內(nèi)部控制 步驟 要點(diǎn)
一、企業(yè)內(nèi)部控制工作的步驟
第一，確認(rèn)目標(biāo)。這包括各企業(yè)部門所設(shè)立目的、愿景、策略及實(shí)施目標(biāo)等應(yīng)有整體層級(jí)目標(biāo)，并通過內(nèi)部各部門業(yè)務(wù)進(jìn)行，確認(rèn)以作業(yè)類別或作業(yè)項(xiàng)目為基礎(chǔ)的作業(yè)層級(jí)目標(biāo)；各企業(yè)部門應(yīng)每年定期或不定期檢查既有整體層級(jí)目標(biāo)與作業(yè)層級(jí)目標(biāo)的一致性。
第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。首先是各企業(yè)部門得參考企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理與危機(jī)處理作業(yè)基準(zhǔn)及作業(yè)手冊(cè)的觀念、方法，辨識(shí)整體層級(jí)與作業(yè)層級(jí)目標(biāo)不能達(dá)成的內(nèi)、外在因素，分析其影響程度及發(fā)生的可能性，并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)；其次是各企業(yè)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，得參考以往經(jīng)驗(yàn)或現(xiàn)行作業(yè)缺失，通過量化或非量化方式，分析風(fēng)險(xiǎn)因素的影響及機(jī)率，以決定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)；最后是各企業(yè)部門應(yīng)綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果及風(fēng)險(xiǎn)容忍度，就不可容忍的風(fēng)險(xiǎn)，研究及采取適當(dāng)回應(yīng)措施。對(duì)于可容忍的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)監(jiān)督并定期檢討，以確定該等風(fēng)險(xiǎn)仍維持可容忍的程度。
第三，選定業(yè)務(wù)項(xiàng)目。各企業(yè)部門設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí)，應(yīng)涵蓋內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)，并審視各該業(yè)務(wù)的重要性及風(fēng)險(xiǎn)性，決定納入內(nèi)部控制制度的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，其中有關(guān)出納與財(cái)產(chǎn)管理、人事、公共建設(shè)計(jì)劃編審、行政管理、科技發(fā)展計(jì)劃等共通性業(yè)務(wù)項(xiàng)目，可參照企業(yè)所制訂的共通性作業(yè)范例辦理。
第四，設(shè)計(jì)控制作業(yè)。首先是各企業(yè)部門應(yīng)針對(duì)選定的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，由內(nèi)部各部門對(duì)其承辦作業(yè)流程，視業(yè)務(wù)性質(zhì)需要，設(shè)計(jì)控制重點(diǎn)，包括核準(zhǔn)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)、復(fù)核、定期盤點(diǎn)、記錄核對(duì)、職能分工、實(shí)體控制及計(jì)劃、預(yù)算或前期績(jī)效的分析比較等程序。其次是各企業(yè)部門應(yīng)針對(duì)已發(fā)生內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺失的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，立即修正應(yīng)有的控制重點(diǎn)。
第五，建立檢查機(jī)制。首先是例行監(jiān)督，各企業(yè)部門主管應(yīng)于例行業(yè)務(wù)督導(dǎo)作業(yè)中，及時(shí)評(píng)估內(nèi)部控制制度的有效性；其次是自行檢查，企業(yè)應(yīng)就內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)及執(zhí)行的有效性，每年至少自行檢查一次，遇有特殊情形，得隨時(shí)辦理，并作成紀(jì)錄建檔備供主管企業(yè)部門訪查及督導(dǎo)。
二、企業(yè)內(nèi)部控制工作的要點(diǎn)
第一，控制環(huán)境，即塑造企業(yè)文化及影響員工對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)知的綜合因素。首先是職業(yè)操守及倫理價(jià)值觀念的建立與維持，強(qiáng)調(diào)職業(yè)操守重要性及法制責(zé)任觀念，排除或減少高層主管及員工從事非法行為的環(huán)境誘因、壓力或機(jī)會(huì)；其次是高層主管對(duì)推動(dòng)及落實(shí)內(nèi)部控制制度的重視與支持，企業(yè)管理人員應(yīng)全力支持且對(duì)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)作負(fù)責(zé)，各部門主管以上人員以身示范將行動(dòng)風(fēng)格導(dǎo)入正向，為企業(yè)部門設(shè)定明確的整體層級(jí)目標(biāo)且避免承受過量風(fēng)險(xiǎn)；最后是企業(yè)組織架構(gòu)及授權(quán)的適當(dāng)明確，各部門責(zé)任明確分工，授給員工的權(quán)力與其擔(dān)負(fù)的責(zé)任相稱。
第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，即企業(yè)需辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、分析該風(fēng)險(xiǎn)的影響程度與發(fā)生可能性，以及評(píng)價(jià)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)容忍度的過程，據(jù)以決定如何處理或回應(yīng)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。首先是風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)，辨識(shí)影響目標(biāo)達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)因素（事項(xiàng)）。工作計(jì)劃的擬訂，應(yīng)切合企業(yè)整體層級(jí)目標(biāo)，進(jìn)而辨認(rèn)作業(yè)層級(jí)目標(biāo)，考慮可能引發(fā)整體層級(jí)風(fēng)險(xiǎn)與作業(yè)層級(jí)風(fēng)險(xiǎn)的因素；其次是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，即評(píng)價(jià)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的容忍度并依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，決定需優(yōu)先處理的風(fēng)險(xiǎn)因素；最后是風(fēng)險(xiǎn)處理，即對(duì)于不可接受的風(fēng)險(xiǎn)因素，選擇可行的風(fēng)險(xiǎn)處理方式（如減輕影響程度或降低發(fā)生機(jī)率等），逐步設(shè)計(jì)必要的控制作業(yè)，以降低該等風(fēng)險(xiǎn)。
第三，控制作業(yè)，即為了合理確保企業(yè)部門達(dá)成目標(biāo)、降低風(fēng)險(xiǎn)，且有助于落實(shí)執(zhí)行企業(yè)部門決策，所訂定的控制規(guī)范及程序。首先是整體層級(jí)控制，針對(duì)企業(yè)各部門多項(xiàng)業(yè)務(wù)有廣泛影響的控管措施，設(shè)計(jì)企業(yè)部門整體層級(jí)的控制規(guī)范（如各類制度）；其次是作業(yè)層級(jí)控制，依據(jù)企業(yè)部門個(gè)別業(yè)務(wù)所設(shè)定的作業(yè)層級(jí)目標(biāo)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，選定作業(yè)流程，堅(jiān)持化繁為簡(jiǎn)原則，逐項(xiàng)設(shè)計(jì)重要作業(yè)程序與關(guān)鍵控制重點(diǎn)。并配合業(yè)務(wù)調(diào)整及作業(yè)變動(dòng)，適時(shí)檢討修訂[2]。
第四，信息與溝通，即適時(shí)有效編制及管理信息，并傳達(dá)給相關(guān)人員，使其有效履行職責(zé)。首先是對(duì)稱信息，包括與企業(yè)部門目標(biāo)有關(guān)，且完整、及時(shí)與可靠的財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)信息，可由內(nèi)部產(chǎn)生或自外部取得，以供決策及監(jiān)督使用。其次是所稱溝通，包括內(nèi)部溝通與外部溝通。最后是內(nèi)部控制制度的文件化質(zhì)量，為企業(yè)部門能否落實(shí)的基礎(chǔ)。通過信息處理作業(yè)，將內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)及執(zhí)行相關(guān)信息，以紙本、電子或其他文件化方式儲(chǔ)存、管理及傳達(dá)，有利連貫與支援包括如下要素：宣傳企業(yè)部門管理人員及設(shè)定的目標(biāo)等，以營(yíng)造企業(yè)部門控制環(huán)境；進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，將文件化的質(zhì)量納入考慮；將各項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制作業(yè)，整合形諸于文件，使企業(yè)部門人員可了解、易遵循，并掌握控制重點(diǎn)；監(jiān)督時(shí)，依此檢視內(nèi)部控制制度是否有效設(shè)計(jì)及執(zhí)行，而相關(guān)評(píng)估結(jié)果、建議及后續(xù)改善的紀(jì)錄，可供回饋或追蹤辦理情形。
第五，監(jiān)督，即企業(yè)部門評(píng)估內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)及執(zhí)行成效的過程，評(píng)價(jià)管控內(nèi)部控制制度是否有效設(shè)計(jì)及執(zhí)行，并適時(shí)修正改善。首先是例行管理，由各項(xiàng)業(yè)務(wù)承辦人及其主管，經(jīng)常執(zhí)行的一般控管及督導(dǎo)作業(yè)；其次是自行檢查，由企業(yè)部門內(nèi)部各部門，就內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)及執(zhí)行的有效性加以評(píng)估，并及時(shí)補(bǔ)救或改正，且作成紀(jì)錄建檔；最后是稽核機(jī)制，統(tǒng)合或運(yùn)用相關(guān)稽核職能，復(fù)核內(nèi)部各部門的內(nèi)部控制制度自行檢查結(jié)果，據(jù)以客觀評(píng)估企業(yè)部門整體內(nèi)部控制制度是否有效運(yùn)作，就稽核所發(fā)現(xiàn)的缺失及改善建議，提報(bào)企業(yè)部門內(nèi)部控制專案小組，并追蹤改善情形。
