當(dāng)前，我國絕大部分高校會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了電算化，且逐步進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化。作為一個(gè)以提供綜合經(jīng)濟(jì)信息為主要手段的控制系統(tǒng)，高校電算化會(huì)計(jì)在高校事業(yè)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理中起到舉足輕重的作用。隨著當(dāng)前我國財(cái)政預(yù)算管理體制改革的不斷深入，在高校中實(shí)行全面預(yù)算管理，以及國庫集中支付制度等，給高等學(xué)校的會(huì)計(jì)工作帶來重大的影響，也提出了新的要求。高等學(xué)校會(huì)計(jì)在如何適應(yīng)財(cái)政改革的要求，做好高校會(huì)計(jì)電算化工作等方面，面臨一些實(shí)際問題。本文就當(dāng)前形勢下，高校會(huì)計(jì)電算化年初工作的一些現(xiàn)狀及其對策進(jìn)行分析、探討。
一、高校年初電算化工作現(xiàn)狀
高等學(xué)校是非營利性質(zhì)的事業(yè)單位，收入來源主要為財(cái)政補(bǔ)助收入、事業(yè)收入以及其他收入等，其部門預(yù)算全部納入政府收支預(yù)算。會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，須編制部門決算報(bào)表，上報(bào)財(cái)政部門。決算報(bào)表編報(bào)工作的完成時(shí)間一般在1月底或2月初。這主要是因?yàn)?，?huì)計(jì)年度結(jié)束后，單位存在與銀行對賬、與財(cái)政對賬(包括預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外資金以及應(yīng)繳財(cái)政專戶的核對)、確認(rèn)財(cái)政應(yīng)返還額度等、單位資金年終清理、結(jié)算、結(jié)賬等一系列會(huì)計(jì)工作，這將花費(fèi)相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。由于這些因數(shù)的存在，單位新年度的會(huì)計(jì)賬套不能及時(shí)建立（因無法取得上年余額，包括財(cái)政應(yīng)返還額度數(shù)，以及所需的其他會(huì)計(jì)資料等），而單位的日常工作并不是停滯的，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在不斷的發(fā)生。
此時(shí)，大多數(shù)單位的處理方法是：對于新的會(huì)計(jì)年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，現(xiàn)不做計(jì)算機(jī)錄入，待新賬建好之后，再進(jìn)行事后補(bǔ)錄。而這種狀態(tài)至少會(huì)持續(xù)近1個(gè)月。這樣的現(xiàn)狀和處理方法則可能會(huì)導(dǎo)致：
(1)單位會(huì)計(jì)不能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映財(cái)務(wù)收支情況，失去會(huì)計(jì)相應(yīng)的職能。
(2)正常完整的電算化會(huì)計(jì)處理流程被無奈地強(qiáng)制中斷，事后的補(bǔ)錄幾屬重復(fù)性的工作，增加了工作量。
正常的操作程序是：軟件錄入人員根據(jù)審核后的原始憑證編制記賬憑證，并正確錄入計(jì)算機(jī)。當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，保證會(huì)計(jì)記賬憑證的連續(xù)編號。按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)結(jié)賬，不得提前或退遲。
(3)非完整的處理程序，增加原始會(huì)計(jì)憑證保管的負(fù)擔(dān)，極易發(fā)生原始憑證遺失、毀損的情況。且未入賬的會(huì)計(jì)憑證，長期置于出納人員手中，不能按時(shí)歸檔，使得單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人無法了解和掌控收支具體情況，亦會(huì)出現(xiàn)資金安全隱患。
(4)事后補(bǔ)錄的賬務(wù)處理，可能與當(dāng)時(shí)的實(shí)際處理出現(xiàn)偏差，而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。
一般的情況下
，此時(shí)學(xué)校可能處于寒假期間，單位安排的補(bǔ)錄人員可能并非該業(yè)務(wù)的當(dāng)時(shí)具體處理人員，雖然有統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度、規(guī)定，但在面對具體業(yè)務(wù)時(shí)，也可能會(huì)出現(xiàn)判斷和理解上的偏差。即使補(bǔ)錄人員為該業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人，也會(huì)因時(shí)間的原因而產(chǎn)生處理上的偏差。這些偏差直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真、失實(shí)。而針對這些失真、失實(shí)會(huì)計(jì)賬務(wù)的查證、糾錯(cuò)，又會(huì)增加額外的工作量。
(5)事后的補(bǔ)錄行為，總是在緊張的工作狀態(tài)下進(jìn)行。會(huì)計(jì)人員既要處理日常業(yè)務(wù)，又要抓緊時(shí)間將以前已發(fā)生、且不斷在發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)錄，使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生與賬務(wù)處理錄入盡快達(dá)到時(shí)間上的統(tǒng)一。在這種狀態(tài)下，使得會(huì)計(jì)人員身心疲憊，也會(huì)增加出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率。
由于新賬建立時(shí)間的滯后，高校面臨著會(huì)計(jì)人員處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)間上不同步的現(xiàn)狀。
二、高校年初電算化工作對策探討
在上年度整個(gè)會(huì)計(jì)工作沒有完全結(jié)束的情況下，如何開始進(jìn)行新年度制單、審核、查詢等會(huì)計(jì)工作，達(dá)到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生與電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)間上的統(tǒng)一？針對此現(xiàn)狀，筆者在工作中經(jīng)過認(rèn)真研究和思考，提出以下解決方案與大家共同探討。
首先，分析會(huì)計(jì)電算化軟件的年度建賬、結(jié)賬以及日常憑證輸入操作的工作流程及數(shù)據(jù)庫運(yùn)行原理（以用友財(cái)務(wù)軟件為例）。
(一)會(huì)計(jì)電算化軟件年初建賬工作流程分析
會(huì)計(jì)電算化軟件包括多個(gè)子系統(tǒng)，其中的賬務(wù)處理子系統(tǒng)，也稱總賬系統(tǒng)。賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作流程見以下圖例。
從以上流程圖例中可以看出，正常情況下，完成年度新賬建立的流程及工作內(nèi)容包括：
(1)完成上年各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作；
(2)建一個(gè)新年度賬；
(3)進(jìn)入總賬系統(tǒng)，根據(jù)新年度相關(guān)制度、規(guī)定和本年度實(shí)際工作要求，調(diào)整會(huì)計(jì)科目；
(4)調(diào)整部門、個(gè)人、供應(yīng)商、項(xiàng)目等資料；
(5)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)；
(6)進(jìn)行期初余額調(diào)整。
(7)最后，開始新年度的會(huì)計(jì)工作。
在建賬流程中，建新年度賬的一個(gè)根本前提條件是“完成上年各項(xiàng)工作”。然而在實(shí)際工作中，因?yàn)榍笆鲈?，上年?huì)計(jì)工作很難在年初及時(shí)全部完成。雖然我們在年初可以確定新年度使用的會(huì)計(jì)科目，可以調(diào)整部門、個(gè)人、供應(yīng)商、項(xiàng)目等資料，但由于無法取得上年結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)和進(jìn)行期初余額調(diào)整，故不能在年初及時(shí)建立新賬，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化工作在這一時(shí)期相對滯后。
(二) 電算化軟件年度結(jié)轉(zhuǎn)、憑證輸入操作及其數(shù)據(jù)庫運(yùn)行原理
1、年度數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)：
(1)操作員將12月數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)賬處理，
(2)退出用友軟件，
(3)打開系統(tǒng)管理，以賬套主管身份注冊登陸當(dāng)前會(huì)計(jì)年度，
(4)在年度賬一欄選擇建立新年度賬，
(5)建賬完成后，注銷當(dāng)前年份，重新用賬套主管按新年度注冊，
(6)在年度賬中選擇結(jié)轉(zhuǎn)上年度數(shù)據(jù)，完成后即可開始使用新年度賬。
數(shù)據(jù)庫運(yùn)行原理：
建新年度數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)庫將所有基本檔案（科目，客戶檔案，供應(yīng)商檔案，部門檔案，職員檔案，項(xiàng)目檔案等）進(jìn)行復(fù)制，所以新年度賬的基本檔案一定是和舊年度賬一樣的。結(jié)轉(zhuǎn)是將已結(jié)賬的數(shù)據(jù)按照科目、輔助的順序復(fù)制到新年度賬。（注：由于是在完全一樣的檔案上進(jìn)行復(fù)制，所以可以反復(fù)執(zhí)行該操作。）
