企業(yè)的物資管理，是指對企業(yè)所需各種物資的計劃、采購、驗收、保管、發(fā)放等一系列組織、管理工作的總稱。通過物資管理，做到適質(zhì)、適量、適價、適地、適時地供應(yīng)物資，保證生產(chǎn)的順利進行，促進企業(yè)挖掘物資潛力，充分發(fā)揮物資效用，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。搞好物資管理的目的就是為了更好的為生產(chǎn)服務(wù)，物資部門就是煤炭企業(yè)保障生產(chǎn)的后勤部門，又是生產(chǎn)發(fā)展的先行部門，其服務(wù)對象是生產(chǎn)單位，物資供應(yīng)過程同煤炭企業(yè)生產(chǎn)過程有著十分密切的關(guān)系，它的每一個環(huán)節(jié)，每一項工作都必須面向生產(chǎn)，面向基層，方便生產(chǎn)，方便基層。要保證生產(chǎn)不間斷進行而組織供應(yīng)所需的各種物資，同時盡力做好為生產(chǎn)服好務(wù)，做到急生產(chǎn)所急，想生產(chǎn)所想，做好售后服務(wù)，有問題及時找分供方聯(lián)系解決，使生產(chǎn)單位解除后顧之憂，為企業(yè)品牌做出物資公司應(yīng)盡的責任。降低成本費用是煤礦生產(chǎn)經(jīng)營管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如何降低物資采購成本，嚴格控制物資采購的綜合費用是煤炭企業(yè)實現(xiàn)盈利目標的又一個重要前提和保障。
一、建立嚴格的采購控制制度，規(guī)范采購活動
（一）根據(jù)工作實踐，我認為，在制定采購制度時，要嚴格按照企業(yè)制度體系規(guī)定的采購控制程序，規(guī)范采購活動
具體應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：
1.采購計劃編制、報批，比價訂貨，入庫驗收，結(jié)算等工作必須分工負責，嚴格履行各自的工作職責。
2.采購人員除特殊的特別授權(quán)外，均按批準的物資品種、型號規(guī)格（圖號）、數(shù)量，生產(chǎn)廠家以及合格分供方、安全標準證等進行調(diào)價、比價采購，不得擅自更改采購合同內(nèi)容。
3.除零星物資采購?fù)?，采購業(yè)務(wù)需簽訂采購合同，按程序要求審批和報批后執(zhí)行。
4.采購貨款必須經(jīng)過審核并與合同相符，按企業(yè)資金平衡計劃指標，由物資供銷單位具體安排方可付款結(jié)算。
5.采購貨款除特殊的小額采購?fù)?，必須通過集團資產(chǎn)財務(wù)部結(jié)算。
6.除需采購的土產(chǎn)品（山沙、料石、竹箕等）以外，必須開具增值稅發(fā)票和運輸費發(fā)票。
7.采購的物資必須經(jīng)過驗收方可入庫，采購過程的損耗必須及時查明原因，經(jīng)審核批準后方可處理等。
（二）在實際發(fā)生采購業(yè)務(wù)時，按程序辦理
1.需貨單位填寫“物資采購計劃申請表”，辦理申請手續(xù)，“申請表”是通知物資部門進行采購活動的一種業(yè)務(wù)憑證，由申請需貨單位的負責人簽字后，送交物資公司編匯采購計劃，使每一次采購業(yè)務(wù)都能有相應(yīng)的依據(jù)，并建立在有計劃的基礎(chǔ)上。這樣做可防止盲目采購、重疊積壓物資，節(jié)約使用資金，并能分清各有關(guān)單位和采購業(yè)務(wù)人員的責任?！吧暾埍怼笨刹扇∫皇蕉?lián)，詳細注明：申請單位和申請購物資的名稱、規(guī)格型號（圖號）、數(shù)量、價格、生產(chǎn)廠家、到貨剛明等內(nèi)容，一并交物資部門，由物資部門據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，將其中一聯(lián)退還申購單位，以表示答復(fù)。
2.簽訂“訂貨單位”，規(guī)范采購活動，除零星以及生產(chǎn)急需的物資采購可隨時辦理外，大量購貨業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂合同（傳真、信函必須加蓋合同章），并按照程序要求采用物資訂貨合同審核單進行報審，以保證采購活動的規(guī)范化?！坝嗀浐贤笔沁M行采購活動的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證，也是雙方應(yīng)當共同遵守的一種契約。它不僅使采購業(yè)務(wù)在開始時就置于計劃控制之下，而且便于對整個采購業(yè)務(wù)進行查詢。
3.填寫“入庫驗收單”，嚴格驗收制度。有利于考核采購（業(yè)務(wù)員）人員的工作質(zhì)量，劃清采購人員與倉庫保管員之間相互的經(jīng)濟責任，保證人庫物資的準確性、安全性。
4.強化審查制度，嚴格審核購貨業(yè)務(wù)的各種憑證。物資公司財務(wù)在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對有關(guān)的原始憑證，包括發(fā)票、運輸發(fā)票、入庫驗收單、訂貨合同等進行認真的審查、核對。不僅審查每一張憑證的購貨數(shù)量和金額計算的正確性，還要檢查各種憑證之間內(nèi)容和時間是否相符，責任是否明確，手續(xù)是否清楚等。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，分清責任，合理解決。
二、建立合格分供方檔案和物資采購統(tǒng)計檔案制度，對市場進行充分調(diào)查和信息收集分析
企業(yè)的采購管理要達到一定水平，特別是對于已取得IS090002質(zhì)量管理體系認證資格的煤炭企業(yè)，管理工作更要上檔次、上臺階。應(yīng)充分注重對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，以便充分了解市場的狀況和價格走勢，為物資采購決策提供依據(jù)。一是要對合格的供方建立檔案，其檔案內(nèi)容包括分供方調(diào)查、合格分供方評定、分供方質(zhì)量保證體系、資質(zhì)證書、產(chǎn)品合格證、安全標志證書、聯(lián)系方式、供貨記錄等；二是要對主要采購物資建立價格記錄檔案，對每一批采購物資的報價，應(yīng)首先與歸檔的物資價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊情況，原則上采購價不能超過檔案記錄中的價格水平。要建立企業(yè)物資采購工作領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)，定期監(jiān)督審核物資采購工作，收集有關(guān)的物資價格信息；分析、評價現(xiàn)有的物資價格水平；應(yīng)對物資運輸費用進行嚴格審查，杜絕跑、冒、滴、漏；并對建檔的資料進行比較評價和采取相應(yīng)的措施。
三、建立受權(quán)審批制度，實行分級分類管理
1.根據(jù)集團的實際情況，確定物資采購的審批權(quán)限和責任、范圍，實行分級、分類管理。如對耗用量多，金額高的大宗物資，由集團領(lǐng)導(dǎo)確定價格，控制上展，質(zhì)量標準和主要供貨渠道；常用材料、低耗品等，其價格控制權(quán)可根據(jù)采購金額大小，授權(quán)由物資公司經(jīng)理決定報審；而成套設(shè)備、大型材料、專項工程主要物資等的購置，則采取選準供貨方，由集團統(tǒng)一集中有關(guān)部門共同談價的方式進行，決定后由物資公司運作。
2.建立“三審一檢”制度（即采購計劃審核、合同審核、質(zhì)量檢測和票據(jù)審核），嚴格考核。集團資產(chǎn)財務(wù)部結(jié)合價格評價對重點監(jiān)控的物資應(yīng)定期定出標準采購的可控價格。物資公司要結(jié)合制訂有效辦法，促使采購業(yè)務(wù)人員積極努力尋找貨源，比價采購，盡量降低采購成本。對完成好的采購人員要進行必要的獎勵；對玩忽職守，不負責任，甚至在采購交往中不惜集團利益，中飽私囊，損害集團聲譽，造成影響的采購人員堅決嚴肅處理；建立采購員在外辦事輪崗制度，進行必要的約束和工作的比較。
3.通過付款方式的選擇來降低采購成本，若資金較充裕時，則可采用貨到付款方式和部份預(yù)付款方式，可以帶來適度的價格折讓。
四、提高員工成本意識，進一步抓好物資采購成本管理
企業(yè)盈利目標的實現(xiàn)，物資部門責任重大，舉足輕重。在目前社會主義市場經(jīng)濟買方市場的面前，切實抓好源頭控制，建設(shè)一支思想素質(zhì)過硬、專業(yè)性強、成本意識較高的物資隊伍已勢在必行，刻不容緩。要充分發(fā)揮物資部門在企業(yè)物資采購供應(yīng)的主渠道作用。必須堅持企業(yè)利益至上，利潤第一，千方百計讓采購成本降低；按照與時俱進的實踐要求，堅決取締物資供應(yīng)原有的計劃經(jīng)濟遺留下來的各種思維和作法；堅持解放思想、實事求是的思想路線，做好做活物資市場的經(jīng)營和服務(wù)工作，最大限度發(fā)揮物資管理人員的專業(yè)優(yōu)勢和理論優(yōu)勢，幫助企業(yè)科學決策和落實措施，推動企業(yè)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。
煤礦企業(yè)攤子大、戰(zhàn)線長、人員多、系統(tǒng)復(fù)雜，而且社會屬性比較突出。在這種形勢下，煤炭企業(yè)必須規(guī)范管理制度，優(yōu)化管理流程，嚴格管控企業(yè)物資采購的綜合成本，做到計劃性與靈活性相結(jié)合，隨機性和標準化相結(jié)合，不斷推動企業(yè)物資采購工作和成本控制工作向前發(fā)展。
