隨著電子科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，實行會計電算化進(jìn)行財務(wù)核算的企業(yè)越來越多。在電算化環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯づc計算機(jī)共同控制，原有的內(nèi)部控制已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)會計的發(fā)展。為充分發(fā)揮會計電算化的便捷和高效等優(yōu)勢，確保企業(yè)財產(chǎn)安全，建立一套適合會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度顯得尤為重要。本文首先分析會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響，然后指出會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，最后針對以上問題提出相應(yīng)解決對策。
1 會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
1.1 內(nèi)部控制形式發(fā)生變化
傳統(tǒng)手工做賬時，需要編制科目匯總表、憑證匯總表、核對總賬和明細(xì)賬、登記費用、結(jié)轉(zhuǎn)成本等，實施會計電算化后，這些內(nèi)部控制措施就失去了存在的必要性。在電算化環(huán)境下，憑證數(shù)據(jù)一次錄入后即可在會計軟件控制下分別記入各種賬簿，并據(jù)以編制報表，只要憑證和會計軟件正確，其輸出的會計信息必然正確。因此，會計電算化環(huán)境下的內(nèi)控制度也由手工環(huán)境下單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。
1.2 內(nèi)部控制內(nèi)容發(fā)生變化
實現(xiàn)會計電算化后，會計部門不再是單純的會計核算崗位，而是在原有崗位基礎(chǔ)上增加新的崗位，主要有：計算機(jī)硬件的配備、維護(hù)、管理崗位；軟件的購置、安裝、維護(hù)，以及修改、升級崗位；系統(tǒng)管理、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序編制和調(diào)試崗位。因此，在會計電算化下必須針對新的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工重建其內(nèi)部控制制度。
1.3 內(nèi)部控制范圍發(fā)生變化
傳統(tǒng)會計制度下，內(nèi)部控制范圍主要針對會計系統(tǒng)。會計電算化環(huán)境下，會計工作又增加新的內(nèi)容，同時也增加新的控制措施。內(nèi)部控制的范圍除傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)外，也應(yīng)擴(kuò)展到系統(tǒng)安全控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制、程序維護(hù)控制等內(nèi)容。此外，實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，這使計算機(jī)內(nèi)文件的安全保護(hù)、備份和恢復(fù)、禁止非法操作等成為會計內(nèi)部控制的又一項重要內(nèi)容。由于電磁介質(zhì)易受損壞，會計信息丟失或毀壞危險更大。因此，不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序。
2 企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制面臨的主要問題
2.1 存儲介質(zhì)存在安全隱患
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均用紙張記錄，如果企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)被修改，很容易辨別出修改痕跡。在會計電算化環(huán)境下，全部會計信息集中在具有強大數(shù)據(jù)處理能力的計算機(jī)中，只需增、刪、修改錄入的原始憑證或記賬憑證，系統(tǒng)會自動根據(jù)錄入的原始憑證生成記賬憑證，并對記賬憑證進(jìn)行進(jìn)一步加工處理，生成會計賬簿和會計報表，從而改變最終會計數(shù)據(jù)結(jié)果，且不會在磁性介質(zhì)上留下任何可辨的被刪除或篡改的痕跡。由于部分交易幾乎沒有痕跡，一旦企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，難以追查出錯誤源頭。例如，每一筆會計分錄的錄入系統(tǒng)都要求借貸平衡，但是，如果錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發(fā)現(xiàn)，或錄入時將借貸方向記反，都將會使糾錯非常困難，可能最終需要查找每一張原始記賬憑證，費時費力。
2.2 會計電算化人員崗位職責(zé)分工不明確
在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過相應(yīng)職務(wù)人員審核和簽章。在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)僅增加電算化系統(tǒng)的維護(hù)人員，沒有按電算化基本要求對企業(yè)內(nèi)部的一些崗位進(jìn)行明確設(shè)置，且在會計電算化下，職責(zé)分工大部分是繼承原有的職責(zé)分工，這樣很容易出現(xiàn)職責(zé)分工不明確的現(xiàn)象。例如，某些人員既從事數(shù)據(jù)輸入，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸出和報送，加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。計算機(jī)操作權(quán)限控制是一種基本內(nèi)控手段，大部分都有密碼控制權(quán)限。如果對員工管理不善，操作權(quán)限制度就不會真正落實到位，有的操作員可以以不同身份進(jìn)入操作系統(tǒng)，使分工控制名存實亡，從而增加企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。
2.3 會計電算化檔案管理的風(fēng)險
會計電算化的應(yīng)用，給會計工作增加了新內(nèi)容，不僅要保存好相關(guān)紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序。硬盤等磁性介質(zhì)易受損壞，且有丟失或損毀的危險。因此，保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)、計算機(jī)程序及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔比保存以紙質(zhì)形式存在的會計資料要求更高。再者，有的企業(yè)對會計數(shù)據(jù)的備份不能做到正確無誤，有時會出現(xiàn)延期備份或遺漏備份，不能定期按時備份，當(dāng)計算機(jī)出現(xiàn)問題時，就容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。
2.4 缺乏會計電算化內(nèi)部審計的監(jiān)督
大多數(shù)企業(yè)對會計電算化系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督制度，且內(nèi)部審計人員專業(yè)素質(zhì)不高，不熟悉電算化的特點和風(fēng)險，不了解電算化應(yīng)有的內(nèi)部控制，更不熟悉如何對電算化進(jìn)行審計，從而導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)未能得到有效的內(nèi)部審計監(jiān)督。
2.5 企業(yè)對系統(tǒng)日常維護(hù)能力差
系統(tǒng)日常維護(hù)主要解決計算機(jī)出現(xiàn)的一些簡單故障。盡管計算機(jī)硬、軟件商家有較好的售后服務(wù)，但一些企業(yè)不論計算機(jī)故障大小，都由計算機(jī)硬、軟件商家來人維修，增加企業(yè)管理成本。雖然部分企業(yè)對財務(wù)人員進(jìn)行了會計電算化軟件的相關(guān)培訓(xùn)，但這些僅僅是最普通的電算化操作技術(shù)，很難適應(yīng)日常維護(hù)、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作。
3 完善企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策
3.1 加強會計電算化運行控制
會計電算化運行控制包括輸入控制、修改控制、核算程序控制。首先，會計電算化系統(tǒng)輸入控制的重點在于建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機(jī)制，并對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗。企業(yè)可以根據(jù)實際情況，采用會計科目編碼制度，對會計科目實行統(tǒng)一編碼，并根據(jù)科目名稱設(shè)計便于操作、易于記憶的科目代碼，以提高錄入的速度和準(zhǔn)確性。還可以通過設(shè)計科目代碼的校驗，在輸入時保證會計科目代碼輸入的正確性，防止會計科目輸入錯誤。其次，對已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，若要修改，則必須通過編制記賬憑證沖銷或通過補充登記來更正，避免結(jié)賬后修改憑證造成數(shù)據(jù)混亂。最后，在會計軟件中，設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，并建立操作日志制度，對所有操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等均紀(jì)錄存檔，及時提示和制止違反上機(jī)操作規(guī)程和操作時間的行為。
3.2 明確會計電算化內(nèi)部控制崗位職責(zé)分工
在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的崗位分工做出調(diào)整，對各類會計崗位進(jìn)行重新劃分，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。首先，應(yīng)明確崗位職責(zé)分工。電算化會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)管理工作，從分析到設(shè)計、運行及維護(hù)包含多個方面，通過明確各部門職責(zé)和工作權(quán)限，可以在一定程度上避免差錯。因此，應(yīng)完善崗位分工責(zé)任制，做到職責(zé)分離，并建立相應(yīng)的、與之配套的管理規(guī)章，防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)中的各種資源。其次，明確工作權(quán)限劃分。工作權(quán)限劃分按不相容職務(wù)相分離的原則進(jìn)行。計算機(jī)會計信息系統(tǒng)應(yīng)該與手工會計系統(tǒng)一樣，每一項可能引起舞弊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要包括：系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展職務(wù)與系統(tǒng)操作職務(wù)；數(shù)據(jù)保護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。最后，各崗位用密碼加以控制，防止其他人員非法操作和越權(quán)操作。各操作人員對自己編號和口令的使用負(fù)有直接責(zé)任，一般情況下，禁止將自己的口令告訴他人，但為了某種特殊需要將口令告訴別人，在操作完畢后，要及時更換口令。
3.3 加強會計電算化系統(tǒng)檔案管理
會計信息系統(tǒng)檔案主要指與會計電算化系統(tǒng)隨之而來的檔案，主要有各種紙質(zhì)的賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序硬盤等存儲介質(zhì)。一個合理和完善的電算化會計檔案管理制度，一般應(yīng)包括檔案存檔審批手續(xù)，各種會計檔案安全保衛(wèi)措施，會計資料的保管期限，會計檔案的備份制度等。會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進(jìn)行備份，并做好防止計算機(jī)病毒入侵工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
3.4 不斷強化企業(yè)財務(wù)內(nèi)部審計及監(jiān)管
企業(yè)要充分認(rèn)識到內(nèi)部審計與監(jiān)管是會計電算化內(nèi)部控制的重要部分。內(nèi)部審計監(jiān)督工作主要包括設(shè)置內(nèi)部審計線索，對會計電算化系統(tǒng)軟件運行質(zhì)量和內(nèi)部控制系統(tǒng)質(zhì)量進(jìn)行審計。首先，會計電算化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)留有清晰的審計線索，以確保審計工作的開展。必要的審計線索包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和操作日志。其次，審查會計電算化軟件是否經(jīng)過財政部門鑒定，審查財務(wù)處理流程是否合理，審查程序的安全保密措施等，以確保單位的內(nèi)控制度具有安全可靠的基礎(chǔ)。最后，審查并評價現(xiàn)有內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，對現(xiàn)行內(nèi)控制度中的疏漏或執(zhí)行中存在的偏差提出相應(yīng)改進(jìn)措施。
3.5 提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力及職業(yè)道德水平
企業(yè)要加強財務(wù)人員職業(yè)道德教育，提升其執(zhí)業(yè)能力。實行電算化后，要對會計人員進(jìn)行系統(tǒng)的在職培訓(xùn)，會計人員在提高專業(yè)知識水平的同時，應(yīng)努力學(xué)習(xí)會計電算化知識，提高會計電算化操作技能，同時還要學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，保證內(nèi)部控制有效進(jìn)行。此外，計算機(jī)的應(yīng)用使會計犯罪更隱蔽、危害更大，因此，企業(yè)財務(wù)人員的職業(yè)道德成為會計信息質(zhì)量真實有效的保障，企業(yè)要加強對會計人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，并對違反規(guī)定的人員進(jìn)行相應(yīng)處罰，保障會計電算化內(nèi)部控制發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
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