信息技術(shù)條件下的內(nèi)部控制研究
喻新文
經(jīng)濟(jì)全球化的縱深推進(jìn)、信息化程度的日益加深使得企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境正悄然經(jīng)歷日新月異的變革，企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)不斷擴(kuò)大。
為加強(qiáng)內(nèi)部控制，國(guó)內(nèi)不少企業(yè)開(kāi)始嘗試推進(jìn)備受歐美推崇的ERP系統(tǒng)建設(shè)，考慮到普遍性，本文僅以通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷集成預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算為例，詳細(xì)介紹內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，關(guān)于如何實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷實(shí)現(xiàn)與其他更多管理系統(tǒng)的有效集成，可以此為例進(jìn)一步推而廣之。
一、信息技術(shù)條件下的內(nèi)部控制體系架構(gòu)
信息技術(shù)條件下內(nèi)部控制體系的基本思路是：以企業(yè)戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)管理戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管理、精細(xì)化核算為目標(biāo)，完善信息管理平臺(tái)、制度、組織、流程為核心的保障體系建設(shè)，以業(yè)務(wù)為切入點(diǎn)，以網(wǎng)上報(bào)銷為突破口，構(gòu)建一個(gè)由預(yù)算管理、網(wǎng)上報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算緊密集成的閉環(huán)體系，打造一個(gè)集預(yù)算、網(wǎng)上報(bào)銷、核算于一體的內(nèi)部控制平臺(tái)，建立集事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析于一體的閉環(huán)管理，逐步實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面集成，最終實(shí)現(xiàn)“縱向控制、橫向集成”的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)時(shí)內(nèi)部控制，提升企業(yè)內(nèi)部控制力度，輔助決策。
二、企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)
集預(yù)算管理、網(wǎng)上報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算于一體的企業(yè)內(nèi)部控制體系，為企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部控制提供了全新的管理思路。
(一)建立網(wǎng)上報(bào)銷模式
1.傳統(tǒng)報(bào)銷方式下企業(yè)內(nèi)部控制的弱化
傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式下，報(bào)銷人員填寫紙質(zhì)單據(jù)，這種手工的報(bào)銷方式通常表現(xiàn)出以下弊?。?br />
(1)內(nèi)部審批流程難以固化。首先，各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審批流程難以固化。業(yè)務(wù)部門首先要明確具體業(yè)務(wù)費(fèi)用需要對(duì)應(yīng)哪個(gè)預(yù)算項(xiàng)目，然后才能按相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目的審批流程完成相關(guān)的業(yè)務(wù)審批。此外，報(bào)銷人員也需要熟知預(yù)算項(xiàng)目的審批流程。
(2)審核程序復(fù)雜。財(cái)務(wù)人員需要同時(shí)審核原始單據(jù)和報(bào)銷的合規(guī)性，工作量大，易出錯(cuò)。
(3)報(bào)銷速度慢。報(bào)銷人員往往耗費(fèi)大量時(shí)間等待領(lǐng)導(dǎo)審批，如遇到領(lǐng)導(dǎo)出差或開(kāi)會(huì)的情況，報(bào)銷單據(jù)不能及時(shí)得到審批。同時(shí)，等待會(huì)計(jì)審核、財(cái)務(wù)人員手工登記、錄入憑證等流程都嚴(yán)重拉長(zhǎng)報(bào)銷周期。
(4)信息質(zhì)量成本巨大。報(bào)銷人員需要填寫大量涉及項(xiàng)目、合同等的管理信息及數(shù)據(jù)。這些信息及數(shù)據(jù)的填寫缺乏規(guī)范性，錯(cuò)誤率高，需要財(cái)務(wù)人員耗費(fèi)大量時(shí)間審核，難以保證預(yù)算與核算的準(zhǔn)確性，無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(5)時(shí)效性差。審核與記賬脫節(jié)，審核任務(wù)繁重，難以保證核算系統(tǒng)及時(shí)反映審核后的財(cái)務(wù)信息。同時(shí)，預(yù)算執(zhí)行控制通過(guò)定期手工統(tǒng)計(jì)實(shí)現(xiàn)，無(wú)法做到及時(shí)提供決策支持。
2.深入業(yè)務(wù)源頭，搭建突破財(cái)務(wù)管理瓶頸的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)
報(bào)銷環(huán)節(jié)所發(fā)生的收支費(fèi)用，涉及到企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)過(guò)程中各個(gè)層面的資金變化?！熬W(wǎng)上報(bào)銷”是基于網(wǎng)絡(luò)的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，融合先進(jìn)的組織管理理念與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將過(guò)去財(cái)務(wù)管控過(guò)程中的一系列干擾“雜質(zhì)”徹底剝離，最大限度縮短了管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理鏈條，使管理者可用最快捷的管控手段，直接穿透監(jiān)控到組織的“神經(jīng)末梢”，達(dá)到“直效管控”效果，有助于提高組織機(jī)構(gòu)對(duì)下屬單位(部門)財(cái)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)透明度的了解與實(shí)時(shí)監(jiān)控能力。
網(wǎng)上報(bào)銷以電子化、信息化、自動(dòng)化為手段，徹底改變了手工報(bào)銷方式下的低效雜亂狀況，完善了企業(yè)的內(nèi)部控制：
(1)建立以報(bào)銷管理為切入口的“資金效率”實(shí)時(shí)管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)化的費(fèi)用報(bào)銷、收入管理的平臺(tái)，起著財(cái)務(wù)信息收集平臺(tái)的作用。除個(gè)人報(bào)銷管理外，可以將包括項(xiàng)目管理、合同管理在內(nèi)的企業(yè)完整業(yè)務(wù)收支納入網(wǎng)上報(bào)銷的管理范疇，形成以報(bào)銷管理為切入口的“資金效率”實(shí)時(shí)管控平臺(tái)。
(2)建立集事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析于一體的閉環(huán)管理體系，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。借助“網(wǎng)上報(bào)銷”搭建財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的交流平臺(tái)，利用“網(wǎng)上報(bào)銷”管控手段攜領(lǐng)全局的作用，打破了長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程缺乏有效控制手段的管理瓶頸，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的信息化高效管理。把“網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)”的前端與“全面預(yù)算系統(tǒng)”相連，后端與賬務(wù)“核算系統(tǒng)”緊密集成，打破了長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程缺乏有效控制手段的管理短板，可以實(shí)現(xiàn)集事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析于一體的閉環(huán)管理。
(3)建立信息交互與信息共享機(jī)制，提升管理水平。通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)單據(jù)填寫的規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批的流程化、財(cái)務(wù)審核的透明化，消除無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息交互與信息共享造成的嚴(yán)重障礙，增強(qiáng)業(yè)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程的有機(jī)融合，全面提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，使財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、完整，并能及時(shí)地運(yùn)用于管理工作中，提升管理水平。
(二)全程預(yù)警預(yù)算管理模式的實(shí)現(xiàn)
通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與全面預(yù)算管理系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷數(shù)據(jù)與全面預(yù)算管理數(shù)據(jù)的同步、預(yù)算信息溝通成本的降低、預(yù)算管理全程信息化、預(yù)算管理流程的規(guī)范化、預(yù)算管理的全程預(yù)警。
1.融入預(yù)算管理的前端，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行的前端控制和預(yù)警
業(yè)務(wù)發(fā)起時(shí)，填單人提交報(bào)銷單據(jù)，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)自動(dòng)計(jì)算的預(yù)算余額與申請(qǐng)金額進(jìn)行比較，判斷是否可以報(bào)銷，有效進(jìn)行預(yù)算控制。如申請(qǐng)金額超過(guò)預(yù)算可用余額(預(yù)算可用余額=預(yù)算指標(biāo)-預(yù)算完成數(shù)-借款金額-預(yù)算占用數(shù))，強(qiáng)制限制提交單據(jù)，使預(yù)算在填單時(shí)即得到控制，將預(yù)算管理工作落到實(shí)處。
(1)預(yù)算完成數(shù)：經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、出納執(zhí)行支付后，根據(jù)報(bào)銷的實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行累計(jì)計(jì)算求得的數(shù)額。
(2)借款金額：申請(qǐng)人填寫借(付)款單審批通過(guò)，出納執(zhí)行支付后，根據(jù)借款的實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行累計(jì)計(jì)算求得的數(shù)額。借款金額不計(jì)入預(yù)算完成數(shù)，但在審批過(guò)程中進(jìn)行預(yù)算控制，減少預(yù)算可使用余額，達(dá)到從資金支付就開(kāi)始進(jìn)行預(yù)算控制的目的。當(dāng)該筆借款報(bào)銷后，計(jì)入預(yù)算完成數(shù)，該項(xiàng)借款占用數(shù)變?yōu)?。
(3)預(yù)算占用數(shù)：部門領(lǐng)導(dǎo)審核到出納執(zhí)行支付之間的時(shí)間段內(nèi)，根據(jù)借款、報(bào)銷或還款的借款金額、申請(qǐng)金額或還款金額進(jìn)行累計(jì)計(jì)算求得的數(shù)額。預(yù)算占用數(shù)不計(jì)入預(yù)算完成數(shù)，但在審批過(guò)程中進(jìn)行預(yù)算控制，減少預(yù)算可使用余額，達(dá)到從業(yè)務(wù)源頭就開(kāi)始進(jìn)行預(yù)算控制的目的。當(dāng)出納執(zhí)行完支付之后，計(jì)入預(yù)算完成數(shù)或借款數(shù)，所占用的預(yù)算占用數(shù)變?yōu)?。
2.生成預(yù)算樹，支持精準(zhǔn)決策
生成預(yù)算樹，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析、穿透查詢收支和預(yù)算執(zhí)行情況，為各級(jí)決策人員提供決策依據(jù)。
(三)企業(yè)內(nèi)部控制體系的拓展
1.高效的無(wú)幣化結(jié)算。實(shí)施網(wǎng)絡(luò)銀行借口管理，批量處理網(wǎng)上報(bào)銷信息，生成網(wǎng)絡(luò)銀行所需的接口文件，傳遞到網(wǎng)絡(luò)銀行中，使相關(guān)款項(xiàng)及時(shí)到賬。
2.更加精細(xì)化的內(nèi)控管理。與更多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化的內(nèi)控管理。如與合同管理系統(tǒng)集成，當(dāng)申請(qǐng)人在填寫單據(jù)時(shí)按規(guī)定需要填寫合同信息時(shí)，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)取合同管理系統(tǒng)的相關(guān)信息，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同標(biāo)的、已收、付款金額等信息，申請(qǐng)人可以查看自己負(fù)責(zé)的合同并選擇填寫相關(guān)合同，合同編號(hào)、合同金額及已付金額自動(dòng)寫入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的表單中。領(lǐng)導(dǎo)在審批過(guò)程中可以查看合同的相關(guān)信息，提供審批決策支持。當(dāng)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的單據(jù)流程結(jié)束，合同的相關(guān)收、付款信息自動(dòng)寫入合同管理系統(tǒng)。
(四)保障體系的完善
1.再造和優(yōu)化流程。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一般扮演的是事后核算和事后提供信息的“賬房先生”角色，財(cái)務(wù)流程的設(shè)計(jì)遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)人員的主要工作停留在編制記賬憑證上。信息技術(shù)條件下，以價(jià)值管理理念為導(dǎo)向，再造和優(yōu)化流程，并依托信息技術(shù)建立覆蓋內(nèi)容全面、隨需應(yīng)變式、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的流程平臺(tái)，固化流程，實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
2.統(tǒng)一基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。結(jié)合企業(yè)內(nèi)控體系的建設(shè)工作，企業(yè)需要統(tǒng)一制定單位代碼、科目代碼、項(xiàng)目代碼等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并借助信息技術(shù)統(tǒng)一固化于內(nèi)控平臺(tái)中，保證基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的共識(shí)、共享和有效貫徹。
(五)分析體系的完善
拓展傳統(tǒng)的僅以年度、季度、月度報(bào)表數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行的相對(duì)滯后的財(cái)務(wù)分析，以信息化為實(shí)現(xiàn)手段，充分利用財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)時(shí)信息，從原來(lái)的基于報(bào)表的分析深入到基于賬務(wù)數(shù)據(jù)的分析，通過(guò)跨會(huì)計(jì)期間、跨賬套等多維穿透查詢，進(jìn)行動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)預(yù)警、分析與評(píng)價(jià)，做到對(duì)企業(yè)進(jìn)行事前預(yù)警、事中控制、事后評(píng)價(jià)的閉環(huán)動(dòng)態(tài)管理。分析體系得到的結(jié)果以監(jiān)管圖表、管理駕駛艙、管理報(bào)告等動(dòng)態(tài)、可視化形式展現(xiàn)，并根據(jù)需要向不同層面的決策者提供多視角數(shù)據(jù)信息和分析報(bào)告，輔助決策。
1.事前預(yù)警。實(shí)時(shí)監(jiān)控經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的主要控制點(diǎn)如資金、投資、借款、擔(dān)保、存貨、債權(quán)、重點(diǎn)項(xiàng)目及重點(diǎn)單位等，并根據(jù)相應(yīng)預(yù)警值進(jìn)行預(yù)警;綜合考慮償債能力、經(jīng)營(yíng)能力、獲利能力、成長(zhǎng)能力、現(xiàn)金流量等方面并選取財(cái)務(wù)指標(biāo)，采用單變量分析、多元判別分析、模糊綜合評(píng)判、Logistic回歸分析、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等方法建立財(cái)務(wù)危機(jī)預(yù)警模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)未來(lái)可能存在財(cái)務(wù)危機(jī)的單位進(jìn)行分類預(yù)警。
2.事中控制。建立財(cái)務(wù)運(yùn)行分析體系，對(duì)單個(gè)指標(biāo)、兩個(gè)或多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行整體分析或?qū)Ρ确治?，?shí)現(xiàn)對(duì)收入、成本、利潤(rùn)、費(fèi)用、應(yīng)收賬款、存貨、預(yù)算執(zhí)行情況等方面的綜合分析。
3.事后分析。從盈利能力、資產(chǎn)質(zhì)量、債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)增長(zhǎng)等方面選取指標(biāo)，建立財(cái)務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)體系對(duì)各單位財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。
