高等院校財(cái)務(wù)管理中復(fù)雜事務(wù)的解決方案
——談財(cái)務(wù)電算化的“第三方軟件”
南京理工大學(xué)財(cái)務(wù)處 張建華
財(cái)務(wù)電算化經(jīng)過多年的發(fā)展，在高等院校的財(cái)務(wù)管理工作中得到普及，對提高工作效率，規(guī)范財(cái)務(wù)管理起到重要的作用。通過長期的投入及運(yùn)用，財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)成熟，財(cái)務(wù)部門成為學(xué)校網(wǎng)絡(luò)最完善、計(jì)算機(jī)使用最頻繁的部門，整個(gè)財(cái)務(wù)工作完全依賴計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來維持。
目前財(cái)務(wù)電算化進(jìn)程基本上處于狹義電算化階段，所謂狹義電算化就是完全依賴現(xiàn)有的財(cái)務(wù)核算軟件，處理純財(cái)務(wù)核算事務(wù)，整個(gè)處理流程處于封閉的局域網(wǎng)中，通過校園網(wǎng)發(fā)布單向的、格式化財(cái)務(wù)信息。財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商(第二方)一般只能提供基本的核算軟件及部分衍生軟件產(chǎn)品，不能滿足財(cái)務(wù)人員處理各種日常業(yè)務(wù)的需求，造成高度計(jì)算機(jī)化及手工操作并存的現(xiàn)象。
校園網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化、管理信息化，是高等院校的發(fā)展趨勢，目前校園網(wǎng)絡(luò)化隨著校園網(wǎng)的建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，為信息的傳輸完成了硬件準(zhǔn)備；推廣普及計(jì)算機(jī)處理日常工作使辦公自動(dòng)化初步成型，形成了大量的計(jì)算機(jī)文件，為管理信息化提供了數(shù)據(jù)資源；管理信息化在前面兩化的基礎(chǔ)上，要求全校數(shù)據(jù)資料得到有效利用，它需要一個(gè)學(xué)校層面上的統(tǒng)一規(guī)劃，以及共享標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，這個(gè)步驟才剛剛開始。財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)經(jīng)過多年的運(yùn)行，形成了大量的有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，從整個(gè)學(xué)校的管理工作看，這些財(cái)務(wù)信息同樣是管理信息化的重要資源。財(cái)務(wù)電算化不僅著眼于財(cái)務(wù)工作的需求，也要融入學(xué)校信息化潮流，勢必推動(dòng)其向廣義電算化階段發(fā)展。
廣義電算化是針對狹義電算化而言，具有幾個(gè)明顯的特征：
1、電算化不僅僅是完成財(cái)務(wù)核算工作，它應(yīng)該能夠解決財(cái)務(wù)管理工作中各個(gè)方面的業(yè)務(wù)需求，從財(cái)務(wù)核算拓展到財(cái)務(wù)管理；
2、業(yè)務(wù)范圍不僅僅局限于一個(gè)部門，財(cái)務(wù)部門的工作不是孤立于其他管理部門之外，它應(yīng)該能夠解決跨部門的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)部門之間的資源共享；
3、財(cái)務(wù)信息是一種重要的數(shù)據(jù)資源，在確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全的前提下，通過非接觸性數(shù)據(jù)交換，經(jīng)授權(quán)、篩選過濾、加密、壓縮處理，能夠被其他部門的管理系統(tǒng)共享。目前學(xué)校使用的財(cái)務(wù)信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，僅僅是一個(gè)單向的發(fā)布信息的工具，其形式、內(nèi)容、不能滿足信息共享的需求。
4、將財(cái)務(wù)資源運(yùn)用到最大化。幾乎所有與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的業(yè)務(wù)，通過對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用都能夠得到解決，關(guān)鍵是如何充分使用它。
廣義電算化對財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，思維需要從“工具→需求”的被動(dòng)接受，轉(zhuǎn)換到“需求→工具”的主動(dòng)完善。財(cái)務(wù)人員完成具體工作的愿望和能力，經(jīng)常受到工具的限制，首先去考慮目前的財(cái)務(wù)軟件有沒有這些功能，這就是“工具→需求”模式，財(cái)務(wù)軟件既是財(cái)務(wù)人員有效的工具，又成為阻礙創(chuàng)造性發(fā)揮的瓶頸。
要實(shí)現(xiàn)“需求→工具”，一方面要求我們具有改變現(xiàn)狀、不斷充實(shí)完善的強(qiáng)烈愿望，根據(jù)實(shí)際工作，提出切實(shí)的需求；另一方面僅依賴于財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商(第二方)是不夠的，因?yàn)樗麄儾豢赡芴峁M足你所有需求的軟件產(chǎn)品，尤其是滿足個(gè)別學(xué)校的軟件產(chǎn)品，需要借助第三方軟件來解決。
所謂第三方軟件，就是財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商(第二方)之外的、與財(cái)務(wù)軟件及數(shù)據(jù)庫有密切關(guān)聯(lián)的軟件產(chǎn)品，這些軟件產(chǎn)品涵蓋面廣，是第二方軟件的補(bǔ)充，是實(shí)現(xiàn)廣義電算化的有效途徑。第三方軟件可以自行開發(fā)，也可以提出明確的業(yè)務(wù)需求，委托專業(yè)軟件機(jī)構(gòu)開發(fā)。
為了將“加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、提高服務(wù)水平”落到實(shí)處，我校財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)非常重視這方面的探索，多年來我們在廣義電算化方面進(jìn)行了嘗試，自行研制開發(fā)了多項(xiàng)軟件產(chǎn)品，在日常工作中得到廣泛運(yùn)用，取得很好的效果。
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處于封閉的網(wǎng)絡(luò)中，受到嚴(yán)格的保護(hù)，與其它軟件系統(tǒng)的共享不是進(jìn)行簡單的硬件聯(lián)接，而是進(jìn)行非接觸性的數(shù)據(jù)交換，財(cái)務(wù)核算軟件的必備工具—數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具，為此提供了可能。我們已經(jīng)開發(fā)了專門進(jìn)行這方面工作的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換軟件包”，它可以獨(dú)立運(yùn)行，也可以嵌入其它軟件系統(tǒng)中運(yùn)行。具體地，通過財(cái)務(wù)軟件，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出另存為指定文件，這些文件一般比較龐大，例如我們使用的復(fù)旦天翼財(cái)務(wù)軟件一年的數(shù)據(jù)分8個(gè)文件，近100兆，“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換軟件包”對此進(jìn)行篩選過濾(剔除與指定業(yè)務(wù)無關(guān)的數(shù)據(jù))、壓縮(由8個(gè)文件整合成1個(gè)文件，5兆左右)、加密，生成適宜在校園網(wǎng)環(huán)境中傳輸?shù)摹柏?cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”。該數(shù)據(jù)包有一個(gè)調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)，象函數(shù)一樣被方便的讀取，供其它軟件系統(tǒng)使用；第三方軟件可以根據(jù)財(cái)務(wù)軟件要求的格式和標(biāo)準(zhǔn)，生成憑證制單文件，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具，導(dǎo)入財(cái)務(wù)軟件，直接生成憑證，代替人工制單。下面舉幾個(gè)實(shí)例來闡述。
一、“211工程”及本科評建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
在校園網(wǎng)環(huán)境下運(yùn)行，由“211工程”辦公室、評建工作辦公室、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、財(cái)務(wù)處、各建設(shè)單位(院系、學(xué)科點(diǎn))等部門使用，多機(jī)、多用戶實(shí)時(shí)處理或查詢“211工程”、本科評建及其他項(xiàng)目。
該系統(tǒng)以項(xiàng)目管理為主線，完成項(xiàng)目計(jì)劃管理、采購執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢?nèi)^程。
1、數(shù)據(jù)處理功能滿足以下需求：
項(xiàng)目計(jì)劃管理：進(jìn)行計(jì)劃編制立項(xiàng)、計(jì)劃變更，只有項(xiàng)目計(jì)劃部門的計(jì)劃管理人員才能進(jìn)行操作。所有的采購、驗(yàn)收必須符合計(jì)劃的要求，計(jì)劃更改后必須進(jìn)行計(jì)劃變更才能執(zhí)行，所有變更信息被自動(dòng)保存供日后查閱。
采購執(zhí)行：記錄所有儀器設(shè)備的采購信息，只有設(shè)備管理部門的采購人員才能進(jìn)行操作。采購的設(shè)備名稱、數(shù)量、價(jià)格必須符合計(jì)劃要求，系統(tǒng)記錄了反映采購過程的所有信息，包括購銷合同等書面材料可以通過掃描儀生成電子文件保存到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。系統(tǒng)自動(dòng)生成出庫單，記錄儀器設(shè)備發(fā)出的信息。
設(shè)備驗(yàn)收、調(diào)撥報(bào)廢、特殊設(shè)備管理：只有設(shè)備管理部門的驗(yàn)收人員才能操作。驗(yàn)收的設(shè)備名稱、數(shù)量、價(jià)格必須符合計(jì)劃的要求，驗(yàn)收后自動(dòng)編制儀器編號，現(xiàn)場打印驗(yàn)收單，財(cái)務(wù)部門報(bào)帳時(shí)記錄儀器編號，以此在財(cái)務(wù)帳與實(shí)物帳之間建立關(guān)聯(lián)。驗(yàn)收、調(diào)撥、報(bào)廢的對象除了儀器設(shè)備外，還包括設(shè)備附件。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)生成特殊設(shè)備庫(一般是大型和精密儀器)，進(jìn)行專業(yè)化、細(xì)節(jié)化管理。所有以“套”為單位的計(jì)劃，其設(shè)備無論何時(shí)驗(yàn)收，系統(tǒng)都自動(dòng)按“套”為單位進(jìn)行成套設(shè)備管理。
財(cái)務(wù)信息管理：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行情況與財(cái)務(wù)核銷信息的無縫結(jié)合，能夠?qū)崟r(shí)反映每個(gè)項(xiàng)目在財(cái)務(wù)部門的收支余信息，這些信息包括期初余額、本年撥款、本年支出、期末余額、財(cái)務(wù)借款、報(bào)銷細(xì)目(何時(shí)、何人報(bào)銷)、經(jīng)費(fèi)的使用方向。對于非設(shè)備類項(xiàng)目，分析其經(jīng)費(fèi)的使用方向?qū)τ诳己隧?xiàng)目執(zhí)行情況是非常必要的。
2、統(tǒng)計(jì)查詢功能滿足以下需求：
各級領(lǐng)導(dǎo)、管理部門希望了解項(xiàng)目執(zhí)行的總體情況、財(cái)務(wù)核銷進(jìn)度，以及各具體項(xiàng)目的執(zhí)行細(xì)節(jié)、變更情況；
執(zhí)行過程中，為各級領(lǐng)導(dǎo)審批提供實(shí)時(shí)依據(jù)，例如了解計(jì)劃采購、驗(yàn)收進(jìn)度、具體執(zhí)行細(xì)節(jié)以及財(cái)務(wù)核銷情況，確定計(jì)劃是否能夠繼續(xù)執(zhí)行；
財(cái)務(wù)部門需要了解每個(gè)項(xiàng)目(帳號)經(jīng)費(fèi)的核銷情況，以及經(jīng)費(fèi)(帳號)包含的具體計(jì)劃細(xì)目的執(zhí)行情況；
建設(shè)單位既需要了解所屬建設(shè)項(xiàng)目的總體執(zhí)行情況，也需要了解具體細(xì)目的執(zhí)行、核銷情況；
設(shè)備管理部門了解資產(chǎn)總量以及在各單位、各計(jì)劃類別的分布，生成各類報(bào)表。
3、與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)鏈接
該系統(tǒng)將項(xiàng)目的執(zhí)行情況(實(shí)物形態(tài))與財(cái)務(wù)核銷信息進(jìn)行無縫鏈接，通過讀取“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”(該數(shù)據(jù)包經(jīng)篩選過濾僅包含建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息)，將項(xiàng)目(或是每一臺設(shè)備)與財(cái)務(wù)核銷信息建立一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。對財(cái)務(wù)信息的使用，突破財(cái)務(wù)部門對經(jīng)費(fèi)的分類，從項(xiàng)目管理的角度對財(cái)務(wù)信息進(jìn)行重新分組，例如篩選出符合指定條件的項(xiàng)目或設(shè)備，對所有與之關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)項(xiàng)目群(或財(cái)務(wù)帳號群)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，滿足項(xiàng)目管理的各種需求，具有很強(qiáng)的靈活性。
財(cái)務(wù)部門提供了具有統(tǒng)一格式和調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)的“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”，對這些數(shù)據(jù)如何整合、如何使用由調(diào)用的軟件系統(tǒng)決定。在學(xué)校管理信息化格局中，財(cái)務(wù)部門多了一個(gè)角色—“財(cái)務(wù)信息資源授權(quán)供應(yīng)者”。
二、科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)
由科技處、財(cái)務(wù)處使用，多機(jī)、多用戶實(shí)時(shí)處理或查詢科研項(xiàng)目信息。出于對軍工科研項(xiàng)目的保密要求，敷設(shè)從科技處到財(cái)務(wù)處之間的專用光纖，構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是獨(dú)立的，與財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)不相聯(lián)。
該系統(tǒng)涵蓋了從科研合同管理、科研經(jīng)費(fèi)分配、財(cái)務(wù)計(jì)劃撥款、各類信息統(tǒng)計(jì)、科研決算報(bào)表、項(xiàng)目結(jié)題全過程。此外還包含經(jīng)費(fèi)到款、票據(jù)管理、扣稅、憑證自動(dòng)制單等功能。
1、合同管理：由科研合同管理人員對合同進(jìn)行管理，科研合同是進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配的依據(jù)。
2、經(jīng)費(fèi)分配：由科研經(jīng)費(fèi)管理人員根據(jù)合同及到款情況，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)費(fèi)的分配，包括分配到哪些項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)切割、印花稅等細(xì)節(jié)，打印科研經(jīng)費(fèi)撥款單。
3、財(cái)務(wù)計(jì)劃撥款：根據(jù)經(jīng)費(fèi)分配信息，將銀行到款撥付到指定的項(xiàng)目，同時(shí)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)切割，扣除印花稅、營業(yè)稅、所得稅，進(jìn)行憑證制單。
4、經(jīng)費(fèi)到款：收到銀行支票，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行帳務(wù)處理，存放在“暫收款”科目。該系統(tǒng)讀取“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”生成詳細(xì)的到款、已分配、節(jié)余信息，作為科研經(jīng)費(fèi)管理人員進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配的依據(jù)，也是財(cái)務(wù)計(jì)劃撥款時(shí)的資金來源。
5、票據(jù)管理：票據(jù)可以預(yù)開、撥款時(shí)開，也可以補(bǔ)開，可以是免稅的票據(jù)，也可以是稅票，系統(tǒng)都能夠記錄在案。經(jīng)費(fèi)撥款時(shí)自動(dòng)查找與項(xiàng)目匹配的預(yù)開票據(jù)進(jìn)行核銷，記錄票據(jù)類型、開票時(shí)間、開票金額。如果是稅票，自動(dòng)進(jìn)行扣稅處理。
6、憑證自動(dòng)制單：經(jīng)費(fèi)撥款最終需要通過財(cái)務(wù)人員進(jìn)行憑證制單來完成，該系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成符合財(cái)務(wù)軟件要求的憑證制單文件，導(dǎo)入到財(cái)務(wù)軟件中，無需人工制單，提高了效率，減少了差錯(cuò)。
7、統(tǒng)計(jì)查詢：系統(tǒng)讀取“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”，將財(cái)務(wù)核算信息無縫嵌入系統(tǒng)，提供各種類型、各種需求的查詢服務(wù)。
8、科研決算：自定義決算報(bào)表的格式、取值規(guī)則，讀取“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”，進(jìn)行各類科研經(jīng)費(fèi)的決算。
9、項(xiàng)目結(jié)題：由科研處、課題組在系統(tǒng)中確定結(jié)題項(xiàng)目清單，財(cái)務(wù)人員據(jù)此生成處理結(jié)題的憑證制單文件，導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)完成結(jié)題工作。我們曾利用該功能一次性對800多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)題處理，快速、準(zhǔn)確、高效，無需人工操作。利用該功能，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)本批量自動(dòng)轉(zhuǎn)帳同樣非常方便。
該系統(tǒng)自動(dòng)化程度很高，只有合同管理部分需要進(jìn)行必要的文字輸入，部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，將科研、財(cái)務(wù)管理人員的工作量降到最低；具備數(shù)據(jù)校驗(yàn)功能，確保合理、準(zhǔn)確；支持憑證自動(dòng)制單，實(shí)現(xiàn)全流程的計(jì)算機(jī)處理；對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的使用更加靈活，根據(jù)科研管理的要求和思路，靈活組合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，生成各種形式的統(tǒng)計(jì)信息。通過該系統(tǒng)，所有與科研經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)的信息形成了數(shù)據(jù)文件自動(dòng)存檔，保證工作的連續(xù)性，將人員調(diào)動(dòng)對工作的影響壓縮到最少程度。
該系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是，實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)軟件的雙向溝通，財(cái)務(wù)軟件既是信息的提供者，同時(shí)也是信息的接受者。這是一個(gè)意義重大的嘗試，為財(cái)務(wù)電算化進(jìn)程中如何充分利用和整合軟件資源和數(shù)據(jù)庫資源探索了一條道路。
三、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)脫機(jī)查詢系統(tǒng)
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)脫離財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過讀取“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包”(該數(shù)據(jù)包是未篩選的全部數(shù)據(jù))，提供完備的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。
最典型的實(shí)例是，出差期間，例如年終決算會審時(shí)需要查詢財(cái)務(wù)信息，該系統(tǒng)將大顯身手。此外，該系統(tǒng)還可以運(yùn)用于檔案館對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的電子存檔文件進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢。
該系統(tǒng)反映的信息與財(cái)務(wù)軟件基本相似，而且統(tǒng)計(jì)方式更加符合財(cái)務(wù)人員的習(xí)慣，篩選匯總更方便。
以上三套第三方軟件實(shí)例都是由我校財(cái)務(wù)處自行開發(fā)，我們既是軟件的使用者，又是軟件的開發(fā)者，了解業(yè)務(wù)需求，熟悉計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，邊使用邊完善，為軟件的實(shí)用性、穩(wěn)定性提供了有力保證。當(dāng)然，財(cái)務(wù)人員通過對業(yè)務(wù)流程的理解和詮釋，提出詳細(xì)、現(xiàn)實(shí)的需求方案，委托專業(yè)軟件公司進(jìn)行開發(fā)，同樣能夠達(dá)到預(yù)期的目的。
本文提出廣義電算化概念，希望對廣大財(cái)務(wù)人員有所啟發(fā)，突破現(xiàn)有軟件條件的框架，去思考、探索財(cái)務(wù)電算化發(fā)展的方向。
