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深化采購管理 實(shí)現(xiàn)降本增效——淮南礦業(yè)集團(tuán)采購流程降本增效工作的思考

摘 要:本文針對(duì)淮南礦業(yè)集團(tuán)采購流程降本增效工作指出了作者自己的看法和具體工作做法。

關(guān)鍵詞:降本增效、計(jì)劃管理、采購管理


2012年一季度以來,受宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的影響,煤炭供需關(guān)系發(fā)生逆轉(zhuǎn),煤價(jià)普遍下降,加之“北煤南運(yùn)”、“西煤東運(yùn)”通道運(yùn)力增加,以及北方煤和進(jìn)口煤通過“海進(jìn)江”侵入內(nèi)陸地區(qū),淮南礦業(yè)集團(tuán)的傳統(tǒng)市場(chǎng)受到?jīng)_擊,原有的地域優(yōu)勢(shì)已逐步減弱,企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。
  為應(yīng)對(duì)嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢(shì),淮南礦業(yè)集團(tuán)2012年年初提出企業(yè)從以外延為主的高速發(fā)展階段,進(jìn)入外延與內(nèi)涵并重發(fā)展的新階段,要求全面確立以效益為中心的管理思想。物資供銷分公司作為集團(tuán)公司的物資采購和管理部門,年采購額90億元左右, 2012年年初就明確提出“采購節(jié)約的每一分錢都是企業(yè)的純利潤”,在分公司內(nèi)部實(shí)施了一系列降低采購成本的有效措施,并取得了很好的效果。較2011年年底和2012年年初相比:2012年全年綜合采購價(jià)格降低4%,節(jié)約采購資金3.82億元;2102全年自儲(chǔ)資金平均占用較指標(biāo)下降1.04億元;全年平均負(fù)債17.29億元,使用承兌匯票51.09億元,節(jié)約融資費(fèi)用近4億元。
  進(jìn)入2013年以來,煤價(jià)持續(xù)下滑,企業(yè)降本增效的任務(wù)更加艱巨,集團(tuán)公司也對(duì)物資采購管理提出了更高的要求。物資供銷分公司為了確保實(shí)現(xiàn)降本增效的管理目標(biāo),必須要在原有的基礎(chǔ)上繼續(xù)深化管理,圍繞計(jì)劃、儲(chǔ)備、價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)商管理以及資金支付等采供管理的重要環(huán)節(jié)開展全方位、全過程、全員參與的降本增效活動(dòng)。可以從以下幾個(gè)方面,抓好降本增效具體工作:
1、計(jì)劃管理方面
  引導(dǎo)采供流程各環(huán)節(jié)都來關(guān)注計(jì)劃,加大計(jì)劃溯源管理,提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性;加大計(jì)劃分析、考核問責(zé)力度,提高計(jì)劃領(lǐng)用率,最大程度降低因計(jì)劃不準(zhǔn)確造成的物資積壓。
1.1強(qiáng)化對(duì)各礦(處、公司)計(jì)劃源頭的管理
1.1.1 提高計(jì)劃超前性、集中度。促使各礦(處、公司)超前考慮計(jì)劃,減少急用物資采購,降低保供成本;對(duì)已經(jīng)制定消耗定額和掌握消耗規(guī)律的物資,要求每月初集中提報(bào)計(jì)劃,形成批量采購,降低采購成本,提高工作效率。
   
個(gè)人簡(jiǎn)介:劉立魁,男,1973.11-,安徽蒙城人,經(jīng)濟(jì)師,主要研究方向采購管理

1.1.2、提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性。引導(dǎo)和督促各礦(處、公司)依據(jù)生產(chǎn)實(shí)際需求合理提報(bào)計(jì)劃,盡可能減少因計(jì)劃數(shù)量、需用時(shí)間不準(zhǔn)確造成的積壓浪費(fèi),盡可能減少因檔次過高造成的功能性浪費(fèi)。
1.1.3、強(qiáng)化考核??梢赃m時(shí)啟動(dòng)對(duì)各礦(處、公司)計(jì)劃領(lǐng)用率的考核;對(duì)計(jì)劃物資到貨后長(zhǎng)期不領(lǐng)用的要分析原因,強(qiáng)化責(zé)任追究;研究消耗規(guī)律,對(duì)新材料、新設(shè)備投入使用后的消耗情況重點(diǎn)監(jiān)管,對(duì)使用單位提出使用偏好的物資消耗情況動(dòng)態(tài)定量分析,對(duì)存在問題的給予嚴(yán)肅處理,力爭(zhēng)杜絕人為因素造成的異常消耗。
1.2 強(qiáng)化采購流程各環(huán)節(jié)的計(jì)劃管理
1.2.1 流程各環(huán)節(jié)工作人員要充分利用信息化手段,結(jié)合歷史消耗、儲(chǔ)備等信息,提高計(jì)劃處理的質(zhì)量。
1.2.2 加強(qiáng)比價(jià)物資計(jì)劃審核。對(duì)于頻繁比價(jià)的物資,分析計(jì)劃提報(bào)頻率、采購次數(shù)、采購金額等因素,集中提報(bào)計(jì)劃形成批量采購,以集中采購的優(yōu)勢(shì)降低采購價(jià)格,以適度儲(chǔ)備降低物流配送費(fèi)用。
1.2.3 強(qiáng)化對(duì)計(jì)劃審核把關(guān)不嚴(yán)的責(zé)任追究,對(duì)于到貨物資長(zhǎng)期積壓的將追究計(jì)劃審核人員的連帶責(zé)任。
2 、儲(chǔ)備管理方面
  加強(qiáng)儲(chǔ)備監(jiān)管,進(jìn)一步優(yōu)化儲(chǔ)備結(jié)構(gòu),提高儲(chǔ)備資金利用率;增加消耗性材料和配件的寄售儲(chǔ)備,力爭(zhēng)寄售延伸到供應(yīng)站的物資在品種和金額上翻一番。
2.1強(qiáng)化儲(chǔ)備監(jiān)管
2.1.1 強(qiáng)化儲(chǔ)備動(dòng)態(tài)監(jiān)管。在定期對(duì)自有儲(chǔ)備分析的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)動(dòng)態(tài)的儲(chǔ)備分析和監(jiān)管工作,重點(diǎn)是對(duì)無效儲(chǔ)備進(jìn)行分析、考核問責(zé)并及時(shí)清理。
2.1.2 加大對(duì)儲(chǔ)備資金預(yù)算目標(biāo)的考核力度。對(duì)超出儲(chǔ)備預(yù)算目標(biāo)20%的扣除全部掛鉤效益工資,通過加大考核強(qiáng)化管理人員的儲(chǔ)備成本意識(shí)。
2.2合理優(yōu)化儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)
2.2.1 合理安排儲(chǔ)備布局,優(yōu)化儲(chǔ)備結(jié)構(gòu),根據(jù)消耗規(guī)律合理確定庫存物資品種和數(shù)量,提高儲(chǔ)備資金利用率。
2.2.2 加大消耗性材料及配件的寄售儲(chǔ)備量。對(duì)消耗量較大的材料、煤礦生產(chǎn)重要設(shè)備配件加大寄售儲(chǔ)備量。
2.2.3 拓展寄售向供應(yīng)站延伸物資的品種,力爭(zhēng)寄售延伸品種和金額上翻一番。
3、價(jià)格管理方面
   夯實(shí)價(jià)格管理基礎(chǔ),加強(qiáng)大宗物資市場(chǎng)調(diào)研,提高標(biāo)底價(jià)測(cè)算的能力,積極推進(jìn)技術(shù)經(jīng)濟(jì)一體化,堅(jiān)持性價(jià)比最優(yōu)化原則,處理好質(zhì)量與價(jià)格之間的關(guān)系,將價(jià)格做實(shí)。
3.1夯實(shí)價(jià)格管理基礎(chǔ),加強(qiáng)價(jià)格信息化管理??梢越r(jià)格查詢綜合管理平臺(tái),在市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上,將重要設(shè)備的分項(xiàng)報(bào)價(jià)、加工件的成本構(gòu)成、歷史采購信息、重點(diǎn)物資的主要原材料構(gòu)成等信息錄入平臺(tái)信息庫,做實(shí)價(jià)格管理的基礎(chǔ)工作。
3.2 加強(qiáng)價(jià)格對(duì)標(biāo)管理。重點(diǎn)物資在上年對(duì)標(biāo)的基礎(chǔ)上,擴(kuò)大對(duì)標(biāo)品種覆蓋面,品種擴(kuò)大一倍,并力爭(zhēng)在標(biāo)桿單位中對(duì)標(biāo)物資最低價(jià)率不低于85%。對(duì)配置復(fù)雜、價(jià)格不透明或長(zhǎng)期獨(dú)家供貨的物資,加強(qiáng)對(duì)標(biāo)和調(diào)研,摸清行情,將價(jià)格做實(shí)。
3.3加強(qiáng)比價(jià)物資價(jià)格管理。控制零星比價(jià),擴(kuò)大采購批量,獲得價(jià)格優(yōu)惠,提高工作效率。適時(shí)發(fā)起報(bào)價(jià),及時(shí)更新價(jià)格庫,力求采購價(jià)格與市場(chǎng)同步。細(xì)化比價(jià)過程,可以考慮對(duì)比價(jià)采購物資價(jià)格談判的權(quán)限進(jìn)一步上提。
3.4 加強(qiáng)招(議)標(biāo)物資價(jià)格管理。設(shè)備招標(biāo)采購時(shí),綜合考慮設(shè)備單價(jià)與配件價(jià)格的比例關(guān)系,對(duì)設(shè)備性價(jià)比進(jìn)行綜合判斷,對(duì)后期采購提供性價(jià)比指導(dǎo)。對(duì)技術(shù)含量低、供應(yīng)商家數(shù)多的一般性物資,在確保供應(yīng)的前提下,加大對(duì)供應(yīng)商的淘汰力度,實(shí)現(xiàn)充分競(jìng)爭(zhēng)。
實(shí)施標(biāo)底價(jià)與中標(biāo)價(jià)差異分析制度,提高相關(guān)人員的價(jià)格判斷力。
3.5 把握好大宗物資的價(jià)格波動(dòng)情況。對(duì)大宗材料性物資,時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)形勢(shì)和價(jià)格波動(dòng)情況,在權(quán)衡資金占用和庫存量的基礎(chǔ)上,合理選擇采購時(shí)機(jī),以低價(jià)多進(jìn)、高價(jià)少購來降低采購成本。
4、質(zhì)量管理方面
  質(zhì)量與價(jià)格管理做到集成,推進(jìn)采購物資的性價(jià)比最優(yōu)化;擴(kuò)大質(zhì)量監(jiān)督抽查范圍;對(duì)采購物資實(shí)施質(zhì)量跟蹤,確保滿足規(guī)定要求。
4.1質(zhì)量與價(jià)格管理要相互融合,做到集成管理。堅(jiān)持以產(chǎn)品質(zhì)量為基礎(chǔ),統(tǒng)籌抓好產(chǎn)品質(zhì)量與價(jià)格的管理。對(duì)價(jià)格有所下調(diào)的物資,要加大質(zhì)量監(jiān)管力度,確保降價(jià)不降質(zhì),同時(shí)營造公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境,防止惡意競(jìng)爭(zhēng)。
4.2加大物資采購質(zhì)量監(jiān)督力度。通過擴(kuò)大監(jiān)督抽查范圍和增加監(jiān)督抽查次數(shù)對(duì)消耗量較大的產(chǎn)品進(jìn)行過程監(jiān)督,并針對(duì)抽查中出現(xiàn)的問題加大對(duì)供應(yīng)商和采購責(zé)任人的追究力度。
4.3建立質(zhì)量管理信息庫。根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)技術(shù)主管部門、使用單位所掌握供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量方面的信息,建立產(chǎn)品質(zhì)量管理信息庫,便于及時(shí)、全面、系統(tǒng)掌握供應(yīng)商產(chǎn)品信息。
4.4強(qiáng)化對(duì)物資到貨驗(yàn)收
4.4.1 規(guī)范驗(yàn)收行為
  嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行驗(yàn)收,明確驗(yàn)收結(jié)論,杜絕不合格物資入庫??梢钥紤]完善物資編碼圖片庫,為驗(yàn)收工作提供支持手段。
4.4.2 強(qiáng)化驗(yàn)收監(jiān)管
  通過巡查和日常動(dòng)態(tài)檢查等方式,確保到貨物資質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確;跟蹤到貨物資驗(yàn)收效能監(jiān)察情況,分析各供應(yīng)站拒收、退貨原因,掌握物資的質(zhì)量與價(jià)格情況,便于質(zhì)量控制。
5、供應(yīng)商管理方面
  強(qiáng)化供應(yīng)商日常管理,縮小獨(dú)家供應(yīng)商品種范圍,具備條件引進(jìn)的全部引進(jìn)。推動(dòng)至少10個(gè)消耗量較大物資的供應(yīng)商分檔,逐步優(yōu)化準(zhǔn)入供應(yīng)商結(jié)構(gòu),保證供應(yīng)商資源優(yōu)秀,營造公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境。
5.1動(dòng)態(tài)考察供應(yīng)商。對(duì)涉及煤礦安全生產(chǎn)的產(chǎn)品,如液壓膠管總成、加固材料等列入重點(diǎn)考察目錄,有計(jì)劃地現(xiàn)場(chǎng)考察,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下質(zhì)量整改通知書限期整改;對(duì)生產(chǎn)管理狀況及質(zhì)量管理體系達(dá)不到要求的,直接取消供應(yīng)商準(zhǔn)入資格。
5.2梳理渠道內(nèi)供應(yīng)商,優(yōu)化準(zhǔn)入結(jié)構(gòu)。通過采取尋找替代品、尋找新的供應(yīng)商等方式,對(duì)獨(dú)家供應(yīng)商形成反制,防止不當(dāng)?shù)美?。同時(shí)對(duì)故意形成獨(dú)家,規(guī)避正常競(jìng)爭(zhēng)的不良供應(yīng)商給予嚴(yán)懲。梳理經(jīng)銷商、代理商,對(duì)能用生產(chǎn)廠的不用代理商,能用代理商的不用經(jīng)銷商,逐步減少代理商和經(jīng)銷商,減少采購環(huán)節(jié)。
5.3推動(dòng)供應(yīng)商產(chǎn)品檔次分類。對(duì)于消耗量較大、供應(yīng)商家數(shù)較多的品種,主動(dòng)聯(lián)系礦(處、公司)、技術(shù)主管部門參加調(diào)研,依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品使用壽命、消耗量等情況掌握,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行高、中、低檔分類,確保采購物資優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià),
6、資金支付方面
  做好采購資金管理工作,加大資金使用監(jiān)管力度,充分發(fā)揮資金使用效益,促進(jìn)資金使用成本最小化,盡最大努力降低集團(tuán)公司融資成本和財(cái)務(wù)費(fèi)用。
6.1 堅(jiān)持“541”付款方式。嚴(yán)格控制非“541”結(jié)算方式的合同簽訂,嚴(yán)格控制預(yù)付款支出,加大對(duì)預(yù)付款資金占用的考核力度,盡最大限度縮短預(yù)付資金占用時(shí)間。
6.2加大銀行承兌匯票結(jié)算力度。少現(xiàn)金支付額度,積極推廣使用商業(yè)承兌匯票,不斷擴(kuò)大商業(yè)承兌匯票使用范圍。
6.3劃內(nèi)付款資金的周轉(zhuǎn)。高采購資金支付效率,最大限度地減少、避免資金閑置或占用。加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的管理和控制,重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商正常付款計(jì)劃外扣款加強(qiáng)管理。
6.4團(tuán)公司和供應(yīng)商開展供應(yīng)鏈融資業(yè)務(wù)。
  做好供應(yīng)鏈融資的宣傳推廣工作,積極與銀行、供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流,適時(shí)建立供應(yīng)鏈融資平臺(tái),促成供應(yīng)商利用債權(quán)質(zhì)押的方式進(jìn)行融資,有效減低融資成本和財(cái)務(wù)費(fèi)用支出,實(shí)現(xiàn)三者共贏。

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