檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。隨著高等教育的普及發(fā)展，高校檔案工作的地位和作用日益突出。高校檔案管理是高校日常管理工作的重要內(nèi)容，其水平的高低不僅代表著一個(gè)學(xué)校的管理學(xué)科和辦學(xué)特色，同時(shí)也可以為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作提供檔案信息服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)高校的發(fā)展建設(shè)。高校檔案管理工作非常重要，它真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、維護(hù)學(xué)?；驇熒鷨T工的利益、編史修志等工作中發(fā)揮著不可替代的作用。筆者就目前高校檔案管理的若干問題談?wù)勛约旱南敕ā?br />
?。?高校檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要作用
高校檔案來源于學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等項(xiàng)活動(dòng)中，高校檔案管理工作對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重大的促進(jìn)作用，它是保持高校管理、建設(shè)工作連續(xù)性的重要前提，可以為高校黨政管理工作提供考查憑證，為高校教學(xué)改革和科學(xué)研究提供參考依據(jù)，為教學(xué)評(píng)估工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為宣傳教育提供生動(dòng)素材，為編史修志提供材料資源。從某種意義上講，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是法制，法制社會(huì)要求無論為什么事都不能憑記憶隨意地、盲目地處理問題，要依據(jù)事實(shí)、按章辦事。學(xué)校檔案是學(xué)校依法治校最可靠的事實(shí)依據(jù)。它不僅具有一般意義上的查考價(jià)值，而且具有權(quán)威性的憑證作用，其效力是其他事物所無法比擬的，檔案為高校管理、建設(shè)、科研、評(píng)估等工作提供強(qiáng)有力的信息儲(chǔ)備。高校管理工作中形成的文件材料質(zhì)量高低、規(guī)范與否，歸檔是否科學(xué)，是高校檔案管理工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒有這樣一個(gè)基礎(chǔ)，高校檔案工作就無從做起，可以說，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推動(dòng)高校管理工作的發(fā)展［１］。
?。?高校檔案管理工作存在的問題分析
近年來，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模、效益等方面呈現(xiàn)出了突飛猛進(jìn)的勢(shì)頭，檔案在學(xué)校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用，也取得了一定的成績(jī)，同時(shí)也存在較多問題。
?。玻?檔案工作得不到充分重視
目前部分高校對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為單位的檔案工作干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣，不是經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，又不出什么經(jīng)濟(jì)效益，沒有擺上應(yīng)有位置，沒有認(rèn)識(shí)到做好檔案工作會(huì)更好地促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)、科研工作，將高校檔案工作附屬化。由于管理者檔案意識(shí)淡薄，造成了檔案工作松散和檔案流失嚴(yán)重，各種基礎(chǔ)材料殘缺，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失準(zhǔn)等種種弊端。在實(shí)行基層部門文件材料立卷歸檔過程中，有的部門領(lǐng)導(dǎo)將部門立卷視為額外負(fù)擔(dān)，各部門往往因?yàn)闅w檔立卷不及時(shí)而造成材料積壓，有些文件因保管不善己經(jīng)殘缺不全；一些兼職檔案員收集的檔案玉石不分，有的材料殘缺不全，有正件缺附件，有批復(fù)無請(qǐng)示，有的同一份材料重復(fù)收集等等，也有個(gè)別學(xué)校的檔案竟接連幾年沒有收集整理，更別說按照《檔案法》的規(guī)定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了儲(chǔ)藏室，致使學(xué)校的檔案工作發(fā)展緩慢，不能很好地適應(yīng)學(xué)校建設(shè)的發(fā)展［２］。
?。玻?檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校辦學(xué)條件越來越好，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到廣泛推廣和應(yīng)用，很多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。即便如此，與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)比較，檔案管理工作還是比較滯后，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，不少學(xué)校是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制確立在對(duì)本檔案館內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制。統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，比如光盤、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現(xiàn)空白，極大地限制了檔案處理和有效利用。隨著現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的推廣與應(yīng)用，這種狀況無法滿足用戶的多種需求，也不能很好地適應(yīng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。
?。玻?檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作，檔案人員不僅要有良好的思想道德素養(yǎng)，而且還要具備較強(qiáng)地專業(yè)素質(zhì)，只有這樣才能勝任檔案管理工作。由于許多高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，在檔案人員的配備上較為隨意。沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。目前，高校檔案管理隊(duì)伍中普遍存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理的現(xiàn)象，使得這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入 ２１ 世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案工作人員工作服務(wù)缺少活力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量不能盡如人意，檔案的作用得不到充分的發(fā)揮，造成檔案資源和工作時(shí)間的極大浪費(fèi)。
２．４ 檔案宣傳和開放力度不夠
隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化社會(huì)的到來，人們對(duì)高科技信息的需求量急劇增加，必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。然而，由于檔案部門封閉保守，市場(chǎng)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)館（室）藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報(bào)道較少，加上檔案工作者“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機(jī)密與開放、開發(fā)利用檔案信息資源對(duì)立起來，使保密擴(kuò)大化、絕對(duì)化，這在很大程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。
