【摘要】加強(qiáng)高校暫付款管理對(duì)促進(jìn)高校資金良性循環(huán)和資產(chǎn)安全完整發(fā)揮著重要作用，是高校財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)。但由于該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)量大、涉及面廣、時(shí)間跨度長(zhǎng)、管理手段落后，成為了高校財(cái)務(wù)管理工作的難點(diǎn)。本文依據(jù)暫付款的管理原則，利用EXCEL完成高校暫付款管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和模塊設(shè)計(jì)，旨在提高高校暫付款的管理效率和管理水平。
【關(guān)鍵詞】EXCEL 高校暫付款管理 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)
高校暫付款是指學(xué)校應(yīng)結(jié)算的各類(lèi)暫付款項(xiàng)，包括暫付的差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、進(jìn)修費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、教學(xué)實(shí)習(xí)費(fèi)、購(gòu)置費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、備用金等。隨著近年來(lái)高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不斷增多，高校出現(xiàn)了暫付款掛賬金額大、墊付時(shí)間長(zhǎng)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了資產(chǎn)的安全完整和資金的使用效益。分析原因，一方面是暫付款管理業(yè)務(wù)量大、涉及面廣、時(shí)間跨度長(zhǎng)、管理手段落后，高校每年對(duì)暫付款只能進(jìn)行一到兩次的集中清理，無(wú)法對(duì)逾期借款和借款人及時(shí)采取有效措施；另一方面是部分借款人責(zé)任意識(shí)差，還款積極性不高，甚至故意拖賬、賴賬。因此，在當(dāng)前環(huán)境下研究如何加強(qiáng)高校暫付款管理、規(guī)范借款行為及提高借款人還款意識(shí)是十分必要的。本文依據(jù)暫付款的管理原則，利用EXCEL完成高校暫付款管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和模塊設(shè)計(jì)，旨在提高高校暫付款的管理效率和管理水平。
一、系統(tǒng)需求分析
本系統(tǒng)設(shè)計(jì)圍繞高校對(duì)暫付款的管理需求展開(kāi)。加強(qiáng)高校暫付款管理應(yīng)遵循以下原則：一是“誰(shuí)借款，誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，即明確借款人對(duì)暫付款負(fù)有按期結(jié)算的義務(wù)和責(zé)任。二是“預(yù)算控制”原則，各部門(mén)辦理借款必須在預(yù)算項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)額度內(nèi)，借款用途不能超出預(yù)算項(xiàng)目的開(kāi)支范圍。三是“一事一借，前清后借”原則，每一借款必須有明確的借款事由，單獨(dú)辦理借款手續(xù)，若前期借款逾期未還，財(cái)務(wù)部門(mén)不再受理部門(mén)或個(gè)人的借款業(yè)務(wù)。四是“及時(shí)清理”原則，若借款逾期，借款人應(yīng)說(shuō)明情況并追加信用期限，否則財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)借款人采取減少信用額度、縮短信用期限、暫停借款、強(qiáng)制扣款、加收滯納金等限制措施。
二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
高校暫付款管理系統(tǒng)分為基礎(chǔ)信息、數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)輸出三個(gè)模塊。基礎(chǔ)信息模塊主要用于借款人和預(yù)算項(xiàng)目信息的初始設(shè)置和后期維護(hù)，并向其他兩個(gè)模塊提供查詢數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)錄入模塊分為借款錄入和還款錄入兩個(gè)界面，在數(shù)據(jù)錄入模塊，財(cái)務(wù)人員除了記載借款、還款相關(guān)信息外，還可利用系統(tǒng)在借款發(fā)生時(shí)對(duì)借款人身份、借款情況、所借項(xiàng)目借款情況、所屬部門(mén)借款情況進(jìn)行審核，在還款發(fā)生時(shí)對(duì)所還款項(xiàng)是否逾期、是否專(zhuān)款專(zhuān)用、是否符合項(xiàng)目開(kāi)支范圍進(jìn)行審核。數(shù)據(jù)輸出模塊主要用于催款單、扣款單的生成和滯納金的計(jì)算，該模塊無(wú)需手工操作，可實(shí)時(shí)輸出相關(guān)統(tǒng)計(jì)信息。
該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上體現(xiàn)了高校對(duì)暫付款的管理原則，同時(shí)為降低工作強(qiáng)度，提高工作效率，還設(shè)計(jì)了助記碼查詢、項(xiàng)目分級(jí)選擇錄入、借款單查詢等輔助功能。
三、系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)
1． 基礎(chǔ)信息模塊設(shè)計(jì)。該模塊包括借款人員信息和預(yù)算項(xiàng)目信息兩部分內(nèi)容，借款人員信息包括序號(hào)、助記碼、借款人編號(hào)、姓名、部門(mén)屬性、部門(mén)、身份證號(hào)、工資賬號(hào)、聯(lián)系方式、信用期限、信用額度、備查資料12個(gè)字段，其中借款人編號(hào)、姓名、身份證號(hào)為鎖定信息，不允許修改，其他字段信息可修改維護(hù)。為減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置的工作量，助記碼和備查資料兩個(gè)字段信息可利用函數(shù)自動(dòng)獲取。
（1）助記碼是姓名拼音首字母的縮寫(xiě)，如“李明”的助記碼為L(zhǎng)M，利用助記碼可實(shí)現(xiàn)借款人的模糊查詢，并快速確定借款人編號(hào)，適用于高校人員多、同名多的情況，助記碼自動(dòng)獲取方式為：
首先新建表名為ZJM的輔助表，在輔助表中錄入A ~ Z字母和對(duì)應(yīng)的臨界漢字，如下表所示：
在助記碼字段下的B2單元格內(nèi)錄入公式:
B2=CONCATENATE（VLOOKUP（LEFT（D2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），VLOOKUP（MID（D2，2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），IF（LEN（D2）>2，VLOOKUP（IF（LEN（D2）>2，MID（D2，3，1），），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），））該公式是利用文本函數(shù)提取姓名中的每個(gè)字，通過(guò)VLOOKUP函數(shù)的模糊查詢功能查找到每個(gè)字對(duì)應(yīng)的字母，再利用CONCATENATE函數(shù)將字母合并，公式中還用到了IF和LEN的組合函數(shù)，其目的是判斷姓名由三個(gè)字組成還是兩個(gè)字組成，并返回對(duì)應(yīng)的結(jié)果。
（2）人員信息表中的備查資料字段提供一個(gè)快捷方式，用于查詢借款人照片、還款計(jì)劃、信用調(diào)整等資料，財(cái)務(wù)人員可利用該字段對(duì)借款人身份和信用情況進(jìn)行審核。該字段信息通過(guò)HYPERLINK函數(shù)實(shí)現(xiàn)，首先為每位借款人建立一個(gè)文件夾，文件夾以借款人編號(hào)命名，文件夾中存放借款人的照片等資料，所有借款人文件夾存放于同一目錄下，然后在備查資料字段下的L2單元格錄入公式：
L2=HYPERLINK（CONCATENATE（“D:借款人信息庫(kù)”，C2），C2）
其中“D:借款人信息庫(kù)”為借款人資料存放的上級(jí)目錄，C2為借款人編號(hào)，利用CONCATENATE函數(shù)生成借款人資料的存放目錄，通過(guò)HYPERLINK函數(shù)創(chuàng)建資料查詢的快捷方式，并以借款人編號(hào)命名，利用單元格向下填充功能實(shí)現(xiàn)全部字段信息的生成。
（3）預(yù)算項(xiàng)目信息采用分類(lèi)排列方式，即按部門(mén)屬性對(duì)部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，以部門(mén)屬性為字段，將所屬部門(mén)列于其下，再以部門(mén)為字段，將所屬預(yù)算項(xiàng)目列于其下。采用這種排列方式是為了實(shí)現(xiàn)部門(mén)屬性、部門(mén)、預(yù)算項(xiàng)目的分級(jí)選擇錄入，提高借款錄入工作的準(zhǔn)確率和效率。具體設(shè)置方式為：點(diǎn)擊需錄入部門(mén)屬性的單元格，打開(kāi)“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”對(duì)話框，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來(lái)源”欄中輸入“行政，教學(xué)”，實(shí)現(xiàn)部門(mén)屬性的選擇錄入，再點(diǎn)擊需錄入部門(mén)的單元格，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來(lái)源”欄中輸入：
=OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，COUNTA（OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，100，1）），1）
實(shí)現(xiàn)部門(mén)的選擇錄入，即部門(mén)字段單元格的下拉框能夠依據(jù)部門(mén)屬性對(duì)應(yīng)地列示所有該類(lèi)部門(mén)，選擇即可實(shí)現(xiàn)部門(mén)錄入。公式中CB18為部門(mén)屬性單元格，利用MATCH函數(shù)定位CB18所示部門(mén)屬性在部門(mén)屬性字段中的位置，確定列偏移量，利用COUNTA函數(shù)計(jì)算偏移后需引用區(qū)域的行數(shù)，利用OFFSET函數(shù)以部門(mén)屬性最左邊字段為參照系進(jìn)行偏移和引用得到新的引用區(qū)域，同理可實(shí)現(xiàn)預(yù)算項(xiàng)目的選擇錄入。
2． 數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)錄入模塊分為借款錄入、還款錄入和數(shù)據(jù)匯總?cè)齻€(gè)界面，其中數(shù)據(jù)匯總為自動(dòng)生成，隱藏在工作表中。
（1）借款錄入界面分為借款信息錄入、借款人信息查詢和當(dāng)前借款額度控制三個(gè)區(qū)，在借款信息錄入?yún)^(qū)需要錄入的信息包括借款編號(hào)、部門(mén)屬性、部門(mén)、預(yù)算項(xiàng)目、借款人編碼、借款人、借款日期、借款金額、摘要、信用期、還款時(shí)間11個(gè)字段，其中借款編號(hào)字段為初始設(shè)置，鎖定后不可變更，部門(mén)屬性、部門(mén)、預(yù)算項(xiàng)目三個(gè)字段為選擇錄入，借款人編碼字段通過(guò)借款人信息查詢區(qū)查詢錄入，借款人、信用期、還款期三個(gè)字段為自動(dòng)生成錄入，借款日期、摘要、借款金額三個(gè)字段為手工錄入。在借款人信息查詢區(qū)，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)輸入借款人助記碼，查詢到所有與該助記碼一致的職員信息，選擇對(duì)應(yīng)借款人對(duì)身份信息進(jìn)行核實(shí)。
實(shí)現(xiàn)助記碼查詢功能最重要的是在基礎(chǔ)信息模塊中定位與查詢助記碼一致的每一個(gè)助記碼的位置，具體方式列示如下：
第一行借款人助記碼的定位公式為：
B1=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+1
第二行借款人助記碼的定位公式為：
B2=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（INDIRECT（ADDRESS（1+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0），1，1）），1，1，1 000），0）+1
該公式是根據(jù)上一行的定位，利用OFFSET函數(shù)確定新的引用區(qū)間，再在新的引用區(qū)間內(nèi)通過(guò)MATCH函數(shù)定位助記碼位置，再將該位置與上一行位置累加而得到新的位置，以后行次依此類(lèi)推完成多行定位。每一行借款人助記碼定位完成后，利用VLOOKUP函數(shù)顯示相關(guān)字段的信息。
為了方便財(cái)務(wù)人員對(duì)借款額度的審核和控制，系統(tǒng)在借款額度控制區(qū)實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前錄入狀態(tài)下的借款人，借款部門(mén)、借款項(xiàng)目的借款情況，該項(xiàng)功能實(shí)現(xiàn)的方式為：
在需要顯示當(dāng)前錄入的借款人姓名的單元格內(nèi)錄入公式：
CK6=INDIRECT（ADDRESS（COUNTA（$CC$18:$CC$1017）+17，COLUMN（CC17），4，1））
該公式利用COUNTA計(jì)算出當(dāng)前錄入行在錄入?yún)^(qū)的位置，再加上非錄入?yún)^(qū)的行數(shù)得到實(shí)際行號(hào)，利用COLUMN求出借款人信息所在的列號(hào)，利用ADDRESS函數(shù)返回當(dāng)前錄入借款人的單元格的引用，利用INDIRECT函數(shù)返回ADDRESS函數(shù)指定的單元格引用。查詢借款人累計(jì)借款余額、逾期借款金額、逾期借款筆數(shù)可通過(guò)SUMIF函數(shù)計(jì)算得出，如借款人借款余額計(jì)算公式為：
=SUMIF（$CC$18:$CC$1 017，CJ6，$CH$18:$CH$1 017）-SUMIF（還款!$D$18:$D$1 017，CJ6，還款!$E$18:$E$1 017）
其中CJ6為借款編碼。逾期借款金額和逾期借款筆數(shù)同理可利用SUMIF計(jì)算得出，在計(jì)算逾期筆數(shù)時(shí)需利用IF和TYPE的組合函數(shù)進(jìn)行判斷。
（2）還款錄入界面分為還款信息錄入、借款人信息查詢和借款人借款明細(xì)查詢?nèi)齻€(gè)區(qū)。在還款信息錄入?yún)^(qū)需錄入的信息包括借款編號(hào)、借款人編號(hào)、借款人、部門(mén)、借款項(xiàng)目、還款金額、還款日期、當(dāng)前借款余額8個(gè)字段，其中借款編號(hào)、還款金額、還款日期需手工錄入，其他數(shù)據(jù)為自動(dòng)獲取，其中當(dāng)前借款余額字段信息的獲取公式為：
G18=VLOOKUP（B18，JIEKUAN!$CA$17:$CN$1 017，8）-SUMIF（（OFFSET（$B$18，，，ROW（）-17，1）），B18，（OFFSET（$E$18，，，ROW（）-17，1）））
借款人借款明細(xì)查詢，即利用借款人編號(hào)查詢借款人所借款項(xiàng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來(lái)源為匯總數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)方式與助記碼查詢方式一致。
（3）數(shù)據(jù)匯總是在引用借款錄入和還款錄入數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，增加了是否逾期、逾期計(jì)數(shù)、處理方式三個(gè)字段。該界面數(shù)據(jù)是形成催款數(shù)據(jù)和扣款數(shù)據(jù)的來(lái)源，其中是否逾期字段的公式為：U2=IF（Q2<=0，，IF（TODAY（）-M2>1，逾期，））；逾期計(jì)數(shù)字段的公式為:V2==IF（IF（Q2<=0，，IF（TODAY（）-M2>1，逾期，））=逾期，1，0）；處理方式字段的公式為：Y2==F（Q2>0，IF（TODAY（）-M2>1，IF（30>S2，催款通知，扣款），），），公式中Q2為借款余額，M2為最遲還款期。
3． 數(shù)據(jù)輸出模塊設(shè)計(jì)。該模塊用于催款單和扣款單的實(shí)時(shí)生成，其數(shù)據(jù)源為錄入模塊的匯總數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)信息模塊數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)方式為：通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А睂?duì)話框，依據(jù)提示完成透視表的建立，再?gòu)摹皵?shù)據(jù)透視表”工具欄中將“處理方式”字段拖入頁(yè)字段區(qū)，將部門(mén)、借款編號(hào)、借款人、借款摘要、聯(lián)系方式等字段拖入列字段區(qū)，將借款余額拖入數(shù)據(jù)區(qū)，打開(kāi)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，對(duì)透視表外觀進(jìn)行設(shè)置，打開(kāi)“表選項(xiàng)”對(duì)話框，對(duì)數(shù)據(jù)的刷新頻率進(jìn)行設(shè)置，若需計(jì)算逾期借款的逾期費(fèi)用，可通過(guò)添加計(jì)算字段方式實(shí)現(xiàn)，通過(guò)選擇頁(yè)字段區(qū)的處理方式，實(shí)現(xiàn)催款單和扣款單的生成。數(shù)據(jù)透視表功能強(qiáng)大，可滿足多種數(shù)據(jù)分析的需求。
經(jīng)過(guò)測(cè)試，本系統(tǒng)的各模塊設(shè)計(jì)合理，性能穩(wěn)定，公式及邏輯關(guān)系正確，能夠滿足暫付款規(guī)范化管理需求，提高高校暫付款管理效率和管理水平。
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【作 者】
劉從兵
【作者單位】
（安康學(xué)院計(jì)財(cái)處 陜西安康 725000）
