盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。
１ 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。那么，對于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下３點(diǎn)。
１．１ 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程
全面有效地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，我們需要從兩方面逐步進(jìn)行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個(gè)方面著手：① 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
?。保?完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實(shí)施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，為使用者管理和運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各項(xiàng)資源的程序帶來一定的方便和效率，而應(yīng)用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應(yīng)用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。
?。保?加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時(shí)所需要的技術(shù)支持。對于未來設(shè)備的升級和前后的銜接應(yīng)當(dāng)充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，將空間和余量提前留好。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進(jìn)行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進(jìn)一步加以健全完善，正確地認(rèn)識到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的高效利用。
２ 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
?。玻?建設(shè)目標(biāo)不夠明確
目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層，對于此項(xiàng)建設(shè)在行動(dòng)上還略顯滯后遲緩。高校財(cái)務(wù)檔案的管理工作，需要學(xué)校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上學(xué)校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個(gè)明確目標(biāo)。
?。玻?隊(duì)伍整體素質(zhì)不高
我國高校從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財(cái)務(wù)檔案管理信息化知識技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個(gè)主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對于檔案管理工作在思想上的認(rèn)識比較簡單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；②沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員前瞻意識不強(qiáng)；③雖然有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
?。玻?缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺過，但是在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中沒有實(shí)際運(yùn)用。因?yàn)槿魏我凰咝Ｔ谶M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候都是從零開始，從無到有的一個(gè)過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)范例，在建設(shè)實(shí)施的時(shí)候會遇到很多麻煩。所以，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細(xì)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實(shí)施中遇到更多的困難。
?。?高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略
?。常?加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
高校管理人員需要在思想上深刻認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，財(cái)務(wù)檔案管理工作在具體的實(shí)施過程中需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力的支持推動(dòng)，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要及時(shí)地更新檔案管理理念和樹立科學(xué)的管理觀念，對于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性要充分地加以認(rèn)識，在信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財(cái)務(wù)檔案管理信息化納入到工作計(jì)劃當(dāng)中，并進(jìn)行考核評估。
?。常?提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對于計(jì)算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓(xùn)的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學(xué)合理的配置形式，最終形成多層次復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，從而全面推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。
?。常?提高財(cái)務(wù)檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強(qiáng)度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強(qiáng)；②可以向?qū)?yīng)群體提供遠(yuǎn)程公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，還可以開展利用電子郵件對財(cái)務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠更加快捷方便地進(jìn)行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將人力和財(cái)力資源進(jìn)行有效的整合，全面有效地提升財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。
?。常?建立健全高校財(cái)務(wù)檔案管理制度
安全是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中最為重要的內(nèi)容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進(jìn)行檔案資源利用，利用當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)除保密信息外的財(cái)務(wù)信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財(cái)務(wù)檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實(shí)施。
