一、離任審計(jì)實(shí)施的必要性
通常我們所說(shuō)的離任審計(jì)，或稱任期終結(jié)審計(jì)，是指對(duì)法定代表人整個(gè)任職期間所承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況所進(jìn)行的審查、鑒證和總體評(píng)價(jià)活動(dòng)。這一活動(dòng)，對(duì)于引導(dǎo)和規(guī)范法定代表人的經(jīng)營(yíng)思想和經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)法定代表人的合法權(quán)益和揭露非法行為，對(duì)于深化經(jīng)濟(jì)體制改革，建立完善現(xiàn)代企業(yè)制度，都具有重要的意義。同時(shí)，通過(guò)離任審計(jì)，客觀評(píng)價(jià)法定代表人在任期內(nèi)經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況，可以為組織人事部門正確、科學(xué)地考核和任免干部提供重要而具體的根據(jù)。
銷售企業(yè)的銷售組織設(shè)置，一般分為三個(gè)層級(jí)：省級(jí)銷售單位、城市級(jí)辦事處、縣城級(jí)辦事處，通過(guò)三層的組織來(lái)負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)的管理和實(shí)施。對(duì)于離任審計(jì)，銷售企業(yè)按照常規(guī)，在省級(jí)銷售單位法定代表人離職時(shí)，開展離任審計(jì)。但由于城市和縣城級(jí)經(jīng)理不具備法人資格，在離職時(shí)一般不進(jìn)行離任審計(jì)。
二、案例分析
筆者認(rèn)為，城市和縣城級(jí)銷售機(jī)構(gòu)的經(jīng)理離職，開展離任審計(jì)的必要性很大。現(xiàn)以筆者所任職的啤酒銷售企業(yè)為例，進(jìn)行分析論證，其他行業(yè)的銷售企業(yè)亦大同小異。
(一) 從銷售規(guī)模和費(fèi)用金額看
啤酒市場(chǎng)的容量，主要跟地區(qū)的人口和收入水平有關(guān)，國(guó)內(nèi)的人均啤酒消費(fèi)年約30升，按城市500萬(wàn)人口，縣城50萬(wàn)人口計(jì)算，城市啤酒容量15萬(wàn)千升，縣城啤酒容量1.5萬(wàn)千升，按每千升酒收入3 000元計(jì)算，城市的啤酒銷售高達(dá)幾個(gè)億，縣城達(dá)到幾千萬(wàn)。從銷售規(guī)?？梢钥闯?，城市和縣城雖然不是法人單位，但其銷售的規(guī)模較大。特別是近年來(lái)啤酒行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，啤酒企業(yè)市場(chǎng)費(fèi)用投入比重越來(lái)越大，約占銷售收入的近40％，也就是說(shuō)，城市的年市場(chǎng)費(fèi)用投入過(guò)億，縣城的年市場(chǎng)費(fèi)用投入過(guò)千萬(wàn)。
(二) 從承擔(dān)管理和業(yè)務(wù)職責(zé)看
城市級(jí)辦事處，作為基本的“管理單元”，基本具備各項(xiàng)管理的職能：配備銷售職能，負(fù)責(zé)市場(chǎng)的規(guī)劃，市場(chǎng)策略的制定，客戶開發(fā)維護(hù)、產(chǎn)品定位及組合策略；配備財(cái)務(wù)職能，資產(chǎn)管理、費(fèi)用的管理及審計(jì)；配備人力資源職能，員工招聘培訓(xùn)、薪酬績(jī)效管理；配備物流職能，訂單發(fā)運(yùn)?？h城級(jí)辦事處，作為最小的“業(yè)務(wù)單元”，雖不配備職能部門，但按城市級(jí)職能的要求，具體的業(yè)務(wù)推進(jìn)和落地由其完成?？梢钥闯觯鞘泻涂h城級(jí)辦事處承擔(dān)著重要的管理職能和業(yè)務(wù)職能。
城市和縣城級(jí)經(jīng)理離職時(shí)，不進(jìn)行離任審計(jì)，接任經(jīng)理接手市場(chǎng)后，后續(xù)的運(yùn)作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題如下：
1.經(jīng)銷商遺留費(fèi)用的產(chǎn)生
接任經(jīng)理到任后，經(jīng)銷商提出前期經(jīng)理承諾的已投入市場(chǎng)但因各種原因未報(bào)銷的市場(chǎng)費(fèi)用，在這種情況下，接任經(jīng)理由于對(duì)費(fèi)用具體情況不了解，且不想因?yàn)榍捌趩?wèn)題，影響未來(lái)市場(chǎng)的銷售，常常作為遺留費(fèi)用向公司總部提報(bào)，申請(qǐng)給經(jīng)銷商解決。而經(jīng)銷商提報(bào)的這些費(fèi)用如確是正常市場(chǎng)投入形成的，公司損失倒一般，但往往會(huì)是一些非正常的投入，例如未經(jīng)公司同意，經(jīng)銷商違規(guī)超額投放，更有甚者虛報(bào)費(fèi)用，不應(yīng)該報(bào)銷的費(fèi)用，一并作為遺留費(fèi)用處理。因此，如不進(jìn)行經(jīng)理離任審計(jì)，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行明確界定，將會(huì)給公司造成了無(wú)謂的市場(chǎng)費(fèi)用浪費(fèi)和損失。
2.資產(chǎn)、促銷品、押金、保證金的流失
城市和縣城級(jí)辦事處實(shí)行經(jīng)理負(fù)責(zé)制，資產(chǎn)、促銷品、押金出現(xiàn)盤虧，由經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。如果沒有離任交接審計(jì)的實(shí)物盤點(diǎn)和責(zé)任界定，就會(huì)造成任職前已經(jīng)發(fā)生的資產(chǎn)、促銷品、押金和保證金損失，而由接任經(jīng)理來(lái)承擔(dān)損失和責(zé)任。
3.費(fèi)用額度類賬務(wù)超支
運(yùn)行費(fèi)用的額度、促銷費(fèi)用的額度、以及瓶蓋類費(fèi)用的經(jīng)銷商明細(xì)額度，不做交接，費(fèi)用額度類控制的賬務(wù)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)超支，影響了接任經(jīng)理的正常工作運(yùn)營(yíng)和管理。
城市和縣城級(jí)辦事處經(jīng)理離職，未進(jìn)行經(jīng)理離任審計(jì)，產(chǎn)生的問(wèn)題還有很多，如終端協(xié)議店數(shù)據(jù)、終端銷售臺(tái)賬數(shù)據(jù)的完整性、市場(chǎng)投入策略的承接等。要減少這些問(wèn)題的發(fā)生，就需要對(duì)城市和縣城級(jí)辦事處經(jīng)理的離職，及時(shí)有效的開展離任審計(jì)，明確界定交接經(jīng)理雙方的責(zé)任。
三、三級(jí)審計(jì)的實(shí)施
城市和縣城級(jí)辦事處經(jīng)理離任審計(jì)的開展，需要有審計(jì)組織和體系的保障。省級(jí)單位負(fù)責(zé)人的離任審計(jì)，年頻率較低，一個(gè)審計(jì)小組即可保證審計(jì)工作的開展。但城市和縣城級(jí)經(jīng)理離職頻率要大的多，城市級(jí)經(jīng)理離任審計(jì)數(shù)量年約100～200次，縣城級(jí)經(jīng)理離任審計(jì)數(shù)量年500次以上，如此龐大的審計(jì)工作量，靠幾個(gè)人的小組是不可能完成的，需要整個(gè)審計(jì)組織和體系的推進(jìn)，方可及時(shí)有效的實(shí)施?？梢钥紤]建立三級(jí)的審計(jì)組織：一級(jí)組織――總公司審計(jì)總部；二級(jí)組織――省級(jí)銷售單位審計(jì)部；三級(jí)組織――城市辦事處審計(jì)部。
(一) 三級(jí)審計(jì)組織的人員組成及責(zé)任
1.總公司審計(jì)總部
一級(jí)組織，由總部審計(jì)人員組成。負(fù)責(zé)建立離任審計(jì)體系，包括制定并完善離任審計(jì)相關(guān)流程、制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、審計(jì)報(bào)告的格式等；負(fù)責(zé)執(zhí)行省級(jí)銷售單位總經(jīng)理的離任審計(jì)，同時(shí)負(fù)責(zé)推進(jìn)三級(jí)離任審計(jì)的有效實(shí)施；評(píng)估、考核省級(jí)銷售單位對(duì)城市辦事處經(jīng)理離任審計(jì)的執(zhí)行情況。
2.省級(jí)銷售單位審計(jì)部
二級(jí)組織，由省級(jí)銷售單位審計(jì)人員組成。負(fù)責(zé)執(zhí)行城市辦事處經(jīng)理的離任審計(jì)，協(xié)助城市審計(jì)部推進(jìn)縣城辦事處經(jīng)理離任審計(jì)的開展。評(píng)估、考核縣城辦事處經(jīng)理離任審計(jì)執(zhí)行情況。
3.城市辦事處審計(jì)部
三級(jí)組織，由城市辦事處審計(jì)人員組成。負(fù)責(zé)執(zhí)行縣城辦事處經(jīng)理的離任審計(jì)。
(二) 三級(jí)審計(jì)的實(shí)施意義
三級(jí)審計(jì)組織的建立，保證了城市和縣城經(jīng)理離任審計(jì)的及時(shí)實(shí)施。審計(jì)實(shí)施的效果、審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量對(duì)企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮著重要作用。因此，對(duì)總公司級(jí)審計(jì)組織的專業(yè)性提出了更高的要求，要求根據(jù)市場(chǎng)的變化，動(dòng)態(tài)的更新審計(jì)的流程、工作標(biāo)準(zhǔn)及審計(jì)的重點(diǎn)，總公司級(jí)審計(jì)人員應(yīng)建立分區(qū)域?qū)κ〖?jí)單位審計(jì)工作進(jìn)行管理的機(jī)制，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的培訓(xùn)及協(xié)同審計(jì)，有效的評(píng)估、考核，發(fā)現(xiàn)城市和縣城級(jí)審計(jì)中存在的問(wèn)題，不斷提高審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量和效果。
城市和縣城級(jí)經(jīng)理離任審計(jì)的核心目的主要是工作順利交接和降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)情況、費(fèi)用、資產(chǎn)、押金、保證金等項(xiàng)目交接，界定交接經(jīng)理雙方責(zé)任；通過(guò)對(duì)經(jīng)銷商、終端追溯及時(shí)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)運(yùn)作中存在的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞；對(duì)經(jīng)銷商往來(lái)費(fèi)用進(jìn)行截止，防止遺留費(fèi)用的發(fā)生，降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
因此，銷售企業(yè)應(yīng)高度重視城市和縣城經(jīng)理離任審計(jì)，通過(guò)建立三級(jí)審計(jì)組織，推進(jìn)審計(jì)體系化，建立和規(guī)范離任審計(jì)的管理流程，分區(qū)域的推進(jìn)各審計(jì)單位審計(jì)人員實(shí)施城市和縣城級(jí)離任審計(jì)，界定交接經(jīng)理雙方責(zé)任，降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，便于接任經(jīng)理了解大區(qū)經(jīng)營(yíng)管理狀況，為市場(chǎng)順利承接健康發(fā)展提供保障，為企業(yè)銷量和利潤(rùn)目標(biāo)的完成，在市場(chǎng)中立足和壯大發(fā)展保駕護(hù)航。
