一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的含義
Bryan Bergeron在《共享服務(wù)精要》一書中給出共享服務(wù)的含義，認(rèn)為共享服務(wù)是一種將部分現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)職能集中到一個(gè)新的半自主業(yè)務(wù)單位的合作戰(zhàn)略，這個(gè)業(yè)務(wù)單元就像在公開市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)一樣，設(shè)有專門的管理機(jī)構(gòu)，目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量，這種業(yè)務(wù)單位就是共享服務(wù)中心(shared servicescenter)，簡(jiǎn)稱SSC。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為共享服務(wù)最主要的內(nèi)容之一，主要指通過在一個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)對(duì)人員、技術(shù)和流程的有效整合和集成，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)公共流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精簡(jiǎn)化的一個(gè)創(chuàng)新手段，通常具備以下特點(diǎn)：
・最重要的使命是提供更有效和高質(zhì)量的財(cái)務(wù)服務(wù)。
・要求對(duì)橫向的組織機(jī)構(gòu)、人員分布和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新的變革。
・將財(cái)務(wù)管理的中后端服務(wù)職能(例如核算、賬務(wù)、報(bào)表、分析、決策支持等)歸并到一個(gè)部門，像業(yè)務(wù)前端(業(yè)務(wù)收付)一樣運(yùn)作。
・要在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部做到物理集中，體現(xiàn)范圍經(jīng)濟(jì)，減少單證流動(dòng)，的距離，提高效率，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施共享；降低成本。
・綜合利用現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)，考慮利用原有和現(xiàn)有投資，支持多功能共享服務(wù)。
二、集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的案例分析
以下結(jié)合A企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目的建設(shè)過程，對(duì)國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)踐提供一個(gè)典型案例。
A企業(yè)為國(guó)有大型股份制上市公司，在成立之初，財(cái)務(wù)報(bào)銷、資金支付和會(huì)計(jì)核算集中在各省二級(jí)子公司本部、各市三級(jí)子公司和各區(qū)四級(jí)子分公司分別進(jìn)行，各自設(shè)立獨(dú)立完整的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大、區(qū)域網(wǎng)點(diǎn)不斷擴(kuò)充和公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)集約和一體化程度不斷加強(qiáng)，財(cái)務(wù)共享如何與業(yè)務(wù)線集約相互呼應(yīng)、怎樣由有限的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)規(guī)模提供更為高效的服務(wù)和價(jià)值等問題也隨之呈現(xiàn)，建立共享的財(cái)務(wù)服務(wù)中心是一個(gè)必要發(fā)展方向。
(一) 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的主要做法
1.項(xiàng)目實(shí)施階段與進(jìn)程
A企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)與業(yè)務(wù)線集中相互呼應(yīng)，經(jīng)歷了項(xiàng)目規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)和推廣上線3個(gè)橫向發(fā)展階段，同時(shí)穿插6個(gè)事業(yè)部財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心、3個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和1個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的縱向發(fā)展階段(圖1)。
項(xiàng)目規(guī)劃階段主要是成立項(xiàng)目小組，進(jìn)行調(diào)研、論證，制定實(shí)施規(guī)劃，對(duì)組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、操作流程、制度建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。
系統(tǒng)開發(fā)階段主要是為解決財(cái)務(wù)集中共享的單證傳遞、信息在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接問題，主要是通過ORACLE網(wǎng)上報(bào)銷模塊的開發(fā)，配合影像系統(tǒng)解決單證流轉(zhuǎn)的成本和及時(shí)性問題及BIEE信息集成系統(tǒng)上線來解決信息在不同系統(tǒng)之間的流轉(zhuǎn)、對(duì)接和財(cái)務(wù)分析展示平臺(tái)。
推廣開發(fā)階段主要是通過先對(duì)83個(gè)業(yè)務(wù)單位進(jìn)行集中和集約，先形成6個(gè)事業(yè)部財(cái)務(wù)共享，再對(duì)6個(gè)事業(yè)部進(jìn)行集中和集約形成3個(gè)業(yè)務(wù)操作平臺(tái)財(cái)務(wù)共享，最終形成集團(tuán)一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。其中各個(gè)階段的實(shí)施條件為(見表1)：
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的定位和目標(biāo)(見圖2)
通過集中報(bào)賬、集中收支、集中核算、集中數(shù)據(jù)、集中服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，來保證以下目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)：優(yōu)化流程，進(jìn)一步降低成本、提高效率和釋放資源；系統(tǒng)優(yōu)化和財(cái)務(wù)產(chǎn)品系列的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和決策的靈活貼身支持，提高對(duì)財(cái)務(wù)決策支持能力；制定一系列的KPI和人才培養(yǎng)機(jī)制，提升部門自身管理，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3.各項(xiàng)財(cái)務(wù)功能在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和下屬單位的分配
A企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)和功能主要包括：業(yè)務(wù)資金的集中收付、會(huì)計(jì)核算集中處理、系統(tǒng)賬簿的集中管理、財(cái)務(wù)管理和決策集中。
業(yè)務(wù)資金的集中收付為通過資金結(jié)算中心的收支兩條線管理，對(duì)于各單位在結(jié)算中心開設(shè)的收款戶每天網(wǎng)銀系統(tǒng)自動(dòng)歸集；對(duì)共享供應(yīng)商由資金結(jié)算中心審核后統(tǒng)一支付，對(duì)分散供應(yīng)商由各單位在每周額度范圍內(nèi)自主支付。
會(huì)計(jì)核算的集中處理主要是對(duì)所有費(fèi)用、資產(chǎn)、存貨、投資、項(xiàng)目等事項(xiàng)通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)用和影像技術(shù)支持，通過掃描上傳原始單據(jù)在報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行無紙化的電子審批。
系統(tǒng)賬簿的集中管理為通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)報(bào)表編制系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)將審核記錄形成會(huì)計(jì)分錄、自動(dòng)審核自動(dòng)編制財(cái)務(wù)報(bào)表上報(bào)。
財(cái)務(wù)管理和決策集中，將預(yù)算、績(jī)效、分析、決策等財(cái)務(wù)管理和支持功能放在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，以提高效率和釋放資源。
(二) 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的主要成效
A企業(yè)通過在集團(tuán)內(nèi)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)提升：一是財(cái)務(wù)效率的提升，通過財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化和財(cái)務(wù)功能的集中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)效率的提升和釋放人力資源達(dá)到技能的提升，從而形成財(cái)務(wù)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的財(cái)務(wù)決策能力的扎實(shí)基礎(chǔ)；二是適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的財(cái)務(wù)決策能力提升，體現(xiàn)在高質(zhì)量財(cái)務(wù)產(chǎn)品和敏銳業(yè)務(wù)洞察力的形成，該能力同時(shí)會(huì)促進(jìn)財(cái)務(wù)效率的提高。主要表現(xiàn)在：
1.降低管理成本和財(cái)務(wù)人員規(guī)模。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)，取消原來每一個(gè)分子公司的財(cái)務(wù)核算、報(bào)表和分析決策人員，減少財(cái)務(wù)重復(fù)崗位設(shè)置，在業(yè)務(wù)規(guī)模大幅增長(zhǎng)的前提下，財(cái)務(wù)人員規(guī)模不增反減；通過流程優(yōu)化和系統(tǒng)監(jiān)控，減少財(cái)務(wù)日常審核、監(jiān)督等職能，節(jié)約相關(guān)成本。
2.提升財(cái)務(wù)決策支持能力和工作效率。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)收付工作量從66％下降至30％，財(cái)務(wù)人均業(yè)務(wù)交易處理量翻兩番等目標(biāo)，專業(yè)化崗位分工和財(cái)務(wù)產(chǎn)，品系列的形成也加強(qiáng)了財(cái)務(wù)專業(yè)性(圖4)。
(三) 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的風(fēng)險(xiǎn)和相應(yīng)策略
1.多法人主體下的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。共享實(shí)施之前，與當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行及時(shí)溝通，就部分憑證保存在總部的情況取得其認(rèn)可；在稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)涉稅問題進(jìn)行備案。
2.單據(jù)合法性、傳遞及時(shí)性和完整性風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的引入和成本費(fèi)用支付流程的梳理；上線之初對(duì)單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，待預(yù)算、內(nèi)審機(jī)制審批流程和懲罰機(jī)制穩(wěn)定完善后，對(duì)單據(jù)的合法性審核可以移至SSC最后一步或當(dāng)?shù)鼗?，并通過事后稽核驗(yàn)證。
3.SSC遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)，如何服務(wù)業(yè)務(wù)及提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)產(chǎn)品和分析。SSC分析人員需與負(fù)責(zé)單位的業(yè)務(wù)分析人員等建立良好、通暢的溝通渠道和對(duì)碰。
4.SSC遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)，如何保證財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能。通過代碼和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，建立系統(tǒng)的對(duì)接；通過系統(tǒng)的規(guī)范和流程監(jiān)控點(diǎn)來代替財(cái)務(wù)人為判斷；獨(dú)立于市場(chǎng)部門的文件中心公正審核及相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。
5.可能遇到的困難和阻力被低估。建立管理層的領(lǐng)導(dǎo)小組，及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度，獲取管理層支持；選擇本部和基層經(jīng)驗(yàn)豐富的員工作為項(xiàng)目組成員；實(shí)施共享服務(wù)之前，在下屬單位推廣方案、思路和部分新的制度和規(guī)定。
6.現(xiàn)有關(guān)鍵員工流失，建立初期操作和技能未能達(dá)到要求風(fēng)險(xiǎn)。人力資源部的協(xié)調(diào)和關(guān)鍵員工的及時(shí)溝通；系統(tǒng)操作和流程的培訓(xùn)。
