【摘要】在我國(guó)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)歷了飛躍式的發(fā)展階段，從最初的通用型、單機(jī)版、部門級(jí)財(cái)務(wù)軟件升級(jí)為今天的與ERP系統(tǒng)有機(jī)融合的分行業(yè)、網(wǎng)絡(luò)化、企業(yè)級(jí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，滿足了我國(guó)中小企業(yè)的發(fā)展需要。但由于受到軟件供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)信息集成化程度、企業(yè)個(gè)性化需求等各方面因素的影響，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在著諸多適用性問題，優(yōu)勢(shì)沒有得到充分的發(fā)揮，減弱了其對(duì)中小企業(yè)發(fā)展的助力作用。
【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) ERP 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 適用性
一、引言
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在早期被稱為“會(huì)計(jì)電算化”，即運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)替代傳統(tǒng)的手工處理方式進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作。隨著網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開始向經(jīng)營(yíng)管理型軟件轉(zhuǎn)型。在面向中小企業(yè)的ERP系統(tǒng)軟件中，以用友U8系統(tǒng)和金蝶K3系統(tǒng)為代表，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)運(yùn)作管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等各類管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，成了ERP系統(tǒng)中重要的一環(huán)，使企業(yè)信息流、物流、資金流三流合一，為中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息共享創(chuàng)造了條件。但由于受到各方面因素的影響，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中往往出現(xiàn)“水土不服”的現(xiàn)象，存在著諸多適用性問題。
二、會(huì)計(jì)信息的適用性問題及其影響因素
（一）產(chǎn)品“人性化”設(shè)置，嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求
根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第三章第四十四條的規(guī)定，軟件供應(yīng)商提供的產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)符合財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)要求。因此，目前國(guó)內(nèi)主流的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)都在其會(huì)計(jì)核算模塊中設(shè)置了一些不可逆操作。例如，在會(huì)計(jì)記賬憑證處理過(guò)程中，本期新增并保存的記賬憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可以進(jìn)行修改和刪除操作，但本期已審核過(guò)的記賬憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則不能修改。錯(cuò)誤記賬憑證若要?jiǎng)h除，也只能是未過(guò)賬和未審核的記賬憑證，對(duì)已審核或已過(guò)賬的記賬憑證是不能刪除的。特別是已經(jīng)結(jié)賬的跨期記賬憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，正確的做法是在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的當(dāng)期新增紅字沖銷憑證和新增正確的藍(lán)字憑證，并審核過(guò)賬。
但或許是出于減輕企業(yè)財(cái)會(huì)人員工作負(fù)擔(dān)的考慮，某些國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件特別提供了如下功能：①“成批審核”功能?？梢杂上到y(tǒng)自動(dòng)一次性審核完當(dāng)期所有未審核記賬憑證，這將導(dǎo)致審核這一重要的會(huì)計(jì)內(nèi)部監(jiān)督環(huán)節(jié)流于形式。②“反審核”、“反過(guò)賬”、“反結(jié)賬”功能。雖然根據(jù)不相容職務(wù)相分離原則，系統(tǒng)要求審核人、記賬人與制單人不能為同一操作員。如要修改或刪除本期已審核過(guò)賬的記賬憑證，則必須先消除記賬人、審核人章，然后才能修改或刪除。但在企業(yè)實(shí)務(wù)中，出于工作的便利，財(cái)會(huì)人員經(jīng)常同時(shí)擁有多個(gè)登錄身份和權(quán)限，可以隨意對(duì)本期或跨期記賬憑證進(jìn)行操作。③“新增憑證自動(dòng)填補(bǔ)斷號(hào)”功能。如果在一組憑證號(hào)連續(xù)的記賬憑證中任意刪除其中一張，必然造成憑證號(hào)中斷。但此功能則使得刪除憑證這一行為不易被外人察覺。以上功能為企業(yè)財(cái)會(huì)人員惡意舞弊提供了便利，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性要求。
此外，軟件供應(yīng)商在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的良好初衷也可能被非法利用。例如，在企業(yè)剛剛上馬新的ERP項(xiàng)目階段，為了解決企業(yè)由于需要錄入大量的初始化數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)資料而工作量巨大的問題，國(guó)內(nèi)某軟件供應(yīng)商提供了一個(gè)客戶端工具包，可以通過(guò)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的基礎(chǔ)資料引入引出工具和外部數(shù)據(jù)交換服務(wù)功能將企業(yè)系統(tǒng)外原始數(shù)據(jù)以EXCEL的形式批量地輸入系統(tǒng)，或者將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)以EXCEL的形式批量地輸出系統(tǒng)。如果某企業(yè)想要達(dá)到逃避稅收的目的，可以利用這一工具在日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中將與銷售有關(guān)的存貨信息、客戶資料、銷售發(fā)票、銷售出庫(kù)單、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)資料輸出系統(tǒng)進(jìn)行備份，再將經(jīng)過(guò)修改的數(shù)據(jù)以完全覆蓋的方式重新輸入系統(tǒng)，從而建立起一套在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)外循環(huán)的“賬外賬”。
（二）系統(tǒng)化整為零，集成優(yōu)勢(shì)難以發(fā)揮
上馬一個(gè)集成了所有功能模塊的完整的ERP項(xiàng)目，少則數(shù)百萬(wàn)元，多則上千萬(wàn)元，這對(duì)于資金緊張的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。因此，軟件供應(yīng)商通常采取化整為零的方法，將ERP系統(tǒng)甚至是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的部分功能模塊拆分零賣給企業(yè)，而企業(yè)則有選擇性地購(gòu)買自己認(rèn)為最急需或最重要的子系統(tǒng)。這看似是一個(gè)雙贏的結(jié)果：一方面，軟件供應(yīng)商既完成了近期的銷售任務(wù)，又可以長(zhǎng)期鎖定客戶；另一方面，企業(yè)通過(guò)零買的方式解決了資金不足的問題，僅僅花費(fèi)數(shù)十萬(wàn)元就上馬了所謂的“ERP”項(xiàng)目。
軟件供應(yīng)商出于逐利的目的而采取如此做法無(wú)可厚非，但企業(yè)若是出于省錢的目的而選擇這么做就充分說(shuō)明了我國(guó)中小企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)本身缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。ERP最大的優(yōu)勢(shì)就是有效整合企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源，進(jìn)行信息集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。如果將原本有機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)人為割裂開，則系統(tǒng)的信息集成優(yōu)勢(shì)難以發(fā)揮。
以筆者曾經(jīng)參與過(guò)的某小型企業(yè)ERP項(xiàng)目為例，該企業(yè)購(gòu)買了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的總賬系統(tǒng)以及供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中的采購(gòu)、銷售和庫(kù)存管理系統(tǒng)。在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行月末存貨成本核算時(shí)，原材料單位采購(gòu)成本取自采購(gòu)管理系統(tǒng)中采購(gòu)發(fā)票的不含稅金額和庫(kù)存管理系統(tǒng)中的外購(gòu)入庫(kù)單中對(duì)應(yīng)原材料數(shù)量的兩者相除的結(jié)果，原材料單位出庫(kù)成本采用月末一次加權(quán)平均法計(jì)算，庫(kù)存商品的單位銷售收入則取自銷售管理系統(tǒng)中銷售發(fā)票的不含稅金額和銷售出庫(kù)單中庫(kù)存商品對(duì)應(yīng)數(shù)量的兩者相除的結(jié)果。但因?yàn)槠髽I(yè)沒有購(gòu)買生產(chǎn)成本管理系統(tǒng)，不能根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單自動(dòng)進(jìn)行生產(chǎn)成本計(jì)算，導(dǎo)致半成品和產(chǎn)成品的成本結(jié)轉(zhuǎn)必須通過(guò)人工計(jì)算然后手工填入存貨核算系統(tǒng)，自動(dòng)核算過(guò)程出現(xiàn)了斷層，系統(tǒng)的集成化優(yōu)勢(shì)沒有得到充分的發(fā)揮，極大地降低了工作效率。
（三）企業(yè)需要磨合期，項(xiàng)目實(shí)施暗藏風(fēng)險(xiǎn)
我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的過(guò)程其實(shí)也是企業(yè)自身管理水平不斷提高、不斷完善的過(guò)程。經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、業(yè)務(wù)流程重組、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等項(xiàng)目實(shí)施階段之后，企業(yè)的管理將更加規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。小到會(huì)計(jì)科目編碼原則的確立，大到會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，在科學(xué)管理方法共享方面企業(yè)得到了真正的實(shí)惠。
但不可否認(rèn)的是，通用型軟件最大的弊病就是無(wú)法滿足企業(yè)個(gè)性化的需求。目前，國(guó)內(nèi)幾大軟件供應(yīng)商都宣稱自己致力于為行業(yè)企業(yè)提供“行業(yè)化、精品化”的管理信息化服務(wù)，先后發(fā)布了機(jī)械、電子、服裝、食品、化工、制藥、交通運(yùn)輸、服務(wù)、流通等數(shù)十個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化行業(yè)整體解決方案。例如，國(guó)內(nèi)某軟件供應(yīng)商在銀行業(yè)管理解決方案中，專門設(shè)置了金融工具管理系統(tǒng)，為銀行貸款業(yè)務(wù)提供貸款減值測(cè)試模型。但是，這也只是滿足了行業(yè)的個(gè)性化需求，并沒能從根本上解決企業(yè)的個(gè)性化需求。
以某機(jī)械制造企業(yè)為例，該企業(yè)的產(chǎn)品加工工藝特別復(fù)雜，每一加工階段所需投入的零配件多達(dá)數(shù)十種，有時(shí)甚至上百種，而且許多零配件本身具有不同型號(hào)，以滿足不同產(chǎn)品配置的需要。財(cái)務(wù)部門有關(guān)生產(chǎn)領(lǐng)料業(yè)務(wù)的記賬憑證的編制是通過(guò)系統(tǒng)事先設(shè)定好的憑證模板從領(lǐng)料單上自動(dòng)獲取相關(guān)的物料信息，然后分類歸集到明細(xì)會(huì)計(jì)科目下與之相對(duì)應(yīng)的輔助核算項(xiàng)目中。雖然倉(cāng)庫(kù)管理人員在填制領(lǐng)料單時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)查詢功能選擇本次生產(chǎn)所需的物料，但每次查詢只能選擇一種物料，因而數(shù)據(jù)錄入的工作量十分巨大。該企業(yè)購(gòu)買的通用型軟件在系統(tǒng)試運(yùn)行階段對(duì)此束手無(wú)策，無(wú)法實(shí)現(xiàn)針對(duì)不同類型的產(chǎn)品批量領(lǐng)料的功能。為了不影響正常的生產(chǎn)，倉(cāng)庫(kù)管理人員只能讓生產(chǎn)部門先行領(lǐng)料，后期再補(bǔ)錄數(shù)據(jù)，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門所需的生產(chǎn)領(lǐng)料業(yè)務(wù)記賬憑證不能及時(shí)自動(dòng)生成，嚴(yán)重影響了期末的原材料出庫(kù)成本核算工作，最終企業(yè)不得不對(duì)該軟件選擇了放棄。
（四）人機(jī)交互不暢，“1+1<2”
楊周南教授指出會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一種基于會(huì)計(jì)管理活動(dòng)，由人、信息處理設(shè)備和運(yùn)行規(guī)程三元素組成的集成化人機(jī)交互系統(tǒng)。因此，企業(yè)財(cái)會(huì)人員能否熟練并靈活運(yùn)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能否發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵所在。從目前情況來(lái)看，中小企業(yè)的財(cái)會(huì)人員在系統(tǒng)操作過(guò)程中存在著諸多問題，主要有以下幾方面的原因：
1. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，財(cái)會(huì)人員不知其所以然。許多軟件供應(yīng)商認(rèn)為，通過(guò)系統(tǒng)地項(xiàng)目實(shí)施與軟件培訓(xùn)，用戶企業(yè)的相關(guān)人員就應(yīng)該可以順利操作系統(tǒng)，從而得到他們所需要的信息。殊不知，企業(yè)財(cái)會(huì)人員在系統(tǒng)試運(yùn)行階段和培訓(xùn)過(guò)程中只是對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能有了初步的了解，掌握了大致的流程，能夠進(jìn)行基本的規(guī)范化操作，在使用初期不可能真正了解系統(tǒng)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)理和各功能模塊之間的內(nèi)在聯(lián)系，因而在日常的操作中經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)的涉序操作問題而不自知。
例如，某國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件要求，在企業(yè)同時(shí)啟用應(yīng)收款管理系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)的情況下，若為了從應(yīng)收款管理系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)并傳遞到總賬，而選擇與總賬期間同步的話，應(yīng)收款管理系統(tǒng)必須先于總賬系統(tǒng)結(jié)賬。如果財(cái)會(huì)人員不了解這一規(guī)則，先進(jìn)行了總賬系統(tǒng)結(jié)賬操作，則會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)的期末數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，因?yàn)閼?yīng)收款管理系統(tǒng)部分當(dāng)期數(shù)據(jù)無(wú)法在本期傳遞到總賬系統(tǒng)。
2. 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化，財(cái)會(huì)人員面臨轉(zhuǎn)型。隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由記賬報(bào)賬型軟件向基于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的經(jīng)營(yíng)管理型軟件轉(zhuǎn)化，企業(yè)財(cái)會(huì)人員工作重點(diǎn)將從事中記賬算賬、事后報(bào)賬轉(zhuǎn)向事前預(yù)測(cè)規(guī)劃、事中控制監(jiān)督、事后分析決策的全新管理模式。與此要求形成鮮明對(duì)比的是，目前在中小企業(yè)一線工作的財(cái)會(huì)人員整體素質(zhì)不高，缺乏綜合分析能力，思考問題的視角仍然習(xí)慣性地局限于本部門。
與此同時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得企業(yè)報(bào)表的編制周期大大縮短，從過(guò)去的年報(bào)、半年報(bào)、月報(bào)縮短為現(xiàn)在的周報(bào)、日?qǐng)?bào)、實(shí)時(shí)報(bào)。由此帶來(lái)的就是每天堆積如山的各類報(bào)表和海量的數(shù)據(jù)。如何對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行抽絲剝繭，如何把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有效的信息，這對(duì)于企業(yè)財(cái)會(huì)人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。相關(guān)經(jīng)驗(yàn)表明：絕大多數(shù)財(cái)會(huì)人員收到的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于他們能夠吸取的數(shù)據(jù)數(shù)量。過(guò)量的數(shù)據(jù)會(huì)讓財(cái)會(huì)人員無(wú)所適從，疲于奔命。
3. 系統(tǒng)糾錯(cuò)限制嚴(yán)格，財(cái)會(huì)人員違規(guī)操作。為防止人為地隨意修改數(shù)據(jù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂，軟件供應(yīng)商會(huì)在基礎(chǔ)資料等重要數(shù)據(jù)維護(hù)中設(shè)置不可逆的操作。例如，某會(huì)計(jì)科目一旦啟用將不能被修改和刪除，即使事后刪除涉及該科目的業(yè)務(wù)憑證或初始金額也同樣無(wú)效。此外，也不能為該科目增加下級(jí)明細(xì)科目和輔助核算項(xiàng)目。如果是因?yàn)樨?cái)會(huì)人員誤操作而導(dǎo)致的科目錯(cuò)誤，唯一的辦法是禁用該會(huì)計(jì)科目，修改原科目代碼并增加同級(jí)科目。
雖然通過(guò)上述方法可以間接地解決問題，但長(zhǎng)此以往會(huì)造成大量的垃圾數(shù)據(jù)冗余。財(cái)會(huì)人員無(wú)論是出于工作考慮還是自身利益考慮，都不愿面對(duì)這樣的結(jié)果。因而往往會(huì)采取非常規(guī)的手段強(qiáng)制糾錯(cuò)，這就對(duì)系統(tǒng)安全構(gòu)成了潛在的威脅。例如，某企業(yè)財(cái)會(huì)人員由于誤操作，導(dǎo)致在系統(tǒng)客戶端界面無(wú)法查詢核算項(xiàng)目余額表本期的數(shù)據(jù)，且系統(tǒng)客戶端不提供開放性的數(shù)據(jù)修改工具。于是該財(cái)會(huì)人員利用自己并不太精通的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，違規(guī)打開了系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入SQL語(yǔ)句進(jìn)行操作，希望能夠修復(fù)原有的數(shù)據(jù)。具體執(zhí)行語(yǔ)句如下：
delete from t_balance（科目余額表） where fdetailid （核算項(xiàng)目使用內(nèi)碼）not in ( select fdetailid from t_itemdetail（核算項(xiàng)目使用詳情橫表）） update d set d.fdetailcount=v.fcount from t_ItemDetail d, （select fdetailid，count（∗） fcount from t_ItemDetailv（核算項(xiàng)目使用詳情縱表） where fitemid（核算項(xiàng)目?jī)?nèi)碼）=-1 group by fdetailid ) v where d.fdetailid=v.fdetailid
該財(cái)會(huì)人員并不知道這段語(yǔ)句僅僅是在科目余額表里刪除了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，而不是修復(fù)它。實(shí)際的修復(fù)語(yǔ)句非常復(fù)雜，而且不易寫出通用的修復(fù)語(yǔ)句。具體的錯(cuò)誤也許并不在“科目余額表”里，也許“核算項(xiàng)目使用詳情橫表”里也有錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，這需要具有一定的數(shù)據(jù)維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來(lái)判斷。如果貿(mào)然對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行擅自地修改，結(jié)果可能會(huì)越弄越糟，甚至可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰。
三、結(jié)束語(yǔ)
從以上分析我們可以看出，由于受到軟件供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)信息集成化程度、企業(yè)個(gè)性化需求、企業(yè)財(cái)會(huì)人員自身素質(zhì)等各方面因素的影響，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在我國(guó)中小企業(yè)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在著諸多適用性問題。這些問題不是僅僅通過(guò)單方面的努力就能夠解決的，需要軟件供應(yīng)商、企業(yè)及相關(guān)財(cái)會(huì)人員三方通力合作：軟件供應(yīng)商要能夠?yàn)榭蛻籼峁╅L(zhǎng)期“陪伴式”服務(wù)，及時(shí)有效地解決客戶在發(fā)展過(guò)程中遇到的各種實(shí)際問題；企業(yè)要加快全面信息化步伐，不斷提高企業(yè)管理水平以適應(yīng)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)更高層次的要求；企業(yè)財(cái)會(huì)人員則要在精通業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上擴(kuò)大知識(shí)面，向全能型、復(fù)合型、管理決策型人才發(fā)展。只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互、信息共享，做到“1+1>2”。
主要參考文獻(xiàn)
1. 李立志.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的重要涉序操作.財(cái)會(huì)月刊，2012；10
2. 楊周南.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)：面向財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化.北京：電子工業(yè)出版社，2006
【作 者】
高 原
【作者單位】
（金陵科技學(xué)院商學(xué)院 南京 211169）
