■張麗華/文
為了進(jìn)一步規(guī)范因公臨時出國經(jīng)費(fèi)管理，2013 年，財(cái)政部、外交部聯(lián)合發(fā)布了《因公臨時出國經(jīng)費(fèi)管理辦法》（下稱《辦法》）。在《辦法》實(shí)施過程中，遇到了許多亟待解決的問題，如審核材料多、報(bào)銷周期長、監(jiān)管部門要求多和信息需求量大等。筆者基于內(nèi)部控制的視角，分析如何優(yōu)化工作流程，促進(jìn)業(yè)財(cái)信息共享，為更好地管理因公出國經(jīng)費(fèi)探索一條新的路徑。
運(yùn)用內(nèi)控實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理
對于如何解決出國經(jīng)費(fèi)管理工作中的難點(diǎn)，筆者認(rèn)為，在確保財(cái)務(wù)工作有序開展的前提下，需要從3 個方面思考改進(jìn)工作。一是從服務(wù)的角度看，財(cái)務(wù)部門如何提升服務(wù)品質(zhì)，讓業(yè)務(wù)人員少跑腿；二是從監(jiān)督的角度看，如何為各級各類部門和單位提供決策有用的信息；三是從管理的角度看，如何改進(jìn)工作手段，降低出國費(fèi)管理的工作成本、管理風(fēng)險(xiǎn)和勞動強(qiáng)度。
要同時滿足3 個方面的需求，無疑對當(dāng)前的管理工作提出了更高的要求。這就需要進(jìn)一步完善體制機(jī)制，優(yōu)化工作流程，而建立健全內(nèi)部控制恰恰
是完善工作流程的利器。
在財(cái)政部發(fā)布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中，列示了多種控制方法。在具體的實(shí)務(wù)工作中，包括如下幾個方面。
一是通過不相容崗位相互分離，形成相互制約的額工作機(jī)制。單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的崗位，明確相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保出國費(fèi)支出申請與內(nèi)部審批、報(bào)銷審批與執(zhí)行等不相容崗位的分離。
二是通過內(nèi)部授權(quán)審批控制，明確各部門的權(quán)責(zé)范圍。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)年度出國計(jì)劃、工作任務(wù)和單位領(lǐng)導(dǎo)的批示，結(jié)合預(yù)算指標(biāo)和出國經(jīng)費(fèi)內(nèi)部管理規(guī)定提出支出申請，并經(jīng)過審核后辦理具體業(yè)務(wù)。
三是通過歸口管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作的統(tǒng)一管理。對于臨時出國的出訪目的、任務(wù)、出訪時間等業(yè)務(wù)事項(xiàng)， 應(yīng)當(dāng)歸口單位外事部門統(tǒng)一管理。對于出國經(jīng)費(fèi)開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)單據(jù)審核等事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)歸口單位財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理。
四是通過預(yù)算控制，體現(xiàn)厲行節(jié)約的要求。預(yù)算管理貫穿了出國事項(xiàng)管理的全過程，單位應(yīng)嚴(yán)格控制因公臨時出國經(jīng)費(fèi)總額，嚴(yán)格履行“預(yù)算——計(jì)劃——執(zhí)行”的工作機(jī)制，不得無預(yù)算
或超預(yù)算安排出國團(tuán)組。
五是通過會計(jì)控制，規(guī)范基礎(chǔ)性工作。單位應(yīng)規(guī)范處理業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息， 生成符合單位決策需要的各類報(bào)表。
六是通過單據(jù)控制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的有機(jī)整合，確保出國經(jīng)費(fèi)有據(jù)可查。單位應(yīng)該明確界定出國經(jīng)費(fèi)所涉及的各類表單和票據(jù)。出國人員在回國報(bào)銷費(fèi)用時，需要整理各類單據(jù)。
七是通過信息內(nèi)部公開，建立健全出國經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督機(jī)制，并為以后年度的出國經(jīng)費(fèi)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。
以內(nèi)控思維提升管理效能
內(nèi)控建設(shè)的核心思路是管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責(zé)化、職責(zé)表單化和表單信息化。內(nèi)部控制能否落地，能否為單位全體員工所接受，能否在規(guī)范管理的前提下提升管理效能，關(guān)鍵在于信息化。
對于財(cái)務(wù)部門來講，需要將已有的預(yù)算、計(jì)劃、開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)，通過信息化的手段固定下來，并強(qiáng)制執(zhí)行。這樣才能在財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間建立一道“防火墻”，在確保規(guī)范管理的同時，能夠有效獲取業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)。
對于業(yè)務(wù)部門來講，需要及時掌握國家相關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)制度和辦事流程等， 并通過信息化手段，加強(qiáng)對出國事項(xiàng)的前置審批和后期跟蹤，幫助具體經(jīng)辦人員提高辦事效率。
對于各級各類管理層來講，需要及時掌握出國經(jīng)費(fèi)的開支情況和開支水平，并通過信息化手段，提升整個出國事項(xiàng)的業(yè)財(cái)融合水平，獲取更有有價值的信息。
以上3 類需求，其實(shí)都圍繞出國經(jīng)費(fèi)的預(yù)測和計(jì)劃等工作環(huán)節(jié)展開，涉及對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等各類信息的處理和加工。相關(guān)單位需通過一套規(guī)范的信息化工具，明確職責(zé)，明確各類數(shù)據(jù)的報(bào)送審核程序，最終將需要的工作結(jié)果展示出來，接受各級部門的管理和監(jiān)督。
（作者單位：國家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局財(cái)務(wù)司）
