摘 要：辦公室作為一個(gè)單位中的重要組成部分，在單位中發(fā)揮了重要的作用。隨著單位部門之間分工不斷的細(xì)化，辦公室的功能和職責(zé)也更加清晰，辦公室工作的性質(zhì)得到辦公室工作人員自身的素質(zhì)要求也有了一定的提高。為了進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室的職能，應(yīng)該采取措施改進(jìn)辦公室檔案管理工作的效率。
關(guān)鍵詞：辦公室、檔案管理、工作效率
一、 辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題
1、 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新
由于我國(guó)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
2、 辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。
3、 辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類是比較繁雜的，也對(duì)給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次,是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范,使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài),有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中,有些被定期銷毀,有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、 如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提供工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作的開展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。 所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1、 完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開，應(yīng)該講其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。
2、 增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念
由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹立，都需要飽含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位單位檔案管理體系建設(shè)。
3、 加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)的，其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心，再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。
4、強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。 首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
