內容
圖書館的財務分析，涉及到圖書館經營管理的各個方面，是一項極其細致而復雜的工作。根據(jù)財務活動的任務要求，財務分析的主要內容有如下幾個方面：
(一)預算執(zhí)行情況分析
對預算收支執(zhí)行情況的分析，一般應從以下幾個方面進行：
①從各個角度分析預算執(zhí)行情況本身的變化情況。例如，將收支實際數(shù)與收支預算數(shù)進行比較，從差距中考核預算工作的水平及執(zhí)行中的主觀努力程度；將季度收支實際數(shù)與全年預算數(shù)進行比較，以分析執(zhí)行進度、估計對全年執(zhí)行結果的影響，以便總結經驗，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進工作的建議；將本期實際收支數(shù)與上年同期或歷史先進水平比較，以研究收支規(guī)律的變化等等。
②把預算收支執(zhí)行情況同工作計劃以及定員定額等其他指標聯(lián)系起來分析，以考核收支效果。例如，分析收支進度與工作計劃進度是否相適應，研究兩者間的相互影響，并估計今后趨勢，研究收支情況與定員定額，設備利用情況的相互關系等等。掌握了這些情況，就可以分析收支變化的原因，找出增收節(jié)支的潛力所在，從而為更好地實現(xiàn)預算任務明確方向。
③把預算收支執(zhí)行情況同人口、勞動力安排、物資供應以及引進國外先進技術設備等情況聯(lián)系起來分析，以研究它對業(yè)務活動和財務收支的影響，這有助于我們了解財務活動和財務收支的發(fā)展趨勢，提高預見能力。
(二)財務支出管理的財務分析
支出管理分析是圖書館財務管理的重要內容，隨著圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，財政部門每年撥給圖書館的經費在不斷地遞增，但遞增的速度比較緩慢，遠遠不能滿足圖書館事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求把有限的資金用在刀刃上，精打細算、厲行節(jié)約、加強支出管理、采取切實可行的措施，提高資金的使用效益。一方面，加強人員經費的管理，控制人員經費的支出，實行崗位責任制、定崗定編、單位人員不能突破編制數(shù)，對現(xiàn)有職工的工資、津貼、補貼和各種福利待遇嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一規(guī)定標準；另一方面，加強公共經費的管理，在保證正常開館所必須支付的費用(如水電費、取暖費)前提下，采取壓縮會議費，減少差旅費，電話費等措施，保證購書經費的支出。按照文化部對圖書館經費管理的要求，購書費要占整個事業(yè)經費40%，這一比例，各圖書館都很難達到。由于書刊價格上漲，圖書館入藏文獻數(shù)量急劇下降。雖然采取保品種、壓復本、增加信息質量等措施，還是不能滿足購進最新文獻資料的需求。所以，圖書館要合理地利用有限資金，尤其是在購書經費使用前，認真做好調查研究，了解館藏情況，了解利用率高、讀者多的書刊類型，確定各書刊品種數(shù)量、各學科之間的比例合理，既保證重點，又兼顧全局。總之，注意保持支出結構的合理，尤其要使人員經費支出和公用經費支出保持一個合理的比例。否則，人員經費比重過大，公用經費比重就會相應縮小，直接用于圖書館自身建設的錢就少了，必然會使事業(yè)發(fā)展受到影響。
三、適用新需要，實施會計電算化
如今，現(xiàn)代化的工作手段已經成為各單位財務管理工作的必備，會計人員不懂得采用現(xiàn)代化手段從事工作就不能適應新的工作要求，圖書館也不例外，會計電算化已經成越來越普遍地應用到圖書館的財務管理工作中來。會計電算化是將以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實踐的簡稱，通俗地說就是用電子計算機代替人工進行記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和判斷。實際上，它是金融系統(tǒng)工程的一部分，融電子計算機技術以及會計理論和方法為一體，運用最新科技成果，以現(xiàn)代化手段取代傳統(tǒng)手工操作。實踐證明，會計電算化可以有效地提高財務管理工作的效率。
實施會計電算化，是圖書館財務分析現(xiàn)代化的需要，圖書館會計工作，是圖書館財務分析工作的一個重要組成部分。實現(xiàn)了會計電算化便可以掌握大量、準確和詳細的會計信息。例如：原來購進書、報、刊的情況只在圖書設備購置費賬戶中統(tǒng)一反映，往往只記費用，不記數(shù)量和單價。如果想了解某一階段圖書或期刊采購的具體情況(種類、數(shù)量、價格等)，只能由圖書館二級管理賬戶來提供；否則，這些情況只有等到年末從圖書館的經費決算分析報告和固定資產統(tǒng)計報表中才能獲得。實現(xiàn)會計電算化以后，基層單位就可以快捷、方便地向上級提供各種會計核算資料，財務部門也能及時將意見反饋給基層單位。這就為有計劃地落實經費預算進度，獲得第一手資料提供了可靠的依據(jù)，以財務部門為中心建立網絡中系統(tǒng)，將圖書館及各基層單位計算機終端聯(lián)網，并設計具有自己專業(yè)特點的應用程序，這樣的聯(lián)網不僅僅是為了解決查詢問題，重要的是圖書館整館可建立完整的會計信息管理系統(tǒng)，各基層單位的財務情況一目了然，既便于統(tǒng)一管理，又具有透明度。因此，實施會計電算化勢在必行，這也是財務分析現(xiàn)代化的需要。
（作者單位：山東臨沂師范學院圖書館）
