民辦高校；辦公室；管理效能；研究與實踐
管理效能高低是辦公工作質(zhì)量、效益和效率的客觀反映，是辦公室隊伍整體素質(zhì)的綜合體現(xiàn)。面對繁重復(fù)雜的辦公室工作，追求效能的不斷提高，是辦公室工作的中心和出發(fā)點，是辦公室工作的生命所在。在學(xué)校行政管理體系及機(jī)構(gòu)建設(shè)中，民辦高校始終強(qiáng)調(diào)成本與效益，以最少的成本，獲取最大的效益。民辦高校辦公室作為學(xué)校行政機(jī)關(guān)的綜合管理機(jī)構(gòu)，在學(xué)校工作中處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐地位，可謂“牽一發(fā)而動全身”。因此，辦公室必須提高管理效能，在抓隊伍、促規(guī)范、強(qiáng)管理、能創(chuàng)新上下功夫，才能更好地促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展、改革與穩(wěn)定，為實現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)利益的最大化創(chuàng)造條件。
一、民辦高校辦公室工作的特點與問題分析
相比于公辦高校，民辦高校獨(dú)立性和自由性更大。民辦高校辦公室在崗位設(shè)置、人員配備等方面更實際、更精簡、更靈活。經(jīng)過近幾年的發(fā)展，民辦高校辦公室工作逐步走上了規(guī)范化、正規(guī)化，但還存在不少問題，主要有：
第一，對辦公室工作職能的認(rèn)識不夠。民辦高校辦公室作為學(xué)校聯(lián)系上下的橋梁和紐帶，其重要性是毋庸置疑的。但在實際工作中，從上到下，包括很多領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)對辦公室工作職能界定不清，將辦公室工作簡單地定性為“打雜”，認(rèn)為辦公室工作無非就是收發(fā)文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務(wù)性工作。在定崗定編的時候，辦公室人員一律不納入專業(yè)技術(shù)人員之列。由于思想觀念的誤區(qū)，辦公室人員的工作積極性大打折扣，專業(yè)特長難以得到發(fā)揮，很難樹立起長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，辦公室的參謀決策、綜合協(xié)調(diào)、督辦、公關(guān)等重要職能得不到充分的發(fā)揮，這樣導(dǎo)致了辦公室整體的工作處在低水平狀態(tài)。
第二，辦公室人員隊伍整體偏弱。隊伍偏弱主要體現(xiàn)在文化水平偏低、專業(yè)性不強(qiáng)、技術(shù)不高、不穩(wěn)定等方面。筆者認(rèn)為，導(dǎo)致隊伍整體素質(zhì)不高的主要原因有三個：一是人才引進(jìn)隨意性比較大。由于民辦高校沒有事業(yè)編制，高水平、高水平的年輕人才引不進(jìn)來，人才引進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)很難確定，沒有形成合理的人才梯度結(jié)構(gòu)。加上人為因素的影響，某個崗位存在隨時換人的情況。二是現(xiàn)有人才缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)。民辦高校辦公室人員很多都半路出家，有些是從企業(yè)轉(zhuǎn)到學(xué)校，或是從輔導(dǎo)員、教師隊伍中選，參差不齊。出于辦學(xué)成本考慮，民辦高校辦公室人員很少有外出培訓(xùn)的機(jī)會，工作水平很難上臺階。三是待遇低，缺少激勵機(jī)制。辦公室屬于清水衙門，工作人員就像老黃牛一樣，年復(fù)一年，日復(fù)一日，默默無聞，工作業(yè)績不容易顯露。所以，辦公室人員待遇普遍偏低，很難上去。
第三，缺乏系統(tǒng)的規(guī)章制度和規(guī)范管理。民辦高校是近30年來才得到迅速的發(fā)展。除了辦學(xué)早、達(dá)到一定規(guī)模、具有影響的民辦高校規(guī)章制度健全、管理規(guī)范外，很多后起的民辦高校工作重點仍然放在規(guī)模擴(kuò)張上，缺乏健全的規(guī)章制度和規(guī)范的管理。由于缺少系統(tǒng)的規(guī)章制度，管理不規(guī)范，民辦高校辦公室存在不同程度的無章可循或有章不循的情況，制度的“廢、改、立”相互之間沒有銜接，管理文件出臺的時間缺乏科學(xué)性、連續(xù)性等。健全的規(guī)章制度是學(xué)院發(fā)展的保障，這需要辦公室從學(xué)校和全局考慮，全面梳理已有的各項規(guī)章制度，還沒完善的制度加緊完善，加強(qiáng)制度的監(jiān)督檢查和貫徹落實。
二、提高辦公室管理效能的策略
（一）推行扁平化管理，建設(shè)一支有前瞻性、能戰(zhàn)斗、服務(wù)意識強(qiáng)的人才隊伍
扁平化管理作為現(xiàn)代企業(yè)一種高效的管理模式，具有機(jī)構(gòu)精簡、效率高、管理幅度大等特點。筆者認(rèn)為，高校辦公室實行的傳統(tǒng)“金字塔”式層級管理體制存在人浮于事、效率低下等弊端，民辦高校辦公室可以充分發(fā)揮管理體制和運(yùn)行機(jī)制自主靈活等特點，引進(jìn)企業(yè)的扁平化管理模式，有利于實現(xiàn)效率、效果、效益的最大化。以民辦高校辦公室崗位設(shè)置為例，大都以黨政辦合署辦公為主，主任一肩挑兩職，下面設(shè)文秘、行政綜合、黨務(wù)綜合、宣傳、檔案管理等崗位，共2級管理層；有些規(guī)模大一些的學(xué)校，在主任下面增設(shè)主任助理或副主任一職，相比傳統(tǒng)辦公室從主任、副主任、科長、副科長到普通人員5級管理層更優(yōu)化。層級壓縮，精簡人員，明確崗位工作目標(biāo)和職責(zé)，各司其職，各盡所能，業(yè)務(wù)上直接接受主任或副主任指導(dǎo)。每年，實行輪流換崗。這樣，每個崗位人員都能獨(dú)當(dāng)一面，成為業(yè)務(wù)能手。這對調(diào)動辦公室人員積極性，提高辦公室工作效能創(chuàng)造了條件。
（二）積極轉(zhuǎn)變觀念，實現(xiàn)工作職能創(chuàng)新
隨著民辦高校的發(fā)展導(dǎo)向已經(jīng)從單純的規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)向內(nèi)涵建設(shè)和規(guī)范管理，辦公室必須把自己置于學(xué)校發(fā)展與改革的高度，主動轉(zhuǎn)換觀念，從傳統(tǒng)的“等、靠、要”，奉命撰文，照章辦事等低層次的事務(wù)型工作中擺脫出來，樹立參謀意識、全局觀念和創(chuàng)新工作職能，做好調(diào)研、參謀和信息服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)謀大事，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的交辦型、事務(wù)型向?qū)W習(xí)型、研究型、創(chuàng)新型的轉(zhuǎn)變，真正成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)民主決策、科學(xué)決策的智囊團(tuán)，從而使辦公室的工作適應(yīng)蓬勃發(fā)展的新形勢。
（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化辦公室工作流程
沒有規(guī)矩不成方圓。要提高辦公室管理效能，就必須建立嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)的規(guī)章制度，規(guī)范辦公室的各項管理。民辦高校辦公室崗位精簡，人少事多，沒有完善的規(guī)章制度作保障，就很難保證辦公室管理效能。以我們學(xué)院為例，辦公室針對辦文、辦事、辦會、協(xié)調(diào)、參謀、信訪和督辦等工作環(huán)節(jié)，制定了一系列行之有效的工作程序和規(guī)章制度，在全院教職工中印發(fā)了《廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院制度匯編》、《廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院工作流程》，并將相應(yīng)的工作程序、制度上傳至學(xué)院辦公室網(wǎng)站，使得辦公室內(nèi)的各項工作都按照規(guī)范化的流程進(jìn)行，減少了工作中的隨意性和各種人為因素，最大限度地提高了辦公室管理效能。
