摘要】筆者就“收費(fèi)票據(jù)管理軟件系統(tǒng)”在全國(guó)工商系統(tǒng)中的應(yīng)用效果作一探討。該軟件經(jīng)過(guò)2003年以來(lái)的運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)了收費(fèi)票據(jù)管理工作整體水平的提高,基本上達(dá)到了預(yù)期目的。
加強(qiáng)和規(guī)范收費(fèi)票據(jù)管理,從根本上是解決運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),堵塞收費(fèi)管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞,實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,是工商系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的有效措施。
一、該收費(fèi)票據(jù)管理軟件的基本情況
該收費(fèi)票據(jù)軟件是大連科藝電子公司根據(jù)國(guó)家工商行政管理總局的要求,本著“立足工商行政管理系統(tǒng),充分體現(xiàn)工商行政管理特色”的原則,針對(duì)工商行政管理系統(tǒng)內(nèi)收費(fèi)票據(jù)管理業(yè)務(wù),即對(duì)收費(fèi)票據(jù)使用計(jì)劃、發(fā)放、領(lǐng)用、核算、結(jié)報(bào)、繳銷(xiāo)、統(tǒng)計(jì)分析等全過(guò)程實(shí)施系統(tǒng)性管理研究開(kāi)發(fā)的。它具有以下功能和特點(diǎn):
(一)可以完成票據(jù)的計(jì)劃、發(fā)放、領(lǐng)用、繳銷(xiāo)、結(jié)報(bào)、銷(xiāo)毀、年度結(jié)轉(zhuǎn)等全過(guò)程的管理
可以根據(jù)該軟件提供的計(jì)劃表樣制定票據(jù)使用計(jì)劃;可以“本”(份)為單位,按票據(jù)號(hào)碼登記從有關(guān)部門(mén)領(lǐng)取的收費(fèi)票據(jù)數(shù)量;可以“本”(份)為單位對(duì)下屬單位進(jìn)行發(fā)放,能夠按照每次的發(fā)放信息自動(dòng)生成收費(fèi)票據(jù)領(lǐng)用單,并可打印輸出;對(duì)已發(fā)放的收費(fèi)票據(jù)(由于工作失誤)可以進(jìn)行全部、部分取消,還可以對(duì)已發(fā)出的票據(jù)(多領(lǐng))進(jìn)行返還、作廢處理;提供批次、逐本、逐頁(yè)等多種繳銷(xiāo)方式,其中逐頁(yè)繳銷(xiāo)自動(dòng)生成收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼,并按每次的收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)信息自動(dòng)生成收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)單,打印輸出;可以處理同一張收費(fèi)票據(jù)收取多項(xiàng)收費(fèi)項(xiàng)目的繳銷(xiāo);可按照自動(dòng)歸集下屬收費(fèi)票據(jù)使用單位的繳銷(xiāo)信息,形成結(jié)報(bào)信息,然后以軟盤(pán)、電子郵件等形式上報(bào)主管單位,還可以打印輸出;能夠建立銷(xiāo)毀收費(fèi)票據(jù)檔案,記載核準(zhǔn)銷(xiāo)毀收費(fèi)票據(jù)的銷(xiāo)毀信息;還可以將年末未使用的收費(fèi)票據(jù)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)至下年,形成下年度的年初結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)。
(二)提供收費(fèi)票據(jù)總賬、明細(xì)賬、收費(fèi)票據(jù)多欄賬、收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)明細(xì)賬、收費(fèi)票據(jù)存根繳銷(xiāo)明細(xì)賬等多種賬簿形式
收費(fèi)票據(jù)總賬按月份記錄和反映本單位領(lǐng)取、發(fā)出、返還、繳銷(xiāo)、作廢、結(jié)存的本(份)數(shù)、金額以及作廢的總體情況;收費(fèi)票據(jù)明細(xì)賬則記錄和反映本單位每次領(lǐng)用、發(fā)出、返還、繳銷(xiāo)數(shù)量和金額、作廢以及結(jié)存的明細(xì)發(fā)生情況;領(lǐng)用單位票據(jù)明細(xì)賬是記錄和反映該各收費(fèi)票據(jù)領(lǐng)用單位每次領(lǐng)取、返還、繳銷(xiāo)數(shù)量和金額、作廢以及結(jié)存的明細(xì)發(fā)生情況;票據(jù)多欄明細(xì)賬是以票據(jù)領(lǐng)用單、票據(jù)繳銷(xiāo)單、票據(jù)返還單、票據(jù)結(jié)報(bào)單等原始單據(jù)為依據(jù),記錄和反映各單位每次領(lǐng)取、返還、繳銷(xiāo)、作廢、結(jié)存情況。收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)明細(xì)賬是記錄和反映所屬各單位繳銷(xiāo)票據(jù)的起止號(hào)碼、繳銷(xiāo)金額、作廢、代繳情況;收費(fèi)票據(jù)存根繳銷(xiāo)明細(xì)賬是記錄和反映所屬各單位每次繳銷(xiāo)票據(jù)存根的起止號(hào)碼和本數(shù)情況 。以上各種賬簿可以打印輸出。
(三)提供收費(fèi)票據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析功能
可以根據(jù)該軟件提供的表樣制定年度票據(jù)使用計(jì)劃表;該軟件提供收費(fèi)票據(jù)總的庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)表;提供所屬各領(lǐng)用單位收費(fèi)票據(jù)庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)表;還可以利用該軟件提供的報(bào)表函數(shù),自由定義各種結(jié)構(gòu)復(fù)雜的報(bào)表格式,對(duì)表內(nèi)數(shù)據(jù)項(xiàng)定義公式運(yùn)算;并具有拷貝功能,還可以按收費(fèi)類(lèi)別對(duì)一種收費(fèi)票據(jù)收取多項(xiàng)費(fèi)用的情況進(jìn)行收費(fèi)金額的統(tǒng)計(jì)。
(四)滿(mǎn)足收費(fèi)票據(jù)的各種查詢(xún)需要
可以按部門(mén)、收費(fèi)票據(jù)種類(lèi)、收費(fèi)票據(jù)起止號(hào)碼等進(jìn)行任意時(shí)間段收費(fèi)票據(jù)登記、領(lǐng)用、返還、結(jié)報(bào)、繳銷(xiāo)、庫(kù)存信息的查詢(xún);如果有網(wǎng)絡(luò)支持,真正可以實(shí)現(xiàn)“足不出戶(hù)”便可以將所屬管轄票據(jù)的全部情況掌握在手的夢(mèng)想。
(五)收費(fèi)票據(jù)管理系統(tǒng)可以獨(dú)立使用,也可以與賬表系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)集成使用
按照會(huì)計(jì)核算周期要求,收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)和結(jié)報(bào)等收費(fèi)情況可以通過(guò)該系統(tǒng)與會(huì)計(jì)收費(fèi)賬目進(jìn)行自動(dòng)校對(duì),從技術(shù)上保障票款分離,票款相互制約。
(六)其他輔助功能
1.票據(jù)的領(lǐng)用、繳銷(xiāo),如果出現(xiàn)重復(fù)信息,該軟件將自動(dòng)過(guò)濾,保證領(lǐng)用、繳銷(xiāo)信息的準(zhǔn)確、無(wú)誤。
2.票據(jù)的領(lǐng)用日期必須后于登記日期,繳銷(xiāo)日期必須后于領(lǐng)用日期。
3.能夠解決因日常收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)時(shí)整本票據(jù)未使用完,僅繳銷(xiāo)收費(fèi)票據(jù)金額,待整本收費(fèi)票據(jù)全部使用完畢后才繳銷(xiāo)收費(fèi)票據(jù)存根的問(wèn)題。
4.對(duì)本單位庫(kù)存的收費(fèi)票據(jù),如果已不再使用或者已經(jīng)被損壞不能使用,可以進(jìn)行作廢處理。
5.對(duì)于保管到期或因其他原因需要銷(xiāo)毀的收費(fèi)票據(jù),可以進(jìn)行登記存檔。
二、收費(fèi)票據(jù)管理軟件在票據(jù)管理工作中,能夠?qū)崿F(xiàn)以下工作目標(biāo)
(一)票據(jù)管理層次清晰
從財(cái)政、省局、市局、分局、工商所票據(jù)分級(jí)管理;基層工商管理所的票據(jù)員、工商分局財(cái)務(wù)科票據(jù)管理員、市局、省局財(cái)務(wù)處票據(jù)管理會(huì)計(jì)職責(zé)、權(quán)限清楚。各級(jí)票據(jù)管理員對(duì)票據(jù)的領(lǐng)取、發(fā)放、結(jié)報(bào)、繳銷(xiāo)、核對(duì)等工作都能層層負(fù)責(zé),使收費(fèi)環(huán)節(jié)的管理更加嚴(yán)密、合理、科學(xué)。
(二)票據(jù)管理工作全面細(xì)致
該收費(fèi)票據(jù)管理軟件能夠完成票據(jù)的計(jì)劃、發(fā)放、領(lǐng)用、繳銷(xiāo)、結(jié)報(bào)、銷(xiāo)毀、年度結(jié)轉(zhuǎn)等全過(guò)程的管理,因而可以使管理者從不同角度及時(shí)了解票據(jù)的使用和管理情況,無(wú)論是哪種票據(jù)、哪本票據(jù);哪個(gè)分局、哪個(gè)工商所;無(wú)論是哪年、哪月、哪日,如果有網(wǎng)絡(luò)支持均可掌握票據(jù)的使用和轄區(qū)業(yè)戶(hù)繳費(fèi)的全部情況。
(三)票據(jù)管理的工作效率得到極大提高
以前票據(jù)的領(lǐng)用、繳銷(xiāo)都是手工登記,工作量大、效率低。由于收費(fèi)票據(jù)管理軟件自動(dòng)完成票據(jù)登記和繳銷(xiāo)等工作,因而票管員將擺脫繁雜的重復(fù)性工作,更有精力從事管理工作;會(huì)計(jì)人員則可以通過(guò)收費(fèi)系統(tǒng)上傳的收費(fèi)信息自動(dòng)生成記賬憑證,自動(dòng)檢驗(yàn)票款的一致性,使工作效率得到極大提高。
(四)避免以往手工記賬容易出現(xiàn)的漏記、誤記等錯(cuò)誤
由于該收費(fèi)票據(jù)軟件增設(shè)了“票據(jù)的領(lǐng)用日期后于登記日期,繳銷(xiāo)日期后于領(lǐng)用日期”、“自動(dòng)過(guò)濾票據(jù)領(lǐng)用、繳銷(xiāo)的重復(fù)信息,保證領(lǐng)用、繳銷(xiāo)信息的準(zhǔn)確、無(wú)誤”等功能,因而能夠避免以往手工記賬容易出現(xiàn)的漏記、誤記等錯(cuò)誤。
(五)從根本上解決和堵塞收費(fèi)管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞
由于手工記賬,票據(jù)管理滯后于收費(fèi)會(huì)計(jì)核算,致使票據(jù)和收費(fèi)之間在管理上不能在當(dāng)月形成制約關(guān)系,只能等到年底進(jìn)行票據(jù)繳銷(xiāo)和清查時(shí)才能發(fā)現(xiàn)票款是否一致,票據(jù)管理工作比較被動(dòng)。而從沈陽(yáng)市工商局使用的票據(jù)管理軟件的情況看,完全可以做到按月繳銷(xiāo),這樣,票據(jù)繳銷(xiāo)和收費(fèi)會(huì)計(jì)核算周期一致(按月),這就可以達(dá)到票、款一致的目的,形成票款之間相互制約的關(guān)系,出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)發(fā)現(xiàn),及時(shí)解決;如果工商所和收費(fèi)大廳都采用沈陽(yáng)工商局使用的收費(fèi)管理系統(tǒng),還可以完成定費(fèi)、收費(fèi)、管理三分離的管理模式,杜絕管理過(guò)程中出現(xiàn)的“人情費(fèi)”;如果有網(wǎng)絡(luò)支持,并與收費(fèi)票據(jù)管理系統(tǒng)相聯(lián)接,同時(shí)通過(guò)收費(fèi)系統(tǒng)中的票據(jù)管理和上級(jí)票據(jù)管理接口,那就可以控制整個(gè)收費(fèi)情況,市局也可以比較方便地獲得全市各分局的收費(fèi)情況。避免基層所收費(fèi)不及時(shí)上繳、少收、多收、漏收等現(xiàn)象,從源頭上堵塞管理過(guò)程中的漏洞。
(六)促進(jìn)票據(jù)管理整體水平的提高
收費(fèi)票據(jù)管理軟件提供了高效率的技術(shù)支持,能夠保證收費(fèi)票據(jù)繳銷(xiāo)與會(huì)計(jì)核算同步進(jìn)行,使各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)票據(jù)管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)一樣實(shí)現(xiàn)月清。票款相互制約的作用,有效地控制了少收、漏收等現(xiàn)象的發(fā)生,使“應(yīng)收盡收”真正落到實(shí)處。
三、運(yùn)用收費(fèi)票據(jù)管理系統(tǒng)軟件,全面提升收費(fèi)票據(jù)管理水平
(一)轉(zhuǎn)變觀念。從過(guò)去單純的保管員、記賬員轉(zhuǎn)化為集審查、核算、監(jiān)督為一身的管理者。
(二)創(chuàng)建和優(yōu)化新的票據(jù)管理與結(jié)報(bào)制度,使票據(jù)管理工作進(jìn)一步系統(tǒng)化、程序化、規(guī)范化和科學(xué)化。
通過(guò)壓縮和改變票據(jù)繳銷(xiāo)與結(jié)報(bào)制度,避免和減少資金在基層的滯留時(shí)間,使市局能更準(zhǔn)確、更全面地掌握全系統(tǒng)的收費(fèi)情況;通過(guò)建立票據(jù)核銷(xiāo)與收費(fèi)會(huì)計(jì)核算對(duì)賬制度,及時(shí)為內(nèi)部審計(jì)提供線索。
(三)加大對(duì)票據(jù)和收費(fèi)環(huán)節(jié)的管理力度,用科學(xué)的方法和創(chuàng)新的思想,全面提升票據(jù)管理工作水平。
孫群玫
