【摘要】通用財(cái)務(wù)軟件初始化設(shè)置影響著財(cái)務(wù)軟件的使用效率和質(zhì)量。本文以用友U8指定會(huì)計(jì)科目為例，通過分析指定會(huì)計(jì)科目設(shè)置不當(dāng)對(duì)出納日常業(yè)務(wù)處理的影響，總結(jié)初始化設(shè)置應(yīng)注意的問題，為廣大財(cái)務(wù)工作者的實(shí)際應(yīng)用提供參考。
【關(guān)鍵詞】用友U8 初始化設(shè)置 日常業(yè)務(wù) 影響
用友U8軟件在建立賬套之后，在啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)及其他任何子系統(tǒng)前，需要進(jìn)行完整、準(zhǔn)確的設(shè)置工作，建立適合自己企業(yè)或組織的應(yīng)用環(huán)境，這一過程被稱之為系統(tǒng)初始化。在手工環(huán)境及電算化環(huán)境中都存在著系統(tǒng)初始化問題，但是手工環(huán)境下，只是對(duì)企業(yè)開立的基本信息加以說明，電算化環(huán)境下的初始化則包括了更多內(nèi)容，如系統(tǒng)啟用設(shè)置、期初數(shù)據(jù)錄入等等，其中相當(dāng)一部分初始化工作在手工環(huán)境下無需進(jìn)行，因而容易被軟件使用者忽略，致使軟件的后續(xù)操作無法進(jìn)行。下面我們以用友U8指定會(huì)計(jì)科目為例加以說明。
一、指定會(huì)計(jì)科目
1. 指定會(huì)計(jì)科目的含義。指定會(huì)計(jì)科目是設(shè)置會(huì)計(jì)科目中的一項(xiàng)工作，主要是對(duì)出納的專管科目進(jìn)行設(shè)置，即將“庫存現(xiàn)金”指定為現(xiàn)金總賬科目，“銀行存款”指定為銀行總賬科目，通過對(duì)現(xiàn)金、銀行存款總賬科目的指定，在制單中對(duì)支票及資金赤字進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款的保密性。
2. 指定會(huì)計(jì)科目的前提。指定會(huì)計(jì)科目在會(huì)計(jì)科目設(shè)置基礎(chǔ)上進(jìn)行，將“庫存現(xiàn)金”及“銀行存款”科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置是指定會(huì)計(jì)科目的前提條件。即在對(duì)“庫存現(xiàn)金”科目進(jìn)行設(shè)置時(shí)，在輔助核算選項(xiàng)中，應(yīng)選擇設(shè)置“日記賬”；對(duì)“銀行存款”科目設(shè)置時(shí)應(yīng)選擇設(shè)置“日記賬”和“銀行賬”。
3. 指定會(huì)計(jì)科目具體操作步驟。在“會(huì)計(jì)科目”窗口中，選擇“編輯”菜單中的“指定科目”命令，打開指定對(duì)話框。單擊“現(xiàn)金總賬科目”單選按鈕，在“待選科目”列表框中選擇“庫存現(xiàn)金”科目，單擊“〉”或雙擊科目名稱，將“庫存現(xiàn)金”科目添加到“已選科目”列表框中，然后點(diǎn)擊“確認(rèn)”，即完成現(xiàn)金總賬科目指定（見圖1）。
同理，在指定對(duì)話框中，單擊“銀行總賬科目”單選按鈕，在“待選科目”列表框中選擇“銀行存款”科目，單擊“〉”或雙擊科目名稱，將“銀行存款”科目添加到“已選科目”列表框中，則將“銀行存款”指定為銀行總賬科目。只有被指定為現(xiàn)金、銀行存款科目才能供出納管理使用，進(jìn)行現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及資金日?qǐng)?bào)的查詢。
二、指定會(huì)計(jì)科目對(duì)出納日常業(yè)務(wù)的主要影響
1. 對(duì)出納簽字的影響。出納簽字是指由出納人員通過“出納簽字”功能對(duì)制單員填制的帶有庫存現(xiàn)金和銀行存款科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目金額是否正確。如果審查發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或有異議，則應(yīng)交與憑證制單人修改后再進(jìn)行核對(duì)。出納簽字的主要操作步驟：進(jìn)入“總賬”，打開菜單欄中的“憑證”，選擇“出納簽字”命令，出現(xiàn)納簽字對(duì)話框，如圖2所示。
單擊“確定”按鈕，是對(duì)出納簽字的憑證范圍進(jìn)行確定，將打開“出納簽字”對(duì)話框，在工具欄上點(diǎn)擊“簽字”按鈕，進(jìn)行出納簽字。但是，往往軟件使用者卻遇到這樣的情況，即單擊“確定”按鈕后卻出現(xiàn)如圖3所示情況。
上述情況的出現(xiàn)，會(huì)使一些不熟悉軟件的工作者誤以為憑證文件庫中不存在需要出納簽字的憑證。事實(shí)上，如果以制單人的身份登錄總賬，執(zhí)行查詢憑證操作，通常會(huì)在文件庫中查詢到帶有庫存現(xiàn)金和銀行存款科目的憑證。究其原因，是在初始化設(shè)置中，沒有對(duì)出納的專營(yíng)科目進(jìn)行指定，這時(shí)，我們重新返回到基礎(chǔ)設(shè)置當(dāng)中完成會(huì)計(jì)科目的指定，出納簽字就可以順利進(jìn)行。
2. 對(duì)日記賬查詢的影響。用友U8 提供了強(qiáng)大的查詢功能，以便能夠及時(shí)地了解賬簿中的數(shù)據(jù)資料，滿足對(duì)賬數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析及打印的需要，在出納功能中可以方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)日記賬的查詢，用于查詢和輸出現(xiàn)金和銀行存在的賬務(wù)資料。
查詢庫存現(xiàn)金日記賬的步驟如下：
展開“總賬”，打開菜單欄中的“出納”，選擇“現(xiàn)金日記賬”命令，選擇“科目”下拉列表中的“庫存現(xiàn)金”選項(xiàng)，輸入相應(yīng)的查詢條件，點(diǎn)擊確定以后，將打開“庫存現(xiàn)金日記賬”窗口，可以查看現(xiàn)金日記賬。但是，有時(shí)卻出現(xiàn)這樣的情況，當(dāng)選擇“現(xiàn)金日記賬”命令時(shí)，出現(xiàn)如圖4所示情況。
這樣，出納將查詢不到現(xiàn)金日記賬，同樣，如選擇圖4中的“銀行日記賬”命令也會(huì)出現(xiàn)“沒有指定銀行科目”的提示。
以上出納崗位日常業(yè)務(wù)處理問題的出現(xiàn)，軟件自動(dòng)給出無法操作的原因，指引操作者在指定科目功能完成以后再繼續(xù)操作?？傊?，指定會(huì)計(jì)科目的設(shè)置正確與否直接影響著出納日常業(yè)務(wù)處理的進(jìn)行。
三、系統(tǒng)初始化設(shè)置應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1. 重視初始化設(shè)置的不可修改性。以上指定科目不當(dāng)對(duì)出納日常業(yè)務(wù)的影響，可以通過重新設(shè)置得到解決。事實(shí)上，重要的初始化設(shè)置具有不可修改性。子系統(tǒng)初始化通常包括建賬參數(shù)設(shè)置、基礎(chǔ)信息設(shè)置及期初余額設(shè)置三大類內(nèi)容，一般子系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息設(shè)置具有可修改性，指定會(huì)計(jì)科目即屬于這一類型。但是，建賬參數(shù)的設(shè)置通常不具有可修改性，當(dāng)操作用戶返回修改時(shí)，呈現(xiàn)灰色不可修改狀態(tài)，如想修改只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。另外，會(huì)計(jì)期間的設(shè)置、子系統(tǒng)啟用時(shí)間的設(shè)置、分類編碼方案等也具有不可修改性。因此，在初始化時(shí)一定要進(jìn)行周密的考慮、精準(zhǔn)的操作。
2. 初始化設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定。在電算化環(huán)境下，進(jìn)行指定會(huì)計(jì)科目時(shí)，待選科目中顯現(xiàn)的是會(huì)計(jì)科目表中的所有科目，對(duì)于其中任一科目的選定，軟件都可以實(shí)現(xiàn)，而按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，“現(xiàn)金”與“銀行存款”為出納的專營(yíng)科目，如果誤選其他科目，雖然完成了初始化的設(shè)置，可是對(duì)后續(xù)的財(cái)務(wù)工作仍將產(chǎn)生不良影響。
3. 初始化設(shè)置必須適合企業(yè)管理的需要。例如，一個(gè)企業(yè)規(guī)模較大，往來業(yè)務(wù)較多，應(yīng)收、預(yù)收、應(yīng)付、預(yù)付等往來科目發(fā)生頻繁，那么在這些科目下再設(shè)置明細(xì)科目，則不能達(dá)到分類細(xì)化管理的目的。如果在總賬會(huì)計(jì)科目初始化過程中，將“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”分別設(shè)為“客戶往來”、 “供應(yīng)商往來”輔助核算，當(dāng)記賬以后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的輔助賬信息，以便可以對(duì)客戶、供應(yīng)商等重要資源采用分類管理。
主要參考文獻(xiàn)
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