2008年6月28日財(cái)政部等五部門聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，該規(guī)范自2009年7月1日起實(shí)施。企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。銷售與收款是企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制內(nèi)容的重要組成部分。
1 銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)
按照我國(guó)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范的要求，銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)是：
①所記錄的銷售都已發(fā)出，取得收入是真實(shí)的，并符合銷售方的最大利益；要求是接受顧客的訂單、銷售單、發(fā)貨單和銷售發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在收款憑單后；②已發(fā)生的銷售業(yè)務(wù)均已記錄，體現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)的完整性，要求接受顧客的訂單、銷售單、發(fā)貨單和銷售發(fā)票均經(jīng)事先編號(hào)并已登記入賬；③所記錄的銷售業(yè)務(wù)估價(jià)正確，要求金額計(jì)算正確和便于內(nèi)部核查；④確定應(yīng)收賬款的所有權(quán)，并要求及時(shí)記錄銷售業(yè)務(wù)并指定專人收回。⑤銷售業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)收賬款和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入等明細(xì)賬中，并被準(zhǔn)確匯總，對(duì)應(yīng)收賬款和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的內(nèi)容進(jìn)行核查。
2 銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀
企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范已出臺(tái)四年多了，大部分企業(yè)在銷售與收款環(huán)節(jié)并沒(méi)有按照內(nèi)部控制的要求去做，原因很簡(jiǎn)單，就是內(nèi)部控制的工作過(guò)程太繁，控制成本太高。一些規(guī)模小的企業(yè)做法很簡(jiǎn)單，就是由銷售部門獨(dú)立負(fù)責(zé)，“誰(shuí)銷售、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，即定單、發(fā)貨、收回貨款和商品退回由銷售員一人負(fù)責(zé)到底，它的好處是提高了工作效率，這樣做會(huì)存在很多問(wèn)題：①銷售員泄露本企業(yè)信息資料；②亂支業(yè)務(wù)招待費(fèi)；③挪用企業(yè)的公款而私自開公司；④替競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手銷售類似于本單位的產(chǎn)品；⑤參與制造仿冒本企業(yè)產(chǎn)品等，這些問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重危害到企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)利益，所以企業(yè)建立內(nèi)部控制制度已到了刻不容緩的地步。
3 設(shè)立相關(guān)部門和關(guān)鍵控制點(diǎn)
在銷售與收款環(huán)節(jié)可以設(shè)置五個(gè)部門八個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，如圖一所示。
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企業(yè)可以根據(jù)具體情況設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)，但應(yīng)至少設(shè)置除運(yùn)輸部門、信用部門外的其他三個(gè)部門，確保企業(yè)最大經(jīng)濟(jì)利益，并促使銷售與收款工作順利進(jìn)行。
3.1 建立銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)接受客戶訂單，開出銷售單和建立客戶檔案資料，銷售部門開出的銷售單，作為信用、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸、開票及收款的依據(jù)。
3.2 建立信用部門。信用部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)賒銷，必須通過(guò)對(duì)顧客會(huì)計(jì)報(bào)表的審查或向其他信用機(jī)構(gòu)查詢，批準(zhǔn)是否向顧客賒銷；如企業(yè)不設(shè)該部門，可將該部門的職能并入銷售部門。
3.3 建立倉(cāng)儲(chǔ)部門。倉(cāng)庫(kù)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)確發(fā)貨，根據(jù)信用部門批準(zhǔn)或出納部門的收款證明，核準(zhǔn)銷售單發(fā)貨。
3.4 建立運(yùn)輸部門。運(yùn)輸部門負(fù)責(zé)運(yùn)貨，將貨運(yùn)文件按順序編號(hào)，并計(jì)入貨運(yùn)登記簿，按要求將商品安全、完好地送達(dá)客戶所指定的地點(diǎn)，可以根據(jù)實(shí)際情況不設(shè)該部門，由專門的物流公司負(fù)責(zé)。
3.5 建立財(cái)會(huì)部門。財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)開票、收款、登賬。開票員負(fù)責(zé)開票，開票時(shí)一定要核對(duì)裝運(yùn)憑證、經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單、經(jīng)批準(zhǔn)的銷售商品價(jià)目表，確保無(wú)誤后開票；財(cái)會(huì)部門中的出納員負(fù)責(zé)收款并登記庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款日記賬，銷售核算員登記銷售收入明細(xì)賬包括銷售退回、銷售折扣和折讓明細(xì)賬，往來(lái)賬核算員負(fù)責(zé)登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬并催收貨款，如有壞賬，還要負(fù)責(zé)壞賬的處理。
4 提出銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施
為了保證銷售與收款環(huán)節(jié)的順利運(yùn)行，必須建立以下控制措施：
4.1 相關(guān)部門之間的職責(zé)要明確，職權(quán)要分離。設(shè)立銷售、信用、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸和財(cái)會(huì)五個(gè)部門八個(gè)控制點(diǎn)，做到職責(zé)分離、職權(quán)制約、分工明確的要求。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)壞賬，必須報(bào)告單位負(fù)責(zé)人，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能處理壞賬并登記入賬。作為財(cái)會(huì)部門中的往來(lái)核算員，應(yīng)定期寄發(fā)客戶對(duì)賬單并及時(shí)清查差異。
4.2 建立客戶檔案。對(duì)客戶要建檔，建檔范圍不僅包括欠款客戶，也包括信譽(yù)良好的客戶。檔案內(nèi)容包括：客戶的法定代表人、法定地址、聯(lián)系電話等工商登記情況；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人情況；銀行賬戶情況；交易合同、協(xié)議情況；雙方歷次對(duì)賬情況；客戶對(duì)其債務(wù)償還的承諾情況等。
4.3 信用部門要評(píng)估客戶信用。企業(yè)為了擴(kuò)大銷售，經(jīng)常采用賒銷方式來(lái)擴(kuò)大銷售，但賒銷必定產(chǎn)生應(yīng)收賬款。賒銷的結(jié)果，一方面擴(kuò)大了產(chǎn)品的銷路，增加銷售收入，另一方面又形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。不少企業(yè)應(yīng)收賬款已經(jīng)嚴(yán)重到影響資金的周轉(zhuǎn)，甚至產(chǎn)生大量的壞賬，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。建立信用部門，對(duì)客戶信用進(jìn)行評(píng)估控制，可以選擇最佳的信用政策，用較小的成本、較低的風(fēng)險(xiǎn)獲取更多的收益。
4.4 建立信用標(biāo)準(zhǔn)。在信用標(biāo)準(zhǔn)確定之前，首先是調(diào)查客戶信用；其次是評(píng)定客戶的信用狀況，包括信用品質(zhì)、償債能力、資本、抵押品和經(jīng)濟(jì)環(huán)境五個(gè)方面，這五個(gè)方面的信用資料可以通過(guò)直接查閱、采訪與觀看客戶的其他供應(yīng)商交換有關(guān)信用資料來(lái)取得，獲得資料后，著手進(jìn)行評(píng)估分析，并將客戶的信用資料轉(zhuǎn)化為信用等級(jí)，來(lái)判斷信用的大小，并決定是否給予信用優(yōu)惠。
4.5 確立信用額度。信用額度代表了企業(yè)對(duì)客戶愿意接受的最高風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)在可以接受的風(fēng)險(xiǎn)并不意味著將來(lái)可以接受，因此，信用額度需要定期重新評(píng)估，經(jīng)常檢查，做必要的變動(dòng)。
4.6 確定信用條件。信用條件主要包括信用期間和現(xiàn)金折扣兩個(gè)方面。信用期間較長(zhǎng)，意味著給客戶以更優(yōu)越的信用條件，但會(huì)使應(yīng)收賬款的變現(xiàn)天數(shù)變長(zhǎng)，給企業(yè)帶來(lái)更大的風(fēng)險(xiǎn)；相反，較短的信用期間，雖然減少了持有應(yīng)收賬款相關(guān)的成本，但直接影響到企業(yè)的銷售規(guī)模。因此，進(jìn)行信用期間長(zhǎng)短的確定時(shí)，要考慮到信用期對(duì)收入和成本的影響。
4.7 對(duì)應(yīng)收賬款賬齡進(jìn)行分析。對(duì)主要客戶、大額或賬齡較長(zhǎng)的客戶、與債務(wù)人發(fā)生糾紛的客戶、關(guān)聯(lián)方客戶、余額為零的客戶、非正常的客戶要進(jìn)行函證，獲取應(yīng)收賬款賬齡分析表，進(jìn)行賬齡分析，以確保應(yīng)收賬款的及早收回。
4.8 制訂收賬政策。當(dāng)賬款被客戶拖欠或拒付時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先分析現(xiàn)有的信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批制度是否存在問(wèn)題，然后重新對(duì)違約客戶的資信等級(jí)進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)。將信用品質(zhì)惡劣的客戶從信用民冊(cè)中刪除，對(duì)其所拖欠的款項(xiàng)可先通過(guò)信函、電信或者派人前往等方式進(jìn)行催收，態(tài)度可以越來(lái)越顯強(qiáng)硬，并提出警告。在這些措施無(wú)效時(shí)，可考慮通過(guò)法院解決。當(dāng)然也可以派人與客戶直接協(xié)商，溝通意見，達(dá)成諒解。
4.9 加強(qiáng)應(yīng)收賬款追蹤分析。分析的重點(diǎn)放在客戶的信用品質(zhì)、現(xiàn)金持有量以及現(xiàn)金的可調(diào)劑程度等基本內(nèi)容上。尤其要對(duì)那些金額較大或信用品質(zhì)較差的客戶進(jìn)行分析。如發(fā)現(xiàn)客戶信譽(yù)不佳或現(xiàn)金匱乏等，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施，促使應(yīng)收賬款的收回。
4.10 建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度。無(wú)論企業(yè)采取怎樣嚴(yán)格的信用政策，只要存在著商業(yè)信用行為，壞賬損失就不可能避免，所以應(yīng)建立壞賬準(zhǔn)備金制度，提取壞賬準(zhǔn)備金，可以穩(wěn)妥地處理壞賬。對(duì)壞賬的處理必須先報(bào)告給單位負(fù)責(zé)人，作出批準(zhǔn)處理意見后，才能處理壞賬損失。
一個(gè)企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模后，必須要有規(guī)范的內(nèi)部控制制度，依靠部門之間相互牽制、監(jiān)督，依靠規(guī)范的流程去控制運(yùn)行，減少主觀臆斷，這樣才能保證經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)最小，運(yùn)營(yíng)質(zhì)量最高。以上措施可以結(jié)合使用，但每個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況使用。關(guān)鍵問(wèn)題是建立控制制度后要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，提高工作效率與效果，防止流于形式。
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作者：陳建春
