煤炭企業(yè)內(nèi)部控制的銷售與收款環(huán)節(jié)審計(jì)
【摘 要】本文對煤炭企業(yè)內(nèi)控的銷售與收款環(huán)節(jié)審計(jì)進(jìn)行了論述，重點(diǎn)從銷售與收款業(yè)務(wù)的五個方面： 出庫手續(xù)、操作規(guī)范、煤款回收管理、價格管理、發(fā)運(yùn)記錄入手分析了煤炭銷售環(huán)節(jié)存在的常見問題，并提出了加強(qiáng)審計(jì)的防范措施。
【關(guān)鍵詞】煤炭； 銷售； 收款； 審計(jì)。
內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中有著十分重要的作用，尤其是保障企業(yè)經(jīng)營行為的合規(guī)合法及財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)合法性有著不可替代的作用。企業(yè)內(nèi)部控制包括的范圍非常廣泛，從業(yè)務(wù)循環(huán)來劃分，可分為銷售與收款循環(huán)、采購與付款循環(huán)，生產(chǎn)與存貨循環(huán)、工薪循環(huán)、固定資產(chǎn)循環(huán)、投資循環(huán)、籌資循環(huán)、貨幣資金循環(huán)等八個方面。而銷售是企業(yè)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)商品價值、增加收入、獲取利潤的唯一途徑。作為煤炭企業(yè)，其煤炭產(chǎn)品銷售涉及資金及商品的頻繁進(jìn)出，極易發(fā)生各種問題，應(yīng)成為企業(yè)審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。審計(jì)要結(jié)合各煤炭企業(yè)的實(shí)際情況，從煤炭銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制、經(jīng)營流程、操作手續(xù)等方面入手，檢查和防范企業(yè)銷售業(yè)務(wù)及收入問題。
一、從出庫手續(xù)著手，調(diào)查有無通過賬外銷煤而私收私支行為。
賬外銷售煤炭，主要指企業(yè)為截留資金，將收取的煤款賬外儲存，用于不合理的支出，是典型的違法違紀(jì)行為，也是滋生腐敗的溫床，必須予以揭露和遏制。隨著我國集團(tuán)公司專業(yè)化重組進(jìn)程的加快，各煤炭銷售由集團(tuán)公司代銷和礦自銷兩部分組成，集團(tuán)公司代銷部分各銷售環(huán)節(jié)都由集團(tuán)公司統(tǒng)一負(fù)責(zé)，礦自銷部分則由礦負(fù)責(zé)銷售。在礦自銷過程中，各礦很容易發(fā)生從自身利益出發(fā)，采用銷售不入賬而私設(shè)小金庫，或者是少收款甚至不收款等“人情煤”的危害企業(yè)利益行為。
煤常見的賬外銷售方式有：
1、不開發(fā)票。對銷售的煤炭采取不開發(fā)票。不入賬的方式隱瞞收入，把收入所得存入賬外小金庫，用于不合理支出，在煤炭銷售時，由于對不要發(fā)票的個體用戶不開發(fā)票，并且是現(xiàn)金交易，這樣在財(cái)務(wù)賬簿上就沒有記錄。
2、截留煤款。企業(yè)在收到煤款時，特別是現(xiàn)金時，沒有繳存企業(yè)賬戶，而是私存小金庫賬外賬，財(cái)務(wù)賬簿上則登記應(yīng)收賬款的增加，掛賬數(shù)年后作為無法收回的壞賬，沖銷壞賬準(zhǔn)備金。這些行為隱蔽特性大，一般只有少數(shù)人參與操作，但無論手段如何巧妙，煤炭出庫時一些必要程序不可避免，所以運(yùn)用合適的方法，是可以找到舞弊痕跡的。
賬外售煤的防范措施： 一是要健全與完善煤炭出庫管理規(guī)章制度，包括收款、發(fā)貨、提貨、出門證等單據(jù)管理制度和相關(guān)崗位責(zé)任制，以及磅房的司磅、監(jiān)磅嚴(yán)格分離的制度，使之不能搞賬外收支； 二要嚴(yán)厲查處、打擊賬外銷售不入賬行為，一經(jīng)查實(shí)，除經(jīng)濟(jì)處罰外，對單位主要負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人予以撤職等組織處理，以儆效尤，使其不敢搞賬外收支； 三是對于所屬單位和部門一些必要、合理的費(fèi)用支出，明確開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和列支渠道，使其不想搞賬外收支。
二、從操作規(guī)范著手，調(diào)查有無通過內(nèi)外串通騙取個人好處的行為。
賒銷策略是很多煤炭企業(yè)在銷售當(dāng)中都會采取的手段，賒銷能夠促進(jìn)煤炭的銷售，在市場疲軟的時期，擴(kuò)大營銷業(yè)務(wù)。對于賒銷業(yè)務(wù)，信用管理部門應(yīng)關(guān)注賒銷客戶的資格審核和操作流程的合規(guī)合法，以及營銷人員的品質(zhì)和能力，檢查和防止一些“皮包”
公司無本經(jīng)營，采用欺騙或者買通營銷人員的方法，利用虛假的資質(zhì)合同，騙取企業(yè)超過付款額的煤炭或者提前發(fā)出煤炭，然后以欠款為要挾逼迫企業(yè)繼續(xù)賒銷煤炭。當(dāng)企業(yè)運(yùn)用法律等手段時，往往會采用重組、改制等方式逃避債務(wù)，或者以經(jīng)營不善、虧損大等為由，注銷原欠款單位而另立門戶，或者轉(zhuǎn)移、隱匿資金和資產(chǎn)，出現(xiàn)人去樓空的現(xiàn)象，最終使得企業(yè)資金無法收回。
針對這種情況，主要的防范措施有： 一是加大賒銷業(yè)務(wù)的審批流程，確保審批的合法合規(guī)性； 二是要繼續(xù)加強(qiáng)對營銷人員的監(jiān)督與培訓(xùn)，杜絕內(nèi)外串通情況的發(fā)生。當(dāng)然，更為有效的措施就是少采用賒銷策略。對確需賒銷的少數(shù)直銷大戶也要有防范措施，比如施行抵押、擔(dān)保、經(jīng)辦人員終身負(fù)責(zé)制等嚴(yán)格的賒銷制度。
三、從煤款回收管理著手，調(diào)查有無因?yàn)^職而不能按時收回款項(xiàng)行為。
正常的賒銷，也會因?yàn)橄嚓P(guān)人員的操縱不慎、疏于管理或者是客戶有意拖延拒付而造成款項(xiàng)的無法完全收回。比如銷售業(yè)務(wù)辦理時，把關(guān)不嚴(yán)，對客戶履行合同協(xié)議缺乏有效的制約手段，加上催收不及時或措施不得力，影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，造成損失； 再如由于銷售業(yè)務(wù)辦理不及時或手續(xù)不完備，與客戶賬目長期未核對相符，就會給拒付煤款提供接口和理由。
對于瀆職可能對企業(yè)造成的損失，主要的防范措施是： 加強(qiáng)員工的職業(yè)道德與能力的培訓(xùn)； 實(shí)行應(yīng)收煤款賬齡分析制度，明確賒銷業(yè)務(wù)辦理、結(jié)算及其清欠人員職責(zé)分工。資金結(jié)算部門要動態(tài)掌握、監(jiān)控賒欠煤情況，定期出具催款報(bào)告； 銷售部門按照欠款期限長短，采取適當(dāng)措施催收，必要時上門核對賬目、清收貨款； 對超過規(guī)定期限仍惡意拖欠不還的，由專門清欠機(jī)構(gòu)采取法律等強(qiáng)制手段進(jìn)行款項(xiàng)回收。
四、從價格管理著手，調(diào)查有無因泄露調(diào)價信息而造成企業(yè)的損失行為。
在瞬息萬變的市場上，客戶對煤炭價格的變化非常敏感，煤炭價格的變化也會直接對企業(yè)銷售量和銷售收入產(chǎn)生巨大的影響，因此煤炭產(chǎn)品價格的調(diào)整是企業(yè)重要的機(jī)密之一。價格調(diào)整泄露檢查主要可以從以下三個方面進(jìn)行： 一是查看在市場全面漲價情況下，是否存在因人情關(guān)系、或接受客戶的好處，維持或推遲部分客戶價格變動，使企業(yè)蒙受損失； 二是在價格調(diào)整前，是否存在故意向親朋好友和關(guān)系戶透露消息，使得漲價之前出現(xiàn)大量搶購，而降價前無人問津，影響正常的煤炭銷售，給企業(yè)造成損失的行為；三是有無規(guī)避企業(yè)有關(guān)客戶購買數(shù)量、信譽(yù)、資質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)，擅自越權(quán)提供價格優(yōu)惠等措施，減少企業(yè)收入。
泄露調(diào)價信息的主要防范措施有： 單位在作出煤炭調(diào)價決定時，立即對有關(guān)銷售點(diǎn)進(jìn)行封單處理； 對參與制定、討論價格政策或知情人員，要有明確的紀(jì)律約束，對越權(quán)違規(guī)操作或有意泄露消息者，除負(fù)責(zé)追回有關(guān)經(jīng)濟(jì)損失外，還應(yīng)該予以嚴(yán)厲的行政處分。
五、從發(fā)運(yùn)記錄著手，查看有無低估收入從而隱瞞當(dāng)期收入的行為。
低估收入主要是通過跨期反映煤炭銷售收入實(shí)現(xiàn)。期末，經(jīng)營者將已發(fā)出達(dá)到收入條件的煤炭（ 但未開票） 反映在當(dāng)期銷售收入中，只是銷售部門有登記煤炭發(fā)出的記錄，財(cái)務(wù)部門未根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則作銷售處理，而是通過舞弊的方式反映在下期的銷售收入中。具體表現(xiàn)為以下兩個方面： 一是通過虛掛往來賬來達(dá)到低估收入目的，在當(dāng)期收入實(shí)現(xiàn)時，借方反映“銀行存款”或“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)收票據(jù)”增加，貸方通過“預(yù)收賬款”、“應(yīng)付賬款”反映已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的收入； 二是通過賬外賬、收入不入賬方式隱瞞當(dāng)期收入。在當(dāng)期收入實(shí)現(xiàn)時，經(jīng)營者把收到的貨款存入個人賬戶，到下期再把存款取出存入公司賬戶，收入在下期中反映，或者是在沒有收到煤款時財(cái)務(wù)不作處理，只是銷售部門作煤炭出庫記錄。
對隱瞞銷售收入的情況，主要的防范措施是： 一是通過期初、期末的收入進(jìn)行抽查復(fù)核，以判斷企業(yè)對收入確認(rèn)的準(zhǔn)確性和完整性； 二是采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法核查煤炭的發(fā)運(yùn)情況，及時核查煤炭發(fā)出、結(jié)存的數(shù)量是否和銷售部門、財(cái)務(wù)部門記錄的數(shù)量一致。
總之，建立和完善內(nèi)部控制是企業(yè)防范各種舞弊的最有效措施，審計(jì)是檢查舞弊的重要手段之一。煤炭銷售與收款環(huán)節(jié)審計(jì)關(guān)系到煤炭資金安全和資金利用，要從上述五個環(huán)節(jié)加強(qiáng)審計(jì)，從煤炭銷售業(yè)務(wù)的多方面入手，采取措施，嚴(yán)格防范企業(yè)銷售業(yè)務(wù)及收入問題的發(fā)生。
