摘 要：雖然有些企業(yè)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范制定了本單位非常完善的管理制度，但如果企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程存在缺陷，也會(huì)使得企業(yè)的內(nèi)部控制不一定能夠取得預(yù)期效果。因此在實(shí)施內(nèi)部控制過(guò)程中，必須對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行梳理甚至流程再造。本文通過(guò)我公司的一個(gè)案例，闡述了我公司應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程再造的前后對(duì)比及取得的效果。也提出了在財(cái)務(wù)管理流程再造過(guò)程中所需要關(guān)注的幾個(gè)問(wèn)題和解決辦法。
關(guān)鍵詞：流程再造 內(nèi)部控制 案例 體會(huì)
一、實(shí)施財(cái)務(wù)管理流程再造的必要性
雖然有些企業(yè)制定了非常完善的管理制度，但是在實(shí)施內(nèi)部控制過(guò)程中卻不一定能夠取得預(yù)期的效果，究其原因是許多企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程存在較大的缺陷，主要表現(xiàn)在：(1)各部門溝通不暢，為了各自的利益各部門之間經(jīng)常發(fā)生沖突，當(dāng)流程中出現(xiàn)空白區(qū)域或者重疊區(qū)域時(shí)，很容易導(dǎo)致部門間互相推責(zé)任或多頭管理的狀況； (2)難以滿足信息時(shí)代管理的需要，由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)體系只關(guān)注整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中的一部分，而忽略了大量的管理信息，因此這種流程方式不僅使得流程的環(huán)節(jié)增加，而且會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不一致、信息隔閡和信息的重復(fù)存儲(chǔ)；?(3)不能滿足實(shí)時(shí)控制的需要，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理流程中，財(cái)務(wù)管理流程的控制功能一般都是事后控制，其滯后性不能使財(cái)務(wù)管理者從中得到需要的信息，不能對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行有效的實(shí)時(shí)控制。[1]
上述缺陷的存在使得內(nèi)部控制實(shí)施效果大打折扣,為了克服上述缺陷，企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制之前，很有必要對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行梳理甚至再造。
二、財(cái)務(wù)管理流程再造基本概念。
“流程再造”概念是著名管理學(xué)家Michael Hammer（1990）在《Reengineering Work：Dona Automate，But Obliterate》一文中首次提出了業(yè)務(wù)流程重組（BPR）的概念。而“流程再造”理論則是管理學(xué)家Michael Hammer和James Champy于1993年出版的《Reengineering the Corporation》一書中提出的。把BPR引入財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，就是財(cái)務(wù)管理流程再造。[2]
財(cái)務(wù)管理流程再造，就是對(duì)財(cái)務(wù)管理過(guò)程和財(cái)務(wù)決策體制進(jìn)行重塑，以提高財(cái)務(wù)運(yùn)作效率。財(cái)務(wù)管理流程再造以流程為導(dǎo)向，在對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理流程中的不足與缺陷，對(duì)其進(jìn)行改造或重新設(shè)計(jì)以獲得績(jī)效的重大改善的活動(dòng)。
三、我公司在實(shí)施應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程再造的一點(diǎn)體會(huì)
企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號(hào)是銷售業(yè)務(wù)控制，該指引認(rèn)為：企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理銷售財(cái)務(wù)管理流程，完善銷售業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，確定適當(dāng)?shù)匿N售政策和策略，明確銷售、發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)，定期檢查分析銷售過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保實(shí)現(xiàn)銷售目標(biāo)。
下面，以我公司下屬的一個(gè)旅游企業(yè)（A公司）的應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程為例做一次案例分析。
A公司主要經(jīng)營(yíng)范圍是景區(qū)游客接待，該企業(yè)下設(shè)一個(gè)子公司營(yíng)銷公司專門負(fù)責(zé)A公司所有景區(qū)的推廣和促銷?；镜臓I(yíng)銷模式是：先按區(qū)域劃定若干營(yíng)銷市場(chǎng)，如上海市場(chǎng)、浙江市場(chǎng)等，然后在每個(gè)市場(chǎng)中選定一兩家有知名度、信譽(yù)良好的旅行社作為主推社，為了鼓勵(lì)主推社給A公司多送客源，主推社可以享受在A公司的景點(diǎn)游覽可以先記賬（即賒銷），然后在次月結(jié)賬付款的特殊待遇，其他非主推社的旅行社則不能享受該待遇。
（一） 、再造前的應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程如下：
?、贍I(yíng)銷公司與各市場(chǎng)的主推社簽訂營(yíng)銷協(xié)議 → ②主推社組團(tuán)來(lái)到A公司景區(qū)時(shí)，景區(qū)售票員開(kāi)出團(tuán)體接待單，上面注明旅行社記賬金額 → ③售票員根據(jù)團(tuán)體接待單登記營(yíng)業(yè)收入日?qǐng)?bào)表，在報(bào)表上登記應(yīng)收賬款金額 → ④售票員把團(tuán)體接待單結(jié)算聯(lián)和日?qǐng)?bào)表財(cái)務(wù)聯(lián)上交給A公司財(cái)務(wù)部出納 → ⑤出納開(kāi)具發(fā)票 → ⑥本市內(nèi)的旅行社由出納將發(fā)票親自送達(dá)催收款項(xiàng)，市外旅行社由營(yíng)銷員在下次出差時(shí)將發(fā)票帶到外地的旅行社去催收款項(xiàng)。
在該財(cái)務(wù)管理流程實(shí)施過(guò)程中，內(nèi)部控制出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：
1、由于年終要按人次對(duì)主推社進(jìn)行返利，因此曾經(jīng)出現(xiàn)了外地旅行社在景區(qū)利用團(tuán)隊(duì)價(jià)優(yōu)惠作為誘惑將散客拉入團(tuán)隊(duì)充人數(shù)的現(xiàn)象，使得A公司要多付額外的返利。
2、景區(qū)售票員將日?qǐng)?bào)表上交給A公司財(cái)務(wù)部出納，但因出納日常工作中還要承擔(dān)諸如收付款、登記日記賬、跑銀行、送發(fā)票催收款項(xiàng)等繁重的事項(xiàng)，因此在實(shí)際工作中，往往沒(méi)有多少時(shí)間來(lái)認(rèn)真仔細(xì)的審核景區(qū)報(bào)送的日?qǐng)?bào)表，因此使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不可避免的存在一定的失誤。
3、雖然本市的旅行社由出納將發(fā)票親自送達(dá)催收款項(xiàng)，但市外旅行社卻是由營(yíng)銷員將發(fā)票帶去催收款項(xiàng)。由于績(jī)效考核中沒(méi)有對(duì)營(yíng)銷員要承擔(dān)應(yīng)收賬款的責(zé)任作出規(guī)定，在實(shí)際工作中，營(yíng)銷員只是起到一個(gè)郵遞員的作用，款項(xiàng)能否及時(shí)完整催收到位和他沒(méi)有任何關(guān)系，而財(cái)務(wù)部人員由于對(duì)外地旅行社無(wú)法進(jìn)行直接的接觸，雖經(jīng)財(cái)務(wù)人員多方電話催收，但因路遠(yuǎn)人不熟，如果外地旅行社故意拖欠不付，由于鞭長(zhǎng)莫及，使得很多外地市場(chǎng)的應(yīng)收款往往無(wú)法得到及時(shí)的催收。
針對(duì)上述內(nèi)部控制的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部和營(yíng)銷公司進(jìn)行了溝通交流，分析其中的原因，找出解決辦法，并通過(guò)實(shí)行應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程再造，較好的解決了上述的問(wèn)題。
（二） 、再造后的應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程如下：
①營(yíng)銷公司與各市場(chǎng)的主推社簽訂營(yíng)銷協(xié)議 → ②主推社組團(tuán)來(lái)到A公司景區(qū)時(shí)，景區(qū)售票員憑旅行社派團(tuán)單開(kāi)出團(tuán)體接待單，上面注明旅行社記賬人次和金額 → ③售票員根據(jù)團(tuán)體接待單登記營(yíng)業(yè)收入日?qǐng)?bào)表，在報(bào)表上登記應(yīng)收賬款金額 → ④售票員把團(tuán)體接待單結(jié)算聯(lián)和日?qǐng)?bào)表財(cái)務(wù)聯(lián)上交給A公司財(cái)務(wù)部稽核員 → ⑤稽核員審核日?qǐng)?bào)表并登記應(yīng)收賬款臺(tái)帳 → ⑥出納根據(jù)稽核員提供的應(yīng)收賬款金額開(kāi)具發(fā)票 → ⑦本市內(nèi)的旅行社由出納將發(fā)票親自送達(dá)催收款項(xiàng)，市外旅行社也由出納員通過(guò)快件寄給旅行社。
1、針對(duì)外地旅行社在景區(qū)利用團(tuán)隊(duì)優(yōu)惠價(jià)將散客拉入團(tuán)隊(duì)充人數(shù)的現(xiàn)象，我們規(guī)定，營(yíng)銷公司在和旅行社簽訂協(xié)議時(shí)必須明確約定：旅行社在景區(qū)辦理入園手續(xù)時(shí)必須向A公司提供派團(tuán)單，派團(tuán)單上必須明確注明該團(tuán)隊(duì)的人數(shù)，派團(tuán)單就是以后結(jié)算的依據(jù)，通過(guò)該措施有效避免了充團(tuán)現(xiàn)象。
2、針對(duì)公司財(cái)務(wù)部出納沒(méi)有充裕的時(shí)間來(lái)審核日?qǐng)?bào)表的現(xiàn)象，我們特意招聘了一名財(cái)務(wù)人員，專職負(fù)責(zé)稽核統(tǒng)計(jì)工作，其工作任務(wù)就是審核景區(qū)日?qǐng)?bào)表、審核旅行社派團(tuán)單、團(tuán)體接待單、優(yōu)惠單、免票單等原始憑證，并登記應(yīng)收賬款臺(tái)帳。從而扭轉(zhuǎn)了以前在報(bào)表審核中的薄弱環(huán)節(jié)，大大提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
3、針對(duì)外地旅行社的應(yīng)收賬款催收不力的現(xiàn)象，通過(guò)和營(yíng)銷公司溝通，專門制定了《關(guān)于明確門票應(yīng)收賬款催收的責(zé)任制的通知》，該通知的要點(diǎn)如下：
?、?、稽核統(tǒng)計(jì)員在月后1周內(nèi)完成應(yīng)收賬款的統(tǒng)計(jì)，并在完成當(dāng)日將應(yīng)收賬款清單傳遞給出納員開(kāi)具發(fā)票。如未按時(shí)完成，在當(dāng)月績(jī)效考核時(shí)扣稽核統(tǒng)計(jì)員5分。
②、出納員在收到稽核統(tǒng)計(jì)員傳遞來(lái)的應(yīng)收賬款清單后1日內(nèi)須開(kāi)具發(fā)票并將發(fā)票送達(dá)或寄達(dá)記賬單位。如未按時(shí)完成，在當(dāng)月績(jī)效考核時(shí)扣出納員5分。
?、邸l(fā)票送出或寄出1周后應(yīng)收賬款仍未到達(dá)A公司賬上，由出納員負(fù)責(zé)催收，連續(xù)催收3周后仍未到賬，出納員必須在當(dāng)天書面通告分管記賬單位的營(yíng)銷員，如未按時(shí)通告，在當(dāng)月績(jī)效考核時(shí)扣出納員5分。
?、?、分管記賬單位的營(yíng)銷員在收到出納員的通告后的1天內(nèi)須立即向記賬單位催收，連續(xù)催收3個(gè)月后仍未收回應(yīng)收賬款，則按下列方式進(jìn)行處理：應(yīng)收賬款在5000元之內(nèi)（含5000元）由營(yíng)銷員全額承擔(dān)；應(yīng)收賬款在5001-15000元，由營(yíng)銷員按超過(guò)5001元部分的80%承擔(dān)；其他金額由此類推。
⑤、會(huì)計(jì)員在次月15日前要將所有未到賬地應(yīng)收賬款列出明細(xì)報(bào)表，報(bào)送財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，如未及時(shí)報(bào)送，在當(dāng)月績(jī)效考核時(shí)扣會(huì)計(jì)員5分。
?。ㄈ⑽夜緫?yīng)收賬款財(cái)務(wù)管理流程再造所取得的成效
我公司通過(guò)對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行了財(cái)務(wù)管理流程再造后，明確了稽核統(tǒng)計(jì)員、出納員、營(yíng)銷員、會(huì)計(jì)員等各工作崗位相關(guān)人員的責(zé)任，并明確了相關(guān)的處罰措施。再造后的財(cái)務(wù)管理流程實(shí)施后，各崗位各負(fù)其責(zé)，扭轉(zhuǎn)了各崗位相互推諉扯皮的現(xiàn)象，使得應(yīng)收賬款的催收效果大為提高，也較好的完善了我公司銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制的缺陷。
四、財(cái)務(wù)管理流程再造的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)
1、由于各部門存在利益沖突，因此在沒(méi)有其他部門的配合下，財(cái)務(wù)管理流程再造往往不能成功。比如我們財(cái)務(wù)部就是在和營(yíng)銷公司進(jìn)行了溝通交流后，取得了營(yíng)銷公司的支持，才使得應(yīng)收賬款的財(cái)務(wù)管理流程再造得以順利實(shí)施。
2、由于財(cái)務(wù)管理流程再造是對(duì)原有管理模式的一種修正，在將舊模式拋棄之前，需要引入新的模式，因此必須通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)才能掌握新的管理模式。
3、在實(shí)施財(cái)務(wù)管理流程再造的過(guò)程中，必須和企業(yè)管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，提高對(duì)各類業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)化程度，減少人為因素的不足和缺陷。
