一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)
針對單位風(fēng)險防控點多、管理難度大、保密性和敏感性強以及工作要求高等特點，2014年，省政府辦公廳成立省政府辦公廳內(nèi)部控制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由省政府秘書長任組長，分管財務(wù)廳領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢組長任副組長，各處室處長為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，分管財務(wù)廳領(lǐng)導(dǎo)兼任辦公室主任，行管辦、機關(guān)黨委處室負(fù)責(zé)人任辦公室副主任，各處室明確一名同志作為聯(lián)絡(luò)員。行管辦為內(nèi)部控制工作牽頭處室，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制相關(guān)工作。通過調(diào)研、考察，該單位聘請?zhí)炻殗H會計師事務(wù)所作為內(nèi)部控制體系建設(shè)咨詢機構(gòu)，湖南九華軟件有限公司作為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)單位，形成推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)的合力。
二、分步穩(wěn)妥實施
按照五個階段，分步實施內(nèi)部控制建設(shè)工作。
第一階段：組織發(fā)動及業(yè)務(wù)事項調(diào)研階段。主要是組建工作機構(gòu)、形成工作方案，廣泛深入進(jìn)行宣傳發(fā)動，調(diào)研組織結(jié)構(gòu)、管控模式現(xiàn)狀，初步完成組織架構(gòu)和管控模式設(shè)計，調(diào)研現(xiàn)有業(yè)務(wù)事項和經(jīng)濟(jì)活動，形成業(yè)務(wù)事項和經(jīng)濟(jì)活動清單等工作。
第二階段：風(fēng)險評估與管控設(shè)計階段。主要是在現(xiàn)狀調(diào)研的基礎(chǔ)上，查找內(nèi)控設(shè)計與執(zhí)行兩個層面存在的缺漏之處，形成辦公廳內(nèi)控調(diào)研分析報告；根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合辦公廳經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管控特點，對辦公廳的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行管控設(shè)計，制定各項經(jīng)濟(jì)活動的管控流程、管控措施、責(zé)任崗位和審批權(quán)限，明確各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的管控標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。
第三階段：業(yè)務(wù)流程規(guī)范與配套設(shè)計階段。主要是梳理業(yè)務(wù)流程，描述流程圖；修訂完善配套規(guī)章制度，形成《內(nèi)部控制手冊》；開展內(nèi)控信息化配套方案設(shè)計。
第四階段：內(nèi)控信息化建設(shè)階段。以用友U8管理軟件為平臺，結(jié)合本次內(nèi)控建設(shè)形成的成果文件，將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到信息系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化與常態(tài)化。
第五階段：評價總結(jié)階段。對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)進(jìn)行試運行，及時進(jìn)行風(fēng)險測試，反饋執(zhí)行中的問題，牽頭部門及時研究、提出應(yīng)對措施，修改完善《內(nèi)部控制手冊》。試運行1個月后，抽調(diào)人員組成《內(nèi)控規(guī)范》檢查驗收小組，對內(nèi)控制度建立健全情況、各項制度的可行性、合理性、合法性進(jìn)行檢查、驗收，在此基礎(chǔ)上編制年度內(nèi)部控制自我評價報告。
目前，前三階段工作基本完成，第四、第五階段工作正在進(jìn)行。
三、突出工作重點
資金是一切經(jīng)濟(jì)活動的起點，實物是各項經(jīng)濟(jì)活動開展的直觀表象。結(jié)合單位實際，緊緊圍繞“資金流”、“實物流”開展內(nèi)部控制建設(shè)。首先，梳理完善規(guī)章制度，形成1項制度、12項管理辦法、6項管理細(xì)則的財務(wù)管理制度體系。其次，梳理完善業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)單據(jù)，形成93項業(yè)務(wù)流程和47張業(yè)務(wù)單據(jù)，形成預(yù)算管理全口徑、收支管理全方位、資產(chǎn)管理全過程的內(nèi)部控制規(guī)范體系模型。再次，界定四層決策權(quán)限。通過梳理現(xiàn)有各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的決策權(quán)限，識別并構(gòu)建“處室負(fù)責(zé)人、分管廳領(lǐng)導(dǎo)、廳主要負(fù)責(zé)人以及廳黨組”四層決策體系，使各層級審核重點更突出，審核事項更明確，權(quán)責(zé)分配更清晰。做到該管的管好，不缺位；不該管的不插手，不錯位；超出權(quán)責(zé)權(quán)限范圍的，不審批，不越位。
四、構(gòu)建信息系統(tǒng)
內(nèi)部控制的管理理念、機制和制度，需要信息系統(tǒng)這一載體才能落到實處，實現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動控制的自動化、實時化、常態(tài)化，降低人為因素影響。在內(nèi)部控制建設(shè)過程中，該單位堅持信息系統(tǒng)建設(shè)與制度設(shè)計互為支撐，通過與湖南九華軟件有限公司合作，以用友財務(wù)軟件預(yù)算指標(biāo)系統(tǒng)為核心，結(jié)合網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、表單控制系統(tǒng)，將經(jīng)濟(jì)活動事項、預(yù)算指標(biāo)、費用標(biāo)準(zhǔn)、會計核算科目關(guān)聯(lián)起來。每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報銷時必須先選擇預(yù)算指標(biāo)，無預(yù)算指標(biāo)不能報銷費用；已有費用標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)超標(biāo)準(zhǔn)報銷時系統(tǒng)自動鎖定最高上限標(biāo)準(zhǔn)，超過部分無法填報；報銷結(jié)束后系統(tǒng)自動生成會計憑證。通過信息系統(tǒng)真正做到先有預(yù)算后有支出，嚴(yán)格按既有標(biāo)準(zhǔn)報銷費用，會計核算科目規(guī)范統(tǒng)一，爭取在2017年開始啟用信息系統(tǒng)。
五、不斷完善補充
通過內(nèi)部控制建設(shè)，該單位初步達(dá)到“分得清、管得住、職責(zé)明、決策易”的目標(biāo)效果。“分得清”，即通過對現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，建立經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)流程目錄，清晰劃分經(jīng)濟(jì)活動的各個環(huán)節(jié)和步驟；同時通過對辦公廳的經(jīng)費支出項目進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，建立細(xì)化的經(jīng)費支出分類科目表，使各項經(jīng)費支出一清二楚。“管得住”，依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合辦公廳的管理需要，對于辦公廳的每一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程、每一項經(jīng)費支出，建立細(xì)化的管理制度，實行標(biāo)準(zhǔn)的控制手段，采用程序化的處理過程和規(guī)范化的處理表單，實現(xiàn)用制度管事、以流程辦事的目標(biāo)。“職責(zé)明”，明確每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程、每一項經(jīng)費支出的責(zé)任崗位、審核審批權(quán)限，形成各司其職、各負(fù)其責(zé)的經(jīng)濟(jì)活動管理體系?！皼Q策易”，由于每一項經(jīng)濟(jì)活動均建立了明確的制度和流程，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一個環(huán)節(jié)均明確了責(zé)任崗位，同時通過信息系統(tǒng)將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到信息系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化與常態(tài)化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的實時更新和自動統(tǒng)計分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。
同時，內(nèi)部控制是一個循環(huán)往復(fù)、不斷優(yōu)化完善的過程，是一項非常實在、具體的工作。下一步，該單位將進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查和自我評價，針對檢查和評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題，對相關(guān)制度、措施和程序進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn)，使各項制度、措施和程序能夠適應(yīng)新情況、新問題，在經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險管控中持續(xù)發(fā)揮積極作用。
