【摘要】會計電算化環(huán)境下報表編制者通常會遇到兩大難點(diǎn)問題，一是編制的資產(chǎn)負(fù)債表借貸方期末合計數(shù)不相等，二是編制的利潤表中部分項(xiàng)目的數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯誤，而且這兩大問題很難找到根源。本文從期末損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)金額出錯、報表模板取數(shù)函數(shù)設(shè)置不當(dāng)?shù)榷鄠€角度對上述問題進(jìn)行了剖析，并為報表編制者解決上述難點(diǎn)問題提供了對策。
【關(guān)鍵詞】會計電算化 資產(chǎn)負(fù)債表 利潤表
在會計電算化實(shí)務(wù)中經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況：會計分錄編寫正確，記賬也沒問題，但編制的會計報表總是或多或少出現(xiàn)一些錯誤，比如說最為常見的資產(chǎn)負(fù)債表期末借貸不平問題，而當(dāng)查找導(dǎo)致這些錯誤的根源時又感覺無從下手。鑒于此，筆者以初級會計電算化考試所用財務(wù)軟件——用友T3（用友通標(biāo)準(zhǔn)版）為例，結(jié)合自己的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及為企業(yè)編制報表的工作經(jīng)驗(yàn)，對報表編制過程中遇到的難點(diǎn)問題進(jìn)行剖析。
一、資產(chǎn)負(fù)債表
1. 期末損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)金額出現(xiàn)錯誤。有很多人認(rèn)為，只要每筆會計分錄借貸方合計數(shù)相等，據(jù)此編制出的資產(chǎn)負(fù)債表期末借貸方合計數(shù)一定相等。嚴(yán)格來講，上述觀點(diǎn)適用于一般業(yè)務(wù)，但如果是期末損益結(jié)轉(zhuǎn)分錄出現(xiàn)了金額錯誤，即使分錄借貸方合計數(shù)相等，也會導(dǎo)致報表期末借貸方合計數(shù)不等。
（1）案例介紹。假設(shè)某公司與損益類科目相關(guān)的分錄有以下幾筆：a.借：管理費(fèi)用500；貸：庫存現(xiàn)金500。b.借：銷售費(fèi)用600；貸：銀行存款600。c.銀行存款11 700；貸：主營業(yè)務(wù)收入10 000，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）1 700。d.借：主營業(yè)務(wù)成本7 000；貸：庫存商品7 000。接下來將上述損益類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目：e.借：本年利潤8 400；貸：管理費(fèi)用500，銷售費(fèi)用900，主營業(yè)務(wù)成本7 000。f.借：主營業(yè)務(wù)收入10 000；貸：本年利潤10 000。h.借：本年利潤1 600；貸：利潤分配——未分配利潤1 600。
（2）案例分析。上述每筆分錄的借貸方合計數(shù)都是相等的，但是在e分錄中筆者故意將“銷售費(fèi)用”的金額“600”錯寫成了“900”?，F(xiàn)在我們看一下這種錯誤到底會不會導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表期末借貸方合計數(shù)的不等。
假設(shè)該公司本期只有上述七筆業(yè)務(wù)，則其資產(chǎn)負(fù)債表借貸方各項(xiàng)目本期發(fā)生額的合計數(shù)為：借方項(xiàng)目本期發(fā)生額合計數(shù)=-500（庫存現(xiàn)金）+11 100（銀行存款）-7 000（主營業(yè)務(wù)成本）=3 600；貸方項(xiàng)目本期發(fā)生額合計數(shù)=1 700（應(yīng)交稅費(fèi)）+1 600（未分配利潤）=3 300。由于資產(chǎn)負(fù)債表期初借貸方余額合計數(shù)都相等，因此如果本期發(fā)生額借貸方合計數(shù)相等，則期末余額合計數(shù)肯定相等。然而現(xiàn)在的借方發(fā)生額合計數(shù)為3 600，貸方發(fā)生額合計數(shù)為3 300，因此報表期末借貸方合計數(shù)肯定不相等。仔細(xì)分析，兩者的差額300實(shí)際上就是“銷售費(fèi)用”在結(jié)轉(zhuǎn)時出現(xiàn)的錯誤差額。
（3）結(jié)論。當(dāng)資產(chǎn)負(fù)債表期末借貸方合計數(shù)不相等時，不能僅僅檢查所做的分錄借貸方合計數(shù)是否相等，還要核實(shí)期末損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)金額有沒有出現(xiàn)錯誤。
2. 資產(chǎn)負(fù)債表模板中部分取數(shù)函數(shù)設(shè)置不當(dāng)。很多報表編制者認(rèn)為，報表模板中的取數(shù)函數(shù)都是正確無誤的，這種想法是錯誤的。一方面，財務(wù)軟件從開發(fā)到應(yīng)用有一定的時間差，在此期間實(shí)務(wù)中可能會出現(xiàn)一些新變化，而財務(wù)軟件卻未能得到及時升級更新；另一方面，不同企業(yè)在會計科目選擇、設(shè)置上有各自不同的要求，因此報表模板中的取數(shù)函數(shù)有些是不合適的，需要做出調(diào)整。
（1）“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”及“預(yù)收賬款”等項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)。根據(jù)企業(yè)會計準(zhǔn)則的相關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)負(fù)債表中“應(yīng)收賬款”項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付賬款”兩個科目所屬明細(xì)科目的期末借方余額，以及“壞賬準(zhǔn)備”科目的期末余額填列。而報表模板中該項(xiàng)目期末余額的取數(shù)函數(shù)是這樣定義的：QM（“1122”，月，，，年）-QM（“1231”，月，，，年）。即：到相應(yīng)總賬模塊中取當(dāng)前登陸會計期間“應(yīng)收賬款”賬戶的期末余額，再減去“壞賬準(zhǔn)備”賬戶的期末余額。
顯然，該函數(shù)與企業(yè)會計準(zhǔn)則的相關(guān)規(guī)定并不一致，它沒有考慮“預(yù)付賬款”的借方余額。所以，該函數(shù)應(yīng)調(diào)整為：QM（“1122”，月，，，年）+ QM（“1123”，月，，，年）-QM（“1231”，月，，，年）。
同理，該項(xiàng)目期初余額取數(shù)函數(shù)應(yīng)由QC（“1122”，全年，，，年）-QC（“1131”，全年，，，年），調(diào)整為QC（“1122”，全年，，，年）+QC（“1123”，全年，，，年）- QC（“1131”，全年，，，年）?！邦A(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”及“預(yù)收賬款”三個項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)同樣存在類似問題，故可以參照上述思路對它們做出相應(yīng)調(diào)整，此處不再展開論述。
（2）“未分配利潤”項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)。報表模板中關(guān)于“未分配利潤” 項(xiàng)目期末余額的取數(shù)函數(shù)是這樣設(shè)置的：QM（“4104”，月，，，年）。即：到相應(yīng)總賬模塊中取當(dāng)前會計期間“利潤分配”賬戶的期末余額。一般來說，“未分配利潤”項(xiàng)目期末余額應(yīng)該取“利潤分配”和“本年利潤”兩賬戶的期末余額之和，但由于“本年利潤”賬戶年終無余額，因此對于年度報表來說，該函數(shù)是沒問題的。但如果編的是非年度報表，則“本年利潤”賬戶一般是有余額的，所以此時取數(shù)函數(shù)應(yīng)調(diào)整為：QM（“4104”，月，，，年）+QM（“4103”，月，，，年）。而且調(diào)整后的這個函數(shù)同樣適用于年度報表的編制，因此建議用該函數(shù)代替QM（“4104”，月，，，年）。
同理，“未分配利潤”項(xiàng)目的期初余額取數(shù)函數(shù)由QC（“4104”，全年，，，年），調(diào)整為QC（“4104”，全年，，，年）+QC（“4103”，全年，，，年）。
（3）需要靈活設(shè)置的部分項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)。此類項(xiàng)目主要包括“一年內(nèi)到期的非流動資產(chǎn)”項(xiàng)目及與其相關(guān)的“長期應(yīng)收款”、“持有至到期投資”和“長期待攤費(fèi)用”項(xiàng)目，以及“一年內(nèi)到期的非流動負(fù)債”項(xiàng)目及與其相關(guān)的“長期借款”、“長期應(yīng)付款”、“應(yīng)付債券”等項(xiàng)目。之所以說需要靈活設(shè)置，是因?yàn)椤伴L期應(yīng)收款”、“持有至到期投資”、“長期借款”等六個項(xiàng)目下設(shè)的明細(xì)賬離到期日的時間如果不滿一年，則需要重分類到“一年內(nèi)到期的非流動資產(chǎn)”或“一年內(nèi)到期的非流動負(fù)債”項(xiàng)目中去，進(jìn)而要調(diào)整它們的取數(shù)函數(shù)。但在會計電算化環(huán)境下，很多人忽視了這些項(xiàng)目間可能出現(xiàn)的重分類關(guān)系。
假設(shè)某單位從2013年1月份開始，有兩個非流動資產(chǎn)的明細(xì)賬戶離到期日不到一年，分別是“長期應(yīng)收款——A公司（編碼：153101）”、“持有至到期投資——E公司（編碼：150103）”。則相關(guān)項(xiàng)目期末余額取數(shù)函數(shù)需做如下調(diào)整：
同理，“一年內(nèi)到期的非流動負(fù)債”及與其相關(guān)的項(xiàng)目取數(shù)函數(shù)可以參照上表思路進(jìn)行調(diào)整，在此不做贅述。
二、利潤表
1. 取數(shù)函數(shù)存在的問題?，F(xiàn)行企業(yè)會計準(zhǔn)則將利潤表的格式進(jìn)行了修訂，由原先的“本期數(shù)”、“本年累計數(shù)”兩個欄目改成了“本期金額”和“上期金額”，但對如何填制并未做出明確說明。因此，目前實(shí)務(wù)中這兩個欄目的填法也是“五花八門”，以“本期金額”欄為例，有填本月數(shù)的，也有填年初至本月末累計數(shù)的，等等。而在會計電算化考試中，由于報表編制類試題基本是以某個月為例進(jìn)行設(shè)計，所以在平時的教學(xué)中，部分教師也想當(dāng)然地認(rèn)為“本期金額”欄就應(yīng)填本月的發(fā)生額，這種理解是錯誤的。筆者認(rèn)為，“本期金額” 依據(jù)本年初至本月末累計數(shù)填列、“上期金額”依據(jù)上一年同期的“本期金額”填列更為科學(xué)、合理。然而，筆者發(fā)現(xiàn)利潤表模板中“本期金額”各項(xiàng)目函數(shù)取得卻是“本月發(fā)生額”，“上期金額”欄沒有設(shè)置對應(yīng)的取數(shù)函數(shù)。下面以“財務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目為例進(jìn)行分析。
（1）“本期金額”欄對應(yīng)取數(shù)函數(shù)分析。利潤表模板對“本期金額”欄中“財務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的取數(shù)函數(shù)是這樣設(shè)置的：FS （“6603”，月，“借”，，年），意思是到相應(yīng)總賬模塊中取當(dāng)前會計期間“財務(wù)費(fèi)用”賬戶的借方發(fā)生額。這顯然是不合理的，應(yīng)該根據(jù)本年初至本月末累計發(fā)生額填列。因此，取數(shù)函數(shù)應(yīng)調(diào)整為：LFS （“6603”，月，“借”，，年）。
（2）“上期金額”欄對應(yīng)取數(shù)函數(shù)分析。由于利潤表模板對“上期金額”欄中所有項(xiàng)目都沒有設(shè)置具體的取數(shù)函數(shù)，所以筆者仍以“財務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目為例設(shè)置一下該項(xiàng)目的函數(shù)，即：select（B10，年@=年+1 and 月@=月），意思是取上一年本月報表中B10單元（財務(wù)費(fèi)用）的本期金額。
同理，利潤表中其他欄目取數(shù)函數(shù)可參照上述思路進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
2. 特殊業(yè)務(wù)處理不當(dāng)?shù)膯栴}。此處的特殊業(yè)務(wù)是指本應(yīng)采用紅字處理，卻被會計人員采用藍(lán)字處理的與損益類科目相關(guān)的業(yè)務(wù)。
假設(shè)H公司1月31日收到開戶行確認(rèn)存款利息的通知，應(yīng)確認(rèn)利息收入2 000元。該筆業(yè)務(wù)理論教學(xué)中往往做如下處理：借：銀行存款2 000；貸：財務(wù)費(fèi)用2 000。
該分錄理論上是可以講通的，但是“財務(wù)費(fèi)用”科目的默認(rèn)方向是“借方”，而且“財務(wù)費(fèi)用”取數(shù)函數(shù)是取其“借方”發(fā)生額。所以如果按照上述方式處理，把2 000元的利息收入列入 “財務(wù)費(fèi)用”賬戶的“貸方”，則函數(shù)LFS （“6603”，月，“借”，，年）就無法獲取到這個數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，自然最終生成的報表數(shù)據(jù)就是錯誤的。
對此，筆者建議如下：做會計分錄“借：銀行存款 2 000 ，財務(wù)費(fèi)用 2 000 ”（注：此處代表紅體字）。該分錄比較特殊，只有借方?jīng)]有貸方，但它是此類業(yè)務(wù)在實(shí)務(wù)中常用的正規(guī)處理方式。該方式下，將2 000元的利息收入以“紅字形式”列入“財務(wù)費(fèi)用”的“借方”，與取數(shù)函數(shù)LFS （“6603”，月，“借”，，年）保持了一致。這樣就解決了數(shù)據(jù)丟失、報表數(shù)據(jù)錯誤的問題。
主要參考文獻(xiàn)
1. 中國會計學(xué)會編寫組.初級會計電算化.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2012
2. 周彥.用友ERP-U872報表模板存在的問題分析.財會月刊，2012；2
【作 者】
張清亮
【作者單位】
（山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院財政金融學(xué)院 山東濰坊 261011）
