【摘要】隨著會計信息電子化的不斷發(fā)展，在正常賬務(wù)處理模塊的外部，可以掛接財務(wù)信息查詢平臺與財務(wù)預(yù)約報銷，提高財務(wù)工作效率與質(zhì)量，本文重點討論財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)設(shè)計過程中經(jīng)常遇到的幾個問題，并對其進(jìn)行了分析，提出了解決對策。
【關(guān)鍵詞】預(yù)約報銷 結(jié)構(gòu)布局 問題對策
隨著會計信息電子化的不斷發(fā)展，滿足高校外部與內(nèi)部各類會計信息的需要，實現(xiàn)賬務(wù)立體式、多維式的賬務(wù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，在正常賬務(wù)處理的基礎(chǔ)上，增加了部門核算、項目核算、暫付款核算、暫存款核算、財務(wù)信息網(wǎng)上查詢、財務(wù)預(yù)約報銷、報銷叫號系統(tǒng)、報銷短信息發(fā)送等輔助模塊，極大地提高了財務(wù)工作效率，使財務(wù)工作結(jié)構(gòu)發(fā)生了質(zhì)的變化。本文根據(jù)實踐經(jīng)驗重點討論財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)設(shè)計過程中經(jīng)常遇到的幾個問題，并對其進(jìn)行了分析，提出了解決對策。
一、報銷分類
會計的分類比較多，比如按經(jīng)濟(jì)用途可以分為人員經(jīng)費、商品服務(wù)經(jīng)費、個人家庭補助經(jīng)費、基建經(jīng)費、信貸資金；按照功能可以分為高等教育、應(yīng)用技術(shù)、離退休、財政暫存等；按照資金來源可以分為國庫、專戶、往來；按照資金性質(zhì)可以分為預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外、往來款；按照部門分類可以分為機關(guān)、教學(xué)、教輔、后勤；按照項目分類可以分為各個具體的項目；按照經(jīng)費類別分類可以分為日常經(jīng)費、項目經(jīng)費、創(chuàng)收經(jīng)費、配套經(jīng)費等；按照支出類別可以分為基本支出、項目支出；按照級別可以分為中央資金、省級資金、市級資金；按照課題可以分為國家自然科學(xué)資金、軟科學(xué)、科學(xué)家基金等。但是以上這些分類并不能滿足財務(wù)預(yù)約報銷的要求，因為大多數(shù)教職工不懂會計知識，讓老師們?nèi)ヅ袛嗝抗P支出屬于哪個分類是不現(xiàn)實的，如何讓老師們非常簡單地判斷出屬于哪個分類，必須從千差萬別的會計業(yè)務(wù)中進(jìn)行歸納與總結(jié)。
第一，借款業(yè)務(wù)比較特殊，大多數(shù)單位對職工借款的管理比較嚴(yán)格，設(shè)置專門的會計軟件模塊進(jìn)行核算，不同項目性質(zhì)的借款審批與沖借手續(xù)不同于正常的業(yè)務(wù)報銷，涉及借款審批單、借款單、暫付款結(jié)算單、報銷單據(jù)等多種票據(jù)類型，牽扯的會計科目與項目比較復(fù)雜，特別是沖借業(yè)務(wù)更是與暫付款核算模塊掛接，老師們在進(jìn)行預(yù)約報銷時有權(quán)力選擇沖銷哪個項目的哪張借條，因此應(yīng)將借款與沖借業(yè)務(wù)單獨劃為一類。
第二，差旅費報銷業(yè)務(wù)也比較特殊，因為所有報銷業(yè)務(wù)中，只有差旅費報銷涉及出發(fā)補助，導(dǎo)致報銷金額與票據(jù)金額不一致，出發(fā)補助需要按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)另外填寫報銷金額，單據(jù)格式比較復(fù)雜，需要預(yù)約報銷軟件單獨設(shè)計此類表格。大多數(shù)單位對出發(fā)標(biāo)準(zhǔn)有單獨的規(guī)定，操作比較麻煩，因此應(yīng)將差旅費報銷業(yè)務(wù)單獨劃為一類。
第三，如果報銷分類設(shè)計太多，將會影響老師們的判斷，因此除上述兩項特殊業(yè)務(wù)外，其他報銷單獨作為一類，單據(jù)格式內(nèi)容與報銷手續(xù)差別不大。經(jīng)過上述分類后，既保證了賬務(wù)處理的高效與質(zhì)量，又將老師們與財務(wù)人員緊密地結(jié)合在一起。
二、報賬類型
在高校的財務(wù)預(yù)約報銷中，大多數(shù)老師不懂會計，所以讓老師們幫助財務(wù)人員制作會計分錄是不現(xiàn)實的，如果按照會計科目設(shè)計不同的錄入界面，將是一個龐大的工程，并且操作界面不停變化，老師們將會無從做起，導(dǎo)致財務(wù)預(yù)約效果大打折扣。經(jīng)過仔細(xì)分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，會計科目盡管較多，還是有規(guī)律可循的，比如“結(jié)轉(zhuǎn)自籌基建”科目，全年業(yè)務(wù)量很小，業(yè)務(wù)比較特殊，如果全部實行預(yù)約報銷辦法，效果不一定好，所以對全年業(yè)務(wù)量較小、處理比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)可以不采取預(yù)約報銷的辦法，或者采取預(yù)約報銷與財務(wù)柜臺報銷相結(jié)合的辦法。
在財務(wù)報銷中大多數(shù)業(yè)務(wù)屬于正常經(jīng)費報銷與科研課題報銷，一小部分屬于往來款報銷，因此我們不妨將所有報銷業(yè)務(wù)分為正常經(jīng)費報銷、科研課題報銷與往來款報銷三類。其中正常經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)大多數(shù)對應(yīng)事業(yè)經(jīng)費支出科目，科研課題報銷對應(yīng)科研事業(yè)支出科目，往來款報銷業(yè)務(wù)大多數(shù)對應(yīng)應(yīng)付及暫存款科目，各分類的明細(xì)會計科目基本一致，為財務(wù)軟件的編寫提供了規(guī)范的模本?？梢詫⑺袌箐N業(yè)務(wù)設(shè)計為正常經(jīng)費報銷、科研課題報銷、往來款報銷三種界面，分別對應(yīng)不同的操作界面，同時在賬務(wù)輔助核算處理模塊設(shè)置項目時填寫報銷類型，不需老師們?nèi)ミx擇操作哪種界面，只需選中項目后，系統(tǒng)將會自動調(diào)出對應(yīng)的操作界面，然后按照提示一步一步地操作即可。經(jīng)過上述處理后，老師們就會在不知不覺中幫助財務(wù)人員填寫了報銷業(yè)務(wù)的摘要、會計科目、部門、項目、借貸金額與附件張數(shù)，財務(wù)人員通過掃描槍將上述信息讀取到賬務(wù)處理模塊，自動生成記賬憑證，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際報銷票據(jù)對記賬憑證信息進(jìn)行簡單地修改，即可完成業(yè)務(wù)報銷過程，既能簡化會計報銷過程，又能保證會計科目與項目的準(zhǔn)確性。
三、控制措施
為保證會計信息的正確性，在正常處理流程中如果出現(xiàn)下列情況時，應(yīng)中斷預(yù)約流程：①項目余額小于零（包含以前已經(jīng)預(yù)約但尚未辦理報銷手續(xù)的預(yù)約記錄）；②沖借業(yè)務(wù)找不到借條；③預(yù)約失敗記錄太多；④因存在逾期不歸還借款導(dǎo)致項目被凍結(jié)。但是在實際運行過程中，因老師們的電腦硬件配置、操作系統(tǒng)、瀏覽器系統(tǒng)、軟件參數(shù)設(shè)置等情況千差萬別，數(shù)據(jù)交換軟件難以提取當(dāng)月新變化的項目指標(biāo)增減情況，導(dǎo)致大量的預(yù)約失敗記錄，影響財務(wù)預(yù)約效果。為了解決這個問題，可以適當(dāng)降低預(yù)約控制要求，刪掉部分?jǐn)?shù)據(jù)控制公式，讓老師們順利地通過財務(wù)預(yù)約過程。同時提高財務(wù)人員的控制技術(shù)，拒絕報銷不符合會計要求的業(yè)務(wù)，保證會計信息質(zhì)量。
四、支付方式
高校財務(wù)工作中資金傳統(tǒng)的支付方式主要包括現(xiàn)金、支票、電匯三種。現(xiàn)金支付成本較高、風(fēng)險較大，難以批量操作，必須配備專業(yè)的武裝押運人員與工具，現(xiàn)金支付難以留下完整的支付痕跡，給經(jīng)濟(jì)偵查工作帶來不利。支票與電匯的填寫與蓋印鑒的要求很高，工作量很大，支票的登記、對賬與核銷手續(xù)煩瑣，支付期限較長，容易形成期末未達(dá)賬項，造成支付不便。在當(dāng)今電子信息技術(shù)日益成熟的情況下，應(yīng)逐步取消現(xiàn)金、支票、電匯結(jié)算方式，逐步采取網(wǎng)上銀行支付方式。
網(wǎng)上銀行支付方式雖然存在網(wǎng)絡(luò)詐騙等缺點，但只要措施嚴(yán)密這些缺點是可以避免的。另外，網(wǎng)上銀行支付方式具有資金即時到位、不存在未達(dá)賬項、隨時監(jiān)控銀行對賬單、支付成本小、資金風(fēng)險小、操作簡單等優(yōu)點。網(wǎng)上銀行支付分為對公網(wǎng)銀與對私網(wǎng)銀兩種方式，對公網(wǎng)銀業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)委托付款單的支付信息進(jìn)行操作支付，對私網(wǎng)銀業(yè)務(wù)可以采取批量操作辦法，采取專門的匯總軟件，在幾分鐘的時間內(nèi)完成幾百筆甚至幾千筆的付款。經(jīng)過上述整理，可以在財務(wù)預(yù)約的支付方式中設(shè)置網(wǎng)上銀行支付方式與沖銷借款結(jié)算方式，也就是說報銷的最后結(jié)果不是支付了資金就是沖銷了借條，簡化了操作過程，使整個財務(wù)預(yù)約報銷過程變得更加簡單清晰。
主要參考文獻(xiàn)
李敏，關(guān)應(yīng)守.網(wǎng)上預(yù)約報銷在高校的實踐與探索.教育財會研究，2012；2
【作 者】
劉秀華
【作者單位】
（臨沂大學(xué)審計處 山東臨沂 276005）
