杭州合眾醫(yī)藥科技有限公司 陳燮斐
從事財(cái)務(wù)工作多年，實(shí)踐應(yīng)用領(lǐng)域做得比較多，筆者想分享一下 EXCEL在工作中的運(yùn)用，其中的便利之處可以借鑒。 現(xiàn)代的企業(yè)基本上都有績(jī)效考核，有考核到部門，也有考核到個(gè)人， 筆者就職的企業(yè)屬于純外貿(mào)公司，所以相對(duì)比較簡(jiǎn)單，除了財(cái)務(wù)人員、跟 單員、單證員，就是業(yè)務(wù)員，公司的績(jī)效考核考核到個(gè)人。對(duì)業(yè)務(wù)員，我 們執(zhí)行單票考核，以業(yè)務(wù)員出口的合同號(hào)為中心，縱向建立表格?；镜?表頭如下表所示：
以此表為例，分四部分闡述。
EXCEL表格在外貿(mào)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用
目的港、出口日期和出口金額、價(jià)格條款等，是出口貨物業(yè)務(wù)中最基 本的要素，同時(shí)也是開具出口發(fā)票所必備的。財(cái)務(wù)工作中，按照自然月份 記主營(yíng)業(yè)務(wù)收入。因此，按出口日期一年可以做12張工作表，每月一張。 根據(jù)出口國(guó)別，便于填寫浙江省商務(wù)運(yùn)行調(diào)查監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的訂單去向；實(shí)際
淺談EXCEL表格在外貿(mào)企業(yè)的應(yīng)用
／杭州合眾醫(yī)藥科技有限公司 陳燮斐
出口額、同比增長(zhǎng)率（保留上年同 期數(shù)據(jù)計(jì)算產(chǎn)生）也可以通過這張 表格統(tǒng)計(jì)完成；對(duì)于出口商品的價(jià) 格，同比增長(zhǎng)率和環(huán)比增長(zhǎng)率，需 要上年同期數(shù)據(jù)和上月數(shù)據(jù)計(jì)算得 出，所以保證數(shù)據(jù)的完整性非常重 要；采購(gòu)的原料價(jià)格，由U欄采購(gòu) 金額（除以數(shù)量）得來；還有一個(gè) 貨源采購(gòu)來源，就是根據(jù)供應(yīng)商來 填寫，分省內(nèi)和省外。做好日常原 始資料的記錄，大大方便了月底的 統(tǒng)計(jì)，可以一次性生成報(bào)表。
EXCEL在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的運(yùn)用
在這個(gè)層面，首先做好 EXCEL的基礎(chǔ)功能，如數(shù)據(jù)錄 入、公式填充、條件格式、查找替 換、有效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選、 分類匯總、合并計(jì)算以及簡(jiǎn)單的數(shù) 據(jù)透視表及圖表功能。涉及的函 數(shù)，一般也僅限于常用的一些函 數(shù)，如求和、平均、計(jì)算天數(shù)等。 根據(jù)上表的出口金額，扣除運(yùn)保費(fèi) 之后的FOB價(jià)，按照當(dāng)月1日的中 國(guó)人民銀行中間價(jià)匯率折算成人民 幣記主營(yíng)業(yè)務(wù)收入。這樣，財(cái)務(wù)報(bào)表損益表的第一欄就可以從這個(gè)數(shù)據(jù)采集，每月一次 的財(cái)務(wù)軟件記賬憑證錄入后也可以直接與這份表格核 對(duì)，查找有無記賬錯(cuò)誤。庫(kù)存商品金額來自采購(gòu)金額 不含稅價(jià)，因?yàn)槭琴Q(mào)易企業(yè)，就是左手進(jìn)、右手出， 無任何加工和變化。記錄退稅率，按照發(fā)票金額逐筆 計(jì)算出口退稅，可以與退稅系統(tǒng)生成的應(yīng)退稅額分毫 不差，進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)金額減去出口退稅額以后，就 是不予退稅進(jìn)成本部分。損益表的營(yíng)業(yè)成本，來自采 購(gòu)金額和不予退稅進(jìn)成本之和，記賬憑證錄入后，與 本表核對(duì)成本，無差別說明記賬正確，即使有誤，查 找也非常方便。在此，還有一個(gè)特殊情況，外貿(mào)企業(yè) 有零退稅商品，視同內(nèi)銷，所以主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng) 業(yè)務(wù)成本、庫(kù)存商品、進(jìn)項(xiàng)稅額設(shè)置會(huì)計(jì)科目的時(shí) 候，明細(xì)可以按照外銷、內(nèi)銷、視同內(nèi)銷來分，其中 零退稅的商品記營(yíng)業(yè)收入時(shí)要計(jì)提銷項(xiàng)稅、進(jìn)項(xiàng)稅額 予以抵扣。這樣就能做到財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)與 本表臺(tái)賬完全一致，特別針對(duì)財(cái)務(wù)人員相對(duì)缺乏的外 貿(mào)公司，一個(gè)財(cái)務(wù)人員就可以完成以上工作。 EXCEL在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的運(yùn)用實(shí)際上就是將EXCEL 用于日常會(huì)計(jì)核算，主要目的在于幫助會(huì)計(jì)人員提升 工作效率。很多基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作，有的財(cái)務(wù)人員需要一 個(gè)禮拜的時(shí)間才能做好，但有的財(cái)務(wù)人員卻只要花三 個(gè)小時(shí)。這就是效率的差異。
EXCEL在出口退稅中的應(yīng)用
在現(xiàn)有的便捷出口退稅系統(tǒng)中，智能配單是相當(dāng) 方便的，大大節(jié)省了辦稅人員的數(shù)據(jù)錄入時(shí)間。只要 錄入報(bào)關(guān)單號(hào)，該報(bào)關(guān)單的所有商品都能列示出來， 再錄入進(jìn)項(xiàng)發(fā)票號(hào)碼，配對(duì)成功就完成了。退稅系統(tǒng) 匯總表上應(yīng)退稅金額可以直接與本表核對(duì)，如有差 異，很快就能查出原因。一般情況，一張報(bào)關(guān)單對(duì)應(yīng) 一個(gè)合同號(hào)，為了不遺漏報(bào)關(guān)單的記錄，可以通過合 同號(hào)來監(jiān)控，編制合同號(hào)的方法可以用前面字母加流 水賬號(hào)，字母一年變換一次，根據(jù)自己企業(yè)的便利來
標(biāo)注，流水號(hào)從1開始延續(xù)使用12個(gè)月，不能斷開，這 樣就能管住每一份報(bào)關(guān)單。如果報(bào)關(guān)單漏記一份，次 年5月份之后才發(fā)現(xiàn)，不僅不能退稅，還要補(bǔ)稅加收滯 納金。出口發(fā)票的開具，按照表格登記臺(tái)賬，逐一填 開，上表還可以追加客戶名稱、裝船口岸，這樣出口 發(fā)票的所有內(nèi)容都羅列在表格中了。
EXCEL在管理會(huì)計(jì)中的運(yùn)用
在這個(gè)層次中，會(huì)用到一些EXCEL的中高端功 能，如數(shù)據(jù)透視表及圖表的高級(jí)運(yùn)用，高級(jí)篩選、單 變量求解、規(guī)劃求解以及假設(shè)分析（模擬運(yùn)算表） 等，可能有的時(shí)候還會(huì)涉及需要編寫簡(jiǎn)單一點(diǎn)的宏代 碼或自定義函數(shù)以及運(yùn)用數(shù)組公式。使用者或許經(jīng)常 要制作一個(gè)綜合性強(qiáng)的解決方案，來整合EXCEL的各 個(gè)單項(xiàng)功能。也可能派生出多張不同的表格，比如出 口退稅中，只要截取其中部分的欄目就可以生成申報(bào) 批次的出口退稅表格；也可以生成一張征稅申報(bào)單， 即針對(duì)前文所述零退稅的商品，按照?qǐng)?bào)關(guān)單號(hào)的流水 賬號(hào)，F(xiàn)OB價(jià)、折合人民幣、價(jià)稅分離；表中進(jìn)項(xiàng)發(fā) 票信息（發(fā)票號(hào)碼、采購(gòu)金額、稅額），有助于填寫 國(guó)稅的征稅申報(bào)單，填寫納稅申報(bào)表表一時(shí)，開具其 他發(fā)票的數(shù)據(jù)也可以從此采集；還可以編寫業(yè)務(wù)員 單票考核，根據(jù)實(shí)際收匯金額，直接成本、運(yùn)費(fèi)以 及延遲收匯需要支付逾期利息、檢驗(yàn)費(fèi)等計(jì)算考核 利潤(rùn)。另外記錄貨款支付情況、核對(duì)應(yīng)付賬款，根 據(jù)收匯情況核對(duì)預(yù)收貨款和應(yīng)收賬款，使所有業(yè)務(wù) 的發(fā)生有依據(jù)。 根據(jù)這份基本的EXCEL表格，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情 況，增減部分內(nèi)容，就可以派生各種不同的表格用到 不同領(lǐng)域；也可以通過EXCEL各種強(qiáng)大的功能，篩選 各自的需求；還可以用EXCEL的數(shù)據(jù)查詢功能，從其 他應(yīng)用程序（如SQL數(shù)據(jù)庫(kù)以及ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)）中直 接取數(shù)，提高工作效率，為決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)與 支持。
