管理者們面對紛繁復(fù)雜的管理實務(wù)，只有從企業(yè)整體出發(fā)，通過科學(xué)預(yù)測，利用貨幣或數(shù)量的預(yù)算形式明確企業(yè)預(yù)期的生產(chǎn)經(jīng)營成果及財務(wù)狀況，并對企業(yè)及各業(yè)務(wù)部門的經(jīng)濟活動進行調(diào)整和控制，才能實現(xiàn)對企業(yè)的全面管理。
預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把企業(yè)所有關(guān)鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。它是以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)，集計劃、控制、協(xié)調(diào)、激勵和評價于一體，貫穿企業(yè)產(chǎn)、供、銷各環(huán)節(jié)，涉及人、財、物各個方面的現(xiàn)代化企業(yè)管理系統(tǒng)。本文就如何有效加強企業(yè)預(yù)算管理水平進行探討。
一、企業(yè)實施預(yù)算管理過程中應(yīng)注意的問題
第一，企業(yè)預(yù)算管理是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)應(yīng)該從自身的實際情況出發(fā)，取長補短，不斷進行完善與提高。同時，在推行企業(yè)預(yù)算管理過程中要做到注重實際，分步驟實施，切記不可以急于求全和急于求成。
第二，企業(yè)必須要不斷地提高自身基礎(chǔ)管理水平和完善預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，力求做到科學(xué)、系統(tǒng)、全面，同時體現(xiàn)出可考核性和可控制性，這樣既能夠客觀準(zhǔn)確地反映出企業(yè)的經(jīng)營水平，又可以滿足企業(yè)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的雙重要求。
第三，企業(yè)預(yù)算管理的工作量極大，如果全憑人工，而沒有信息化系統(tǒng)的支撐，幾乎不可能完成的。企業(yè)應(yīng)該不斷去完善自身的財務(wù)信息系統(tǒng)，有條件的企業(yè)還可以和軟件公司合作，一起開發(fā)出全面預(yù)算管理軟件。只有這樣才可以保證預(yù)算編制、調(diào)整、考核、分析、控制、評價的有效性和實時性。
第四，企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)與“不斷改進”和“流程再造”這兩種理念相互結(jié)合。企業(yè)的預(yù)算管理是與企業(yè)的管理流程和工作流程緊密結(jié)合，它不再是靜態(tài)的過程，而是一個動態(tài)的管理活動，因此在企業(yè)的具體操作中，預(yù)算管理也需要隨之不斷改進。同時，企業(yè)通過推行預(yù)算管理，能夠暴露出信息流、資金流和物流在流動過程中存在的問題，從而促進企業(yè)不斷改進和完善，推動流程再造工作，二者相輔相成、相互作用。
二、有效加強企業(yè)預(yù)算管理水平的方法與措施
(一) 充分發(fā)揮預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營中的核心作用
要樹立正確的理財觀，統(tǒng)籌生財、聚財、管財、用財各個環(huán)節(jié)，合理安排各項生產(chǎn)經(jīng)營工作，優(yōu)化調(diào)配企業(yè)資源，提高精細(xì)化管理水平，構(gòu)建統(tǒng)一高效的資金管理體系和資產(chǎn)全壽命周期管理體系。深入挖掘企業(yè)潛在的規(guī)模效益，按照“四化”工作的要求，積極推進集約化發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推動企業(yè)預(yù)算管理工作再上新臺階。
企業(yè)預(yù)算一經(jīng)確定，必須嚴(yán)格執(zhí)行。各部門應(yīng)將預(yù)算指標(biāo)進一步分解，落實到各個環(huán)節(jié)和各個崗位，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系，任何部門和個人不得超越權(quán)限調(diào)整、變動預(yù)算方案。每筆預(yù)算支出均在企業(yè)預(yù)算軟件中申請、核準(zhǔn)。
企業(yè)應(yīng)積極組織收入，確保收入預(yù)算的完成。嚴(yán)格控制預(yù)算外支出，對于未納入年度預(yù)算但確需發(fā)生的支出，一律由有關(guān)職能部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理審定。企業(yè)預(yù)算確定后不得隨意調(diào)整。當(dāng)遇到國家重大政策性變化或不可抗力因素等影響，或根據(jù)市場形勢或企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的變化，企業(yè)預(yù)算需要進行調(diào)整時，應(yīng)及時編制預(yù)算調(diào)整方案，并按照規(guī)定程序?qū)徟?
同時，企業(yè)財務(wù)管理部每月應(yīng)該將預(yù)算的執(zhí)行情況對企業(yè)決策機構(gòu)和各預(yù)算執(zhí)行單位報告，反饋預(yù)算執(zhí)行進度、執(zhí)行差異及其對企業(yè)預(yù)算目標(biāo)的影響。預(yù)算執(zhí)行部門手每一季對預(yù)算指標(biāo)與實際結(jié)果之間的重大差異作出解釋，并采取相應(yīng)措施。內(nèi)部審計部門對預(yù)算執(zhí)行情況定期或不定期地實施審計監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。
(二) 不斷提高推進企業(yè)預(yù)算管理重要性的認(rèn)識
首先，要充分認(rèn)識到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理，是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)得到有效執(zhí)行的保障，是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)和在未來國際國內(nèi)市場中核心競爭力的形成的保障。其次，要充分認(rèn)識到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理體系，有利于企業(yè)經(jīng)營管理符合國家有關(guān)法律法規(guī)的要求，避免與政策層面沖突、更好的適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境，促進企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。第三，要充分認(rèn)識到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理體系，有利于企業(yè)識別風(fēng)險，分析并評估風(fēng)險，最后對癥下藥，有效地化解各種風(fēng)險。
(三) 充分發(fā)揮預(yù)算管理對企業(yè)經(jīng)營決策的輔助作用
預(yù)算管理對企業(yè)經(jīng)營決策來說，具有較為重要的作用。預(yù)算編制是企業(yè)年度各項工作安排的集中體現(xiàn)，而通過預(yù)算分析，可以全面深入地把握企業(yè)經(jīng)營狀況，確保預(yù)算目標(biāo)的可控、在控。要充分利用資產(chǎn)經(jīng)營成果，建立預(yù)算執(zhí)行定期分析報告制度，推進信息的深層次加工與綜合利用，通過充分發(fā)揮預(yù)算管理的作用，為企業(yè)管理層進行經(jīng)營決策提供重要的依據(jù)。同時，還應(yīng)該充分發(fā)揮預(yù)算管理對經(jīng)營過程的調(diào)控作用。在預(yù)算安排和成本控制中，要堅持勤儉辦企業(yè)的指導(dǎo)思想，認(rèn)真開展“三節(jié)約”活動，深入研究并逐步建立投入產(chǎn)出分析機制，避免鋪張浪費。成本管理中，既要抓大，也不能放小，努力實現(xiàn)企業(yè)全方位、全過程的成本控制。
例如近年來，河南省周口市煙草公司把實行全面預(yù)算管理作為企業(yè)經(jīng)營決策的重要依據(jù)，建立了以預(yù)算管理為主線，以費用預(yù)算控制為重點，生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算相結(jié)合的全面預(yù)算管理控制體系，大大促進了企業(yè)預(yù)算管理水平的不斷提高。
(四) 積極推進預(yù)算管理信息化工作
企業(yè)應(yīng)該召開預(yù)算管理軟件研討會，進行預(yù)算管理模塊功能演示和培訓(xùn)，圍繞企業(yè)預(yù)算管理模塊的基本需求，研討、思考預(yù)算管理與會計核算、資金結(jié)算之間的關(guān)系，理清預(yù)算項目與會計科目、經(jīng)營指標(biāo)、現(xiàn)金流量等相互之間的對應(yīng)關(guān)系，結(jié)合實施部門歸口管理、建立成本費用定額管理標(biāo)準(zhǔn)體系、強化預(yù)算全過程管理與控制及建立預(yù)算預(yù)警機制等方面，進一步完善預(yù)算管理模塊的功能需求。
預(yù)算管理信息化系統(tǒng)一般都具有以下一些功能。
1.強大的運算規(guī)則和商務(wù)智能模型，使預(yù)算的編制和調(diào)整更加簡單高效
系統(tǒng)內(nèi)置的財務(wù)報表自動生成功能，可以快速地對詳細(xì)預(yù)算數(shù)據(jù)進行快速處理，并自動生成標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表。內(nèi)置了大量的財務(wù)邏輯關(guān)系和公式，利用建模功能，與預(yù)算表中的相關(guān)項目進行動態(tài)鏈接，大大提高了預(yù)算編制和修改的效率。
2.多維數(shù)據(jù)庫使預(yù)算的分析更加及時準(zhǔn)確
全面預(yù)算管理系統(tǒng)的最大優(yōu)勢來源于系統(tǒng)底層的多維數(shù)據(jù)庫，該系統(tǒng)引用了維度的概念，維度可以簡單理解為預(yù)算編制的對象或角度，如產(chǎn)品、客戶、項目、部門等等。系統(tǒng)可以按任意維度組合對預(yù)算及實際數(shù)據(jù)進行快速的匯總、查詢和分析，大大提高
數(shù)據(jù)分析的效率。
同時利用分析工具定義的預(yù)算管理儀表盤，可以幫助企業(yè)決策層以直觀的圖表方式實時掌控企業(yè)的運營狀況，并從多角度進行靈活分析。
3.靈活的預(yù)算審批執(zhí)行流程
預(yù)算管理信息化系統(tǒng)提供了強大的流程管理功能，使用戶能跟蹤其預(yù)算的進度，制定和驗證各項計劃，并對變化做出快速響應(yīng)；可以檢查每個計劃單元的狀態(tài)和進度，實時地分析各種變化或偏差，修訂、執(zhí)行、取消和批準(zhǔn)各項計劃，保證計劃的準(zhǔn)確性。
4.建立基于web的統(tǒng)一平臺，使整個組織有效地參與完整的預(yù)算管理過程
隨著預(yù)算管理信息化進程的不斷加快，建立基于web的統(tǒng)一平臺(全面預(yù)算管理系統(tǒng))已越來越重要。例如，北京元年軟件有限公司開發(fā)的元年E-planning全面預(yù)算管理系統(tǒng)就是一項基于Web的預(yù)算和計劃解決方案，為企業(yè)開展全面預(yù)算管理提供一個完整的平臺和工具?？梢栽谡麄€公司中實現(xiàn)協(xié)作的、集成的和基于事件的計劃流程，以滿足多種多樣的財務(wù)和運營需求，整個預(yù)算管理過程是企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門在同一平臺上統(tǒng)一進行的。
5.強大的安全保障
全面預(yù)算管理系統(tǒng)集成了多種安全認(rèn)證技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、服務(wù)器認(rèn)證技術(shù)、軟件登錄認(rèn)證技術(shù)等，包括外部身份認(rèn)證，內(nèi)部權(quán)限管理，為用戶提供多層級的安全保障。
(五) 實現(xiàn)權(quán)責(zé)劃分清晰，合理設(shè)置部門和人員
充分調(diào)動人員和部門工作的積極性，使他們明確自己在企業(yè)財務(wù)預(yù)算管理中所處的地位和作用，這是企業(yè)預(yù)算管理工作實現(xiàn)順利開展的主要保障。大型企業(yè)，或者有充足的物力和人力的企業(yè)都可以自己單獨設(shè)立預(yù)算管理委員會，設(shè)置專門的工作人員來落實企業(yè)整套的預(yù)算管理制度。對于那些條件有限的中小型企業(yè)，也應(yīng)該在企業(yè)財務(wù)部門設(shè)置一到兩個人的專崗來對企業(yè)預(yù)算進行管理和監(jiān)控，其他部門應(yīng)該積極配合協(xié)助他們進行預(yù)算管理工作。企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)作為總的預(yù)算管理考核部門，負(fù)責(zé)對全企業(yè)的月度、年度的預(yù)算指標(biāo)進行分解、考核、分析、落實和調(diào)整等工作；并按照歸口管理的基本原則來明確權(quán)利和責(zé)任，制定出切實有效的預(yù)算控制指標(biāo)，做到“人人有事干，事事有人管”，同時要獎懲分明，加強考核力度，積極落實經(jīng)濟責(zé)任制度，力爭做到企業(yè)預(yù)算管理制度切實貫徹執(zhí)行。
