摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進(jìn)入了信息社會(huì)和知識(shí)時(shí)代。面對(duì)市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈的新形勢，秘書的工作重點(diǎn)也由比較單一的事務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槭聞?wù)與參謀并重，工作方式由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。傳統(tǒng)的工作觀念、工作方式已經(jīng)適應(yīng)不了新形勢的發(fā)展需求。本文主要針對(duì)如何提升秘書人員自身的職業(yè)能力進(jìn)行論述，希望能進(jìn)一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關(guān)鍵詞：預(yù)算；決算；管理
工程造價(jià)俗稱工程預(yù)決算，是對(duì)建筑工程項(xiàng)目所需各種材料、人工、機(jī)械消耗量及耗用資金的核算，是國家基本建設(shè)投資及建設(shè)項(xiàng)目施工過程中一項(xiàng)要求工作。建筑行業(yè)流行一句話：是賠是賺，全在預(yù)算。這句話，充分證明了工程預(yù)決算對(duì)于工程施工單位舉足輕重的作用。
一、工程預(yù)決算的主要內(nèi)容
(1)在項(xiàng)目建議書階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的初步投資估算，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，作為擬建項(xiàng)目列入國家中長期計(jì)劃和開展前期工作的控制造價(jià)。
(2)在項(xiàng)目可行性研究階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的投資估算，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，作為該項(xiàng)目的控制造價(jià)。
(3)在初步設(shè)計(jì)階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的初步設(shè)計(jì)總概算，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，即作為擬建項(xiàng)目工程造價(jià)的最高限額。
(4)在施工圖設(shè)計(jì)階段，按規(guī)定編制施工圖預(yù)算，用以核實(shí)施工圖階段預(yù)算造價(jià)是否超過批準(zhǔn)的初步設(shè)計(jì)概算。
(5)對(duì)以施工圖預(yù)算為基礎(chǔ)實(shí)施招標(biāo)的工程，承包合同價(jià)也是以經(jīng)濟(jì)合同形式確定的建筑安裝工程造價(jià)。
(6)在工程實(shí)施階段要按照承包方實(shí)際完成的工程量，以合同價(jià)為基礎(chǔ)，同時(shí)考慮因物價(jià)變動(dòng)所引起的造價(jià)變更，以及設(shè)計(jì)中難以預(yù)計(jì)的而在實(shí)施階段實(shí)際發(fā)生的工程和費(fèi)用，合理確定結(jié)算價(jià)。
(7)在竣工驗(yàn)收階段，全面匯集在工程建設(shè)過程中業(yè)主實(shí)際花費(fèi)的全部費(fèi)用，編制竣工決算，如實(shí)體現(xiàn)建設(shè)工程的實(shí)際造價(jià)。
二、何為工程預(yù)決算的控制
所謂工程預(yù)決算的有效控制，就是在優(yōu)化建設(shè)方案、設(shè)計(jì)方案的基礎(chǔ)上，在建設(shè)程序的各個(gè)階段，采用一定的方法和措施將工程造價(jià)的發(fā)生控制在合理的范圍和核定的造價(jià)限額以內(nèi)。以設(shè)計(jì)階段為重點(diǎn)的建設(shè)全過程造價(jià)控制。
三、如何有效進(jìn)行工程預(yù)決算的控制
1、加強(qiáng)合同管理
合同交底要及時(shí)。在合同簽定后，要及時(shí)組織項(xiàng)目班子成員進(jìn)行合同交底。要讓合同的執(zhí)行者真真了解合同的內(nèi)容和相關(guān)約束條款，劃定的施工范圍及甲乙雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)等，特別是一些相關(guān)經(jīng)濟(jì)的條款，諸如：合同的簽定方式；變更簽證如何辦理等。真真了解了合同內(nèi)容，項(xiàng)目施工管理人員才能真真完成履約過程。
2、加強(qiáng)施工圖預(yù)算管理
合同簽定后，在拿到施工圖紙后，應(yīng)立即動(dòng)手編制施工圖預(yù)算。在編制施工圖預(yù)算時(shí)，要與施工組織設(shè)計(jì)相聯(lián)系，因?yàn)槭┕D預(yù)算已經(jīng)與實(shí)際施工相結(jié)合起來，已經(jīng)要切實(shí)考慮到采取何種施工方案能夠降低成本，獲取最大利潤。對(duì)于施工作業(yè)層編制的施工圖預(yù)算，可以作為施工過程中進(jìn)行工程進(jìn)度款撥付的控制依據(jù)，以避免超付工程款現(xiàn)象的發(fā)生。另外，每個(gè)工程項(xiàng)目都應(yīng)該做好施工圖預(yù)算編制工作的管理。
3、加強(qiáng)施工組織設(shè)計(jì)的編制
施工組織設(shè)計(jì)是用以指導(dǎo)施工準(zhǔn)備乃至施工全過程的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件。每個(gè)工程項(xiàng)目在施工前一定要編制出完善、切實(shí)可行的施工組織設(shè)計(jì)或施工方案。它不僅能夠指導(dǎo)施工，而且對(duì)工程造價(jià)的影響至關(guān)重要，采用的施工方案不同，所發(fā)生的成本費(fèi)用就不同，甚至相差很大。這就要求我們重視施工組織設(shè)計(jì)的編制。
4、做好現(xiàn)場的簽證資料工作
(1)在工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，由于施工過程的復(fù)雜和設(shè)計(jì)深度、質(zhì)量等方面原因，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工程量、地質(zhì)、進(jìn)度的變化，工程承發(fā)包雙方在執(zhí)行合同中需要修改變動(dòng)的部分，須經(jīng)雙方同意，并采用書面形式予以記錄。 合同、報(bào)價(jià)中中未包括的工程項(xiàng)目和費(fèi)用，必須及時(shí)辦理現(xiàn)場簽證，以免事后補(bǔ)簽而造成結(jié)算困難。
(2)對(duì)于施工現(xiàn)場的變更簽證工作，我們要做到：及時(shí)根據(jù)情況的發(fā)生，編寫出工程簽證單或是工程技術(shù)洽商聯(lián)系單；在工程簽證單或工程技術(shù)洽商聯(lián)系單填寫方面我們要做到全面準(zhǔn)確；在對(duì)簽證單、洽商單、會(huì)議紀(jì)要的闡述中，一定要有技巧；在簽證單、洽商記錄、會(huì)議紀(jì)要的陳述中，一定要注意與合同條款的一致性，結(jié)算審計(jì)的基礎(chǔ)就是受法律保護(hù)的合同；各種簽證資料必須要有現(xiàn)場負(fù)責(zé)的監(jiān)理工程師、業(yè)主專業(yè)工程師（業(yè)主現(xiàn)場工程師）的簽字確認(rèn)。如果有必要，還要聯(lián)系到設(shè)計(jì)代表的簽字。
5、做好結(jié)算中的單價(jià)處理
(1)在投標(biāo)書的編制時(shí)就要注意使用不平衡報(bào)價(jià)法。投標(biāo)前應(yīng)多了解信息，通過技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)分析，要對(duì)有可能變更部分的單價(jià)要進(jìn)行專門分析、討論后再定奪所報(bào)單價(jià)。另外，投標(biāo)時(shí)的編制說明也很關(guān)鍵。
(2)如果投標(biāo)中出現(xiàn)了失誤，就一定要在工程施工過程中想辦法爭取變更，材料的變換、品牌的更換等等。對(duì)于原合同內(nèi)沒有的單價(jià)，要爭取報(bào)價(jià)的主動(dòng)性。
(3)對(duì)于一些工程量相對(duì)報(bào)價(jià)清單變化較大的變更，如果原單價(jià)報(bào)低了，我們一定要爭取調(diào)整其單價(jià)，同時(shí)，還可對(duì)工期、措施費(fèi)等方面做出相應(yīng)的索賠，但不一定要單獨(dú)打索賠報(bào)告，引起業(yè)主的敏感及抵觸，可以在結(jié)算單價(jià)的編報(bào)中做出合理的計(jì)算及說明。
6、做好現(xiàn)場的索賠工作
在施工過程中，往往都會(huì)出現(xiàn)合同內(nèi)容之外的自然因素、社會(huì)因素引起工程發(fā)生事故或拖延工期等，我們在施工現(xiàn)場要根據(jù)施工合同做好工程項(xiàng)目的索賠工作。加強(qiáng)管理，加強(qiáng)合同意識(shí)，提高索賠的管理水平，對(duì)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著重要的作用。
7、竣工結(jié)算管理
一個(gè)項(xiàng)目竣工后，我們一定要及時(shí)編報(bào)出完整而又合理的工程竣工結(jié)算書。整理好全套資料，組織好熟悉施工現(xiàn)場的技術(shù)力量，做好對(duì)工程結(jié)算審核、審計(jì)工作的配合。
參考文獻(xiàn)：
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