李煜峰
一、項目實施前企業(yè)物資管理存在的主要問題
1．無法對物資管理過程進(jìn)行有效監(jiān)控
對于義翔鋁業(yè)而言，項目實施前采用以手工作業(yè)為主，員工之間、部門之間信息溝通不暢，管理層最終看到的是以財務(wù)報表為主的經(jīng)營結(jié)果，無法看到整個企業(yè)物資管理過程，更不能夠?qū)崟r地監(jiān)控物資管理過程。
2．工作效率低、準(zhǔn)確率差、時效性不強
從填制物資入庫單到物資出庫，需十幾道審批程序，才能完成物資出庫程序，從開具物資出庫單到每月的結(jié)賬、清冊都是手工操作，不僅工作量大、效率低、準(zhǔn)確率差，而且?guī)齑娴膶崟r性得不到保證。
3．物資管理混亂，浪費大，跑、冒、滴、漏現(xiàn)象嚴(yán)重
物資管理工作滯后，庫存物資積壓和浪費嚴(yán)重，物資驗收入庫沒有嚴(yán)格按照規(guī)定程序和手續(xù)進(jìn)行檢查驗收；物資養(yǎng)護沒有根據(jù)物資的物理性能、化學(xué)成分、體積大小等分別加以妥善保管；倉庫管理不到位，庫存盤點制度不健全；管理人員責(zé)任心不強，造成對庫存物資品種、規(guī)格不清楚；對每份合同需要的原料品種、數(shù)量計算不準(zhǔn)，使之原料剩余，長期堆放不用，造成浪費。生產(chǎn)用料浪費大，跑、冒、滴、漏現(xiàn)象嚴(yán)重。
4．物資預(yù)算控制不到位
公司雖然制定了物資預(yù)算及計劃，但由于管理制度不完善，信息不暢通，員工責(zé)任心不強等原因，往往造成物資預(yù)算形同虛設(shè)，結(jié)果必然是：采購浪費、供應(yīng)跟不上、影響生產(chǎn)進(jìn)度、核算不準(zhǔn)確、沒落實等等。
5．無法有效發(fā)揮ERP-NC平臺中物資管理信息系統(tǒng)的作用
公司引入ERP-NC平臺的目的是實現(xiàn)公司各部門、各環(huán)節(jié)的資源共享，最大限度地使有效資源得到充分利用，從而降低成本、提高效益。工具雖然有了，卻由于物資管理流程沒有改進(jìn)，管理制度缺失，員工認(rèn)識不到位等多方面的原因，使得ERP-NC平臺中物資管理信息系統(tǒng)的作用無法發(fā)揮。
二、項目內(nèi)容
1．打造物資管理專業(yè)人才團隊，明晰部門、崗位職責(zé)
人才是企業(yè)不斷發(fā)展的動力和源泉。在企業(yè)資源的配置中，人才的優(yōu)化配置是重中之重。物資管理是一門科學(xué)，不是誰來都能干好，它需要專業(yè)化的人才。為此義翔鋁業(yè)的做法是：建立企業(yè)內(nèi)部物資管理人才中心，不斷根據(jù)形勢的發(fā)展需要進(jìn)行培訓(xùn)，提高人才的專業(yè)素質(zhì)，強化責(zé)任意識和愛崗敬業(yè)精神，使其形成一種制度，并逐步成為企業(yè)文化的一部分。同時，充分發(fā)揮信息功能和市場功能，使人才在公司范圍內(nèi)合理流動，實現(xiàn)配置的最優(yōu)化。這樣一來，既解決了專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀，又為提高物資管理水平奠定了基礎(chǔ)。
明晰崗位職責(zé)就是按照物資管理所涉及的部門劃分職責(zé)范圍，在部門內(nèi)部按需設(shè)崗，建立崗位責(zé)任制度，實施激勵和獎懲制度。義翔鋁業(yè)根據(jù)實際情況，首先對各個主要應(yīng)用部門的管理范圍進(jìn)行劃分，明確部門職責(zé)。在明確部門管理范圍和部門職責(zé)的基礎(chǔ)上，在部門內(nèi)部根據(jù)需要設(shè)崗，并制定具體崗位責(zé)任制度。
2．推行部分物資“代儲代管”模式，實現(xiàn)零庫存、零資金占用
“代儲代管”模式就是公司委托有倉儲能力和管理能力的客戶代存代管所有權(quán)屬于公司的物資，從而使公司不再保有庫存，甚至可不再保有保險儲備庫存，從而實現(xiàn)零庫存。
受委托方負(fù)責(zé)代儲、代管、代發(fā)，即受委托方根據(jù)義翔鋁業(yè)下達(dá)的儲備計劃，訂購物資；將物資存入受委托方現(xiàn)有倉庫，并對物資分別建賬、差別管理；依據(jù)義翔鋁業(yè)下達(dá)的物資調(diào)撥、處理等指令，受委托方組織物資發(fā)放、處理。
3．規(guī)范并統(tǒng)一各類編碼
根據(jù)物資管理信息系統(tǒng)的需要，為保證物資管理的規(guī)范化，需要對物資進(jìn)行分類并統(tǒng)一編碼，編碼一旦確定，不能隨意更改。
（1）存貨分類編碼規(guī)則
存貨分類編碼規(guī)則：2/2/2/2/2
（2）計量單位編碼規(guī)則
計量單位編碼規(guī)則為2位流水號
（3）收發(fā)類別編碼規(guī)則
收發(fā)類別編碼規(guī)則為：2/2
（4）倉庫檔案編碼規(guī)則
（5）貨位檔案編碼
1號物資中心配備庫貨位檔案編碼規(guī)則為：2/2/2
（6）存貨基本檔案
存貨基本檔案編碼為“存貨名稱拼音首寫字母+規(guī)格型號”
4．再造物資管理流程
（1）物資需求計劃流程
流程圖詳細(xì)說明：
①當(dāng)供應(yīng)商送貨到廠后，過磅物資送往磅房進(jìn)行過磅，其他材料設(shè)備送往倉庫進(jìn)行驗收。物資接收部門（過磅物資是磅房、材料設(shè)備是倉庫）根據(jù)供應(yīng)商拿來的合同復(fù)印件或送貨清單，到系統(tǒng)中查找對應(yīng)的采購訂單。如果能查到則允許入庫，否則不允許辦理入庫。
②過磅物資的過磅入庫手續(xù)還是原有流程，這里就不再詳述。過磅物資在過磅入庫之后，磅房將磅單送到供應(yīng)科，由供應(yīng)科負(fù)責(zé)將磅單錄入到系統(tǒng)中，根據(jù)《采購訂單》生成《采購入庫單》。材料設(shè)備則是直接由倉庫進(jìn)行驗收，驗收后根據(jù)《采購訂單》生成《采購入庫單》，并且打印出來給供應(yīng)商兩聯(lián)，自己留一聯(lián)。
③財務(wù)科每月通過系統(tǒng)的單據(jù)記賬功能，對所有《采購入庫單》進(jìn)行記賬，然后通過系統(tǒng)功能自動生成財務(wù)憑證。
④當(dāng)供應(yīng)商送來發(fā)票后（要求返回一聯(lián)《采購入庫單》），供應(yīng)科確認(rèn)發(fā)票和《采購入庫單》后，將發(fā)票登記到系統(tǒng)《采購發(fā)票》，然后進(jìn)行自動結(jié)算，系統(tǒng)產(chǎn)生《采購計算單》、《入庫調(diào)整單》和《出庫調(diào)整單》。
⑤財務(wù)科每月底對產(chǎn)生的上述單據(jù)進(jìn)行記賬，之后可將這些單據(jù)生成財務(wù)憑證。
（2）物資領(lǐng)用業(yè)務(wù)流程
物資領(lǐng)用流程說明：
①車間填寫《材料出庫單》，通過各級審批后，傳遞到倉庫部門。
②倉庫根據(jù)《部門領(lǐng)料定額計劃》審查物資需求是否超額，如果超額則通知車間。
③車間向企管科打物資領(lǐng)用報告，企管科批準(zhǔn)后，在系統(tǒng)中審批通過《材料出庫單》，審批流程繼續(xù)傳遞到倉庫。
④倉庫繼續(xù)審批通過，同時給車間發(fā)料。
⑤每月底財務(wù)科對《材料出庫單》記賬，系統(tǒng)自動算出出庫材料的計劃成本。
⑥財務(wù)科繼續(xù)在系統(tǒng)中自動計算計劃價差異率，然后生成材料差異賬。
⑦財務(wù)科通過憑證生成功能生成財務(wù)憑證。
⑧對于過磅物資的出庫，由于不能實時填寫出庫單，只能等到月底各有關(guān)部門一起對本月過磅物資進(jìn)行盤存，從而得出本月實際消耗量。
⑨由車間按照本月實際消耗量填寫《材料出庫單》，并通過各級領(lǐng)導(dǎo)審核，然后傳遞到財務(wù)科。
5．建立完善的管理制度與規(guī)范
（1）計算機病毒防范制度
①計算機使用人員應(yīng)有較強的病毒防范意識，定期進(jìn)行病毒檢測，發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即處理并通知管理部門或?qū)Ｂ毴藛T。
②采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。
③未經(jīng)上級管理人員許可，當(dāng)班人員不得在服務(wù)器或業(yè)務(wù)機上安裝新軟件，若確為需要安裝，安裝前應(yīng)進(jìn)行病毒例行檢測。
④經(jīng)遠(yuǎn)程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過檢測確認(rèn)無病毒后方可使用。
（2）操作員數(shù)據(jù)保密制度
①根據(jù)數(shù)據(jù)的保密規(guī)定和用途，確定使用人員的存取權(quán)限、存取方式和審批手續(xù)。
②禁止泄露、外借和轉(zhuǎn)移專業(yè)數(shù)據(jù)信息。
③保存好各操作人員用戶名、密碼，禁止轉(zhuǎn)借用及非操作人員進(jìn)入系統(tǒng)。
④制定業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更改審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
⑤對每份單據(jù)嚴(yán)格按照操作流程執(zhí)行，防止漏記、錯記。
⑥對當(dāng)日的業(yè)務(wù)要在當(dāng)日執(zhí)行完畢，做到日清日結(jié)。
（3）數(shù)據(jù)備份制度
①每周五系統(tǒng)管理員制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放，確保系統(tǒng)一旦發(fā)生故障時能夠快速恢復(fù)，備份數(shù)據(jù)不得更改。
②業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須定期、完整、真實、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)儲到不可更改的介質(zhì)上，并要求集中和異地保存，保存期限至少2年。
③備份的數(shù)據(jù)必須指定專人負(fù)責(zé)保管，由管理人員按規(guī)定的方法同數(shù)據(jù)保管員進(jìn)行數(shù)據(jù)的交接。交接后的備份數(shù)據(jù)應(yīng)在指定的數(shù)據(jù)保管室或指定的場所保管。
④備份數(shù)據(jù)資料保管地點應(yīng)有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設(shè)施。
（4）特權(quán)用戶密碼和操作員密碼的管理
①對特權(quán)用戶密碼視同密件管理
凡有特權(quán)用戶的計算機系統(tǒng)，必須指定專人負(fù)責(zé)管理特權(quán)用戶密碼。
②負(fù)責(zé)管理特權(quán)用戶的管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行對特權(quán)用戶密碼設(shè)置、修改、使用范圍的有關(guān)規(guī)定。不能泄露計算機系統(tǒng)的任何特權(quán)用戶密碼，否則追究其責(zé)任。管理人員有權(quán)檢查、監(jiān)督上機操作員的操作，有權(quán)制止越權(quán)操作。
③各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按工作需要應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分各類管理員、系統(tǒng)維護人員、操作員的崗位分工，不得串崗、混崗操作。所有人員一律不允許同時擁有兩個不同崗位或相同崗位的密碼。一經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，追究當(dāng)事人責(zé)任。
④對于人員調(diào)崗或調(diào)離的計算機系統(tǒng)必須即時修改相關(guān)人員的密碼，絕不允許繼續(xù)保留在系統(tǒng)內(nèi)，一經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，追究相關(guān)人員的責(zé)任。特權(quán)用戶密碼和操作員密碼一旦發(fā)現(xiàn)外泄，必須即時修改，有泄密可能的系統(tǒng)必須即時采取保護措施，并上報主管領(lǐng)導(dǎo)。
⑤對記賬系統(tǒng)的錯賬沖正、數(shù)據(jù)修改或刪除等操作必須要在業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下雙人進(jìn)行修改，并進(jìn)行登記備案，不允許在無主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下進(jìn)行修改，違者追究責(zé)任，造成經(jīng)濟損失的要追究經(jīng)濟責(zé)任或刑事責(zé)任。
⑥實行計算機技術(shù)開發(fā)人員和業(yè)務(wù)操作崗位分離，不允許計算機技術(shù)開發(fā)人員上崗操作重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，確需軟件開發(fā)人員上崗修改（如打開數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)恢復(fù)等），必須經(jīng)業(yè)務(wù)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在雙人監(jiān)督下進(jìn)行，進(jìn)入和退出同時做好詳細(xì)登記備查。
⑦各部門應(yīng)挑選思想品德好、業(yè)務(wù)技術(shù)好、工作責(zé)任心強的人員擔(dān)任計算機應(yīng)用系統(tǒng)特權(quán)用戶的管理工作，平時應(yīng)加強思想教育，一旦發(fā)現(xiàn)不適合在該崗位工作，必須堅決調(diào)離，以確保計算機應(yīng)用系統(tǒng)的安全。
三、本管理創(chuàng)新成果的實施效果
（一）物資管理水平大幅度提升
1．對物資管理過程實現(xiàn)了有效監(jiān)控，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享
實現(xiàn)物資管理信息化,使信息按標(biāo)準(zhǔn)的物資采購程序流動,既規(guī)范了物資采購流程,又實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享, 同時由于ERP-NC平臺實現(xiàn)了物資、銷售、采購、財務(wù)等各部門之間形成了相互監(jiān)督、相互管控的管理模式，任何一個部門出現(xiàn)問題，其他部門都能夠及時發(fā)現(xiàn)，避免了徇私舞弊現(xiàn)象。
2．加快信息流通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性
在本管理創(chuàng)新成果實施前，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現(xiàn)信息的流通，流通時間相對較長。成果實施后，通過ERP-NC集成平臺實現(xiàn)信息的傳遞，信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來。
3．無紙化辦公，同時減少人的勞動量
實現(xiàn)物資管理信息化,把人從大量繁瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外，實現(xiàn)了“無紙化”的辦公，同時，節(jié)約了紙張等辦公用品共計85萬元。
（二）再造管理流程，物流效率提高
1．提高銷售額
信息化幫助企業(yè)確定目標(biāo)客戶，了解客戶的需求，調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，改進(jìn)客戶服務(wù)流程，提高客戶關(guān)系管理能力，對市場變化作出快速反應(yīng)，提高銷售預(yù)測準(zhǔn)確率，提高銷售額和市場占有率。
2．降低成本。幫助企業(yè)提高集成的計劃準(zhǔn)確性、供應(yīng)鏈效率和勞動生產(chǎn)率，進(jìn)行準(zhǔn)確的成本核算，降低庫存，減少運作成本，減少或消除一切不能增加價值的活動，提高投資回報率。信息化幫助企業(yè)改進(jìn)與合作伙伴（供應(yīng)商、零售商、第三方）的關(guān)系，使整體供應(yīng)鏈的優(yōu)化成為可能。
3．提高組織能力
提高基于數(shù)據(jù)的企業(yè)決策能力和戰(zhàn)略決策準(zhǔn)確性，降低決策中的不確定性和風(fēng)險。信息—決策—行為三者高度集成化和所有部門工作于同一種數(shù)據(jù)，極大地增強了決策者的信息處理能力和部門間的合作效率。企業(yè)的規(guī)模越大，信息系統(tǒng)就越能發(fā)揮作用。
4．提高員工素質(zhì)
員工們對自己業(yè)務(wù)的熟悉是他們積極參與企業(yè)信息化管理的優(yōu)勢所在，但是他們?nèi)狈π碌睦碚摵椭R，對企業(yè)信息化管理的要求不甚明了，因此，在提供專業(yè)技術(shù)支持的同時，對他們加強培訓(xùn)，特別是進(jìn)行創(chuàng)新意識的培訓(xùn)，使新的信息理論知識、創(chuàng)新思維與已有的自身業(yè)務(wù)的熟悉相結(jié)合，對整個的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的流程進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，起到事半功倍的效果。
（三）經(jīng)濟和社會效益顯著
本管理創(chuàng)新成果的實施，給義翔鋁業(yè)公司帶來了顯著的經(jīng)濟和社會效益。在推行管理創(chuàng)新成果后，義翔鋁業(yè)公司全年成本投入較上年同比降低2400萬元以上，減少運營資本占用5000萬元以上，而且實行物資管理為義翔公司精細(xì)化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)了義翔鋁業(yè)公司管理規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)，提高了公司的整體素質(zhì)和核心競爭力，實現(xiàn)了公司的可持續(xù)發(fā)展。
