摘要：本文通過對三甲醫(yī)院付款業(yè)務流程的分析，提出醫(yī)院付款管理的關鍵應從對付款單據、付款審批、付款方式、付款金額、退貨、折扣與折讓等多方面進行審核，同時要加強醫(yī)院內部控制，避免或減少由于付款管理不當給醫(yī)院帶來損失。
關鍵詞：醫(yī)院 付款 內部控制
付款是指醫(yī)院在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應商辦理支付款項的過程。以衛(wèi)生材料為例，三甲醫(yī)院由于業(yè)務量大，對材料的需求也大，購入頻繁，加上供應商眾多，材料本身規(guī)格型號復雜，金額相差懸殊，一般采用采購入庫后1-3個月付款的管理模式，該模式能夠充分利用商業(yè)信用緩解醫(yī)院流動資金緊張的矛盾，節(jié)約資金成本，在日常工作中加強付款管理，完善付款流程，將各項措施落到實處，對醫(yī)院健康發(fā)展有重要意義。
一、三甲醫(yī)院材料采購與付款的一般流程
三甲醫(yī)院材料采購與付款的一般流程是：臨床科室根據業(yè)務需要提出采購申請→采購部門區(qū)分采購類型，匯總審核采購申請單→采購部門選擇供應商，訂立合同，發(fā)出采購訂單→供應商根據采購訂單提供材料物資并附送貨單、發(fā)票等資料→倉管部門根據合同、采購訂單、送貨單、發(fā)票等驗收入庫，編制入庫單→采購部門匯總整理發(fā)票、采購訂單、入庫單等單據，辦理相關審批手續(xù)→財務部門審核采購部門上報的付款申請資料→醫(yī)院領導對財務部門已審的付款資料進行重點審核→財務部門對醫(yī)院領導同意付款的業(yè)務選擇合適的付款方式，支付貨款→與供應商定期對賬，進行跟蹤管理。
二、三甲醫(yī)院付款管理的關鍵點
（一）對付款單據的審核
付款必須以真實發(fā)生的采購業(yè)務為依據，驗證應付款是否可以支付的關鍵憑證有采購訂單、入庫單、發(fā)票。財務部門應對照采購預算、合同、審批程序進行審核，以確認應支付貨款的金額和時間，如果三者不能相互核對，就要對差異進行追查。
1.采購訂單要以使用科室的申請為依據，記錄采購日期、品名、數量、規(guī)格、單價、供應商等信息，要連續(xù)編號并進行登記，同時注明對應的合同編號，以便核查。
2.審核入庫單。倉管部門要根據驗收制度和經批準的合同等采購文件對品種、數量、規(guī)格、質量及其他相關內容進行驗收，保證所購入的材料在質量、數量和品種上都與合同上訂明的條件相符。對于采購過程中的免費贈品，如1 000送1，或者免費的配套附件等，由于其價值已經體現在采購總價中，也必須辦理入庫手續(xù)。所有物資必須經過驗收入庫后才能領用，不經驗收入庫不得辦理資金結算手續(xù)。
3.審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性。如發(fā)票的抬頭、時間、數量、單價、金額是否填寫齊全；材料名稱是否具體、正確、清楚等。
（二）對付款審批程序的審核
對貨幣資金的支付，可以采用采購部門——財務部門——醫(yī)院領導的審批流程。每次支付材料物資款項時，都要經采購部門申請、財務部門審核無誤后，經醫(yī)院領導審批后才能付款。
1.由采購部門提出付款申請。采購人員首先核對相關單據，如發(fā)票、送貨單是否與倉管部門的入庫單一致，是否到達合同規(guī)定的付款期限，發(fā)票的折扣是否與合同相符，有關人員在單據上的簽名是否齊全等；采購部門的領導進行審核，對采購單據內容的真實性、合法性負責，上報財務部門審批。
2.財務部門對照采購預算、合同等資料對采購部門提交的付款申請材料進行全面審核，如審核采購預算、采購價格、付款時間等，上報醫(yī)院領導審批。
3.醫(yī)院領導根據職責、權限和程序對采購部門的付款申請進行重點審核，符合支付條件的進行審批，通知財務部門進行支付。
（三）對付款方式的審核
醫(yī)院應當根據國家有關支付結算的相關規(guī)定和實際情況選擇合理的付款方式，防范因付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全，除不足轉賬起點金額的款項可以支付現金外應通過銀行辦理轉賬。可采用的方式有轉賬支票、電匯、銀行匯票等。其中采用電匯的方式具有無金額起點限制，同城異地均可使用，能確?？铐椫苯痈吨凉痰你y行賬戶避免舞弊等明顯優(yōu)勢，在實際工作中應用較廣泛。醫(yī)院應建立采購部門和財務部門共享的詳細的供應商信息庫，包括單位名稱、單位地址、聯系人、開戶銀行、銀行賬戶等內容。如果出現供應商更改名稱、更改銀行賬戶等事項，必須提供有關的變更登記證明、變更后的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、經辦人員的身份證及委托書等證明材料。在供應商提出變更申請后，經采購部門、財務部門共同審核批準后才可以變更供應商檔案，防范因管理不嚴出現的資金問題和經濟糾紛。
（四）對付款金額的審核
在付款金額的審核中，首先要審核材料的價格，凡是經過國家、省招標過的一次性用品、高值及低值耗材，醫(yī)院必須按其招標的品種及價格采購，采購價格不得高于招標價格，如有違反，應追查原因。
其次要留意預付款問題。預付賬款是指醫(yī)院預付給商品供應單位或者服務提供單位的款項。在采購部門提出支付預付款時應進行審核，特別要關注款項支付的必要性和合理性，對于已經支付的預付款應定期追蹤核查，關注供應商履約交貨的情況，分析款項支付的期限，評估不可回收性的風險等。由于供應商數量眾多，財務人員不可能每筆業(yè)務付款時都核查是否有預付款項，因此采購人員要做好預付款信息備查登記，在提出付款申請時在付款發(fā)票上注明“部分貨款已預付”字樣提醒財務人員，防止雙重付款，避免給醫(yī)院造成不必要的經濟損失和經濟糾紛。
此外還要通過函證等方式定期與供應商對賬。如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨上可能存在的時間差等因素，醫(yī)院應付賬款的期末余額應與供應商的應收賬款余額一致。財務部門從供應商取得對賬單后，與應付賬款明細賬相核對（應減去對應的預付款項），如有差異應及時與供應商聯系，查明原因。
（五）對退貨、折扣與折讓的審核
醫(yī)院的采購部門與倉管部門應建立退貨管理制度，在簽訂采購合同時應對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，維護醫(yī)院的自身權益。倉管部門如對貨物驗收不合格應立即報告記錄，采購管理部門向供應商提出退貨、折扣與折讓的要求后，編制相關的明細表上報財務部門，財務部門復核并經醫(yī)院領導批準后對應付賬款的金額進行調整。
三、三甲醫(yī)院付款管理的內部控制
（一）根據實際情況建立有效的內部控制制度
明確劃分各崗位的職責和權限范圍，每一環(huán)節(jié)都應有兩名或以上人員分工負責，實行定期崗位輪換，建立從申購到付款環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的動態(tài)機制。根據各司其職、各負其責的原則，對業(yè)務經辦、授權批準、財產保管、會計記錄、稽核檢查等崗位建立相互牽制的工作制度。實行崗位分離，如采購申請與審批、合同訂立與審核、采購與驗收、驗收與會計記錄、付款審批與付款執(zhí)行等不相容職務相互分離，使關鍵崗位的工作受到監(jiān)督，防止串通舞弊。
（二）建立標準化的業(yè)務處理流程
明確授權與審批程序，規(guī)定付款審批人員及其審批權限、審批金額額度、審批級次和流程，避免由于人員變動影響內部控制制度實施的效率與效果。采購部門、倉管部門、財務部門、醫(yī)院領導都應對采購、入庫驗收、付款等業(yè)務的真實性、合規(guī)性及資料的完整性進行復核審查，在自身授權范圍內通過在發(fā)票背面簽署意見并簽字或蓋章做出同意或不同意付款的決定。制定應付款項定期清理制度，對長期無人追索的款項進行調查分析，確屬不需支付的款項，報醫(yī)院領導批準后從應付賬款轉出。
（三）加強對相關資料的審計工作
加強對合同的審計，重點在合同的真實性、合同條款的嚴密性、合規(guī)性、合法性，如發(fā)現合同有缺陷、遺漏等條款要及時糾正；監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，防止供應商超合同供應，防止未到付款期提前付款。定期終止沒有業(yè)務聯系的供應商，清理供應商檔案，防止串戶、錯記、弄虛作假等問題的發(fā)生，但不要刪除這些信息，另外備份與這些供應商有關的付款歷史信息。
（四）依托醫(yī)院信息化管理系統的平臺，建立高效的會計系統
將會計系統與醫(yī)院的物流管理系統進行對接，實時全面地記錄和反映醫(yī)院從申購到付款各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，對采購申請、采購合同、采購訂單、驗收證明、入庫單、退換貨情況、供應商信息等資料都應實現在網上同步核查，確保會計記錄與相關的采購記錄、倉管記錄等一致。另外將會計系統與醫(yī)院的收費系統進行對接，通過定期對材料的購入數量、領用數量、收費數量的相互核對確保付款對應的采購業(yè)務真實發(fā)生，如果某項材料的購入數量遠大于領用數量或收費數量，就需要深入細致地了解具體原因，看是否存在虛假交易串通舞弊等問題。X
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