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湖南華菱湘潭鋼鐵有限公司/楊 崢
隨著國家宏觀經濟的不斷調整，鋼鐵行業(yè)的深度變革，企業(yè)的生存發(fā)展面臨嚴峻挑戰(zhàn)。鋼鐵企業(yè)在市場行情大幅波動、復雜多變的情況下，面臨著來自外部和內部各種各樣的風險因素，外部有政治風險、法律風險、技術風險、社會文化風險、自然環(huán)境風險、市場風險和產業(yè)風險；內部有戰(zhàn)略風險、商業(yè)風險、運營風險和財務風險。
一、企業(yè)采購業(yè)務面臨的風險因素
2018年3月1日施行的《審計署關于內部審計工作的規(guī)定》對內部審計定義為“對本單位及所屬單位財政財務收支、經濟活動、內部控制、風險管理實施獨立、客觀的監(jiān)督、評價和建議，以促進單位完善治理、實現(xiàn)目標的活動。”新規(guī)定強調內審機構和人員應當全面關注組織風險，以風險為基礎組織實施內部審計業(yè)務。采購是企業(yè)生產經營的起點，既是企業(yè)“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切相關，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展，采購流程的環(huán)節(jié)并不復雜，但蘊藏的風險是巨大的。采購業(yè)務內部風險主要涉及運營風險和財務風險，其中運營風險是指企業(yè)因內部流程或外部因素而給企業(yè)造成經濟損失的可能性；財務風險主要指償債風險和流動性風險，前者是指企業(yè)負債率較高，在經營虧損或者投資失誤的情況下，可能發(fā)生沒有足夠的資金按時償還債務和利息，引起財務危機，甚至導致破產，后者是由于缺乏獲取現(xiàn)金或者現(xiàn)金等價物而招致?lián)p失的風險。
二、加強內部控制審計，防范物資采購風險
（一）風險識別。
公司持續(xù)每年開展風險辨識、風險分析和風險評估，采用調查問卷方法識別出200多項風險，采用集體討論、專家咨詢、行業(yè)標桿比較、管理層訪談等定性方法對辨識出的風險及其特征進行明確的定義描述，分析和描述風險發(fā)生可能性的高低、風險發(fā)生的條件，同時評估風險對企業(yè)實現(xiàn)目標的影響程度、風險的價值等，形成《風險數據庫表單》，編制《風險數據庫臺賬》，并繪制《風險地圖》。其中識別出采購風險11項，風險類別包括運營風險和財務風險，運營風險主要是采購管理風險，包括：采購物資計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成物料庫存積壓；采購授權不當、供應商維護和選擇不當，造成采購價格嚴重偏離貨物的價值，不符合市場行情；進口業(yè)務受國際政治和經濟形勢影響，匯率波動；采購合同定立、履行存在疏漏，導致合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)矛盾和糾紛（法律訴訟）；采購合同供方不能完全履約（主要指數量、時間），影響公司生產；缺乏采購行為的定期監(jiān)督，采購驗收不規(guī)范，使采購物資質量未達到合同要求。財務風險主要涉及生產存貨和資金風險，包括：付款審核不嚴格，導致付款方式不恰當、付款金額控制不嚴；未能與供應商定期對賬，導致結算、付款操作不當、結算付款錯誤；倉儲部門沒有逐條記錄存貨出入庫情況，可能導致賬實不符。
對于識別的風險項，須制定出應對措施，應對措施通常包括承擔、規(guī)避、轉移、對沖、補償和控制，關于采購風險，我們選擇進行“控制”，并制定了相應的控制措施。根據風險發(fā)生可能性和風險發(fā)生后影響程度評價標準，相關人員將各類風險進行打分評價，從低到高總分共10分，其中綜合得分在8分以上的歸類為重大風險，列入重大風險管理體系，包括采購質量、采購供應及預付款管理。確定大宗原燃料采購結算、商品質量、計劃發(fā)貨率等考核指標，并設定預警值，由指標監(jiān)控部門負責定期測評。（見附表1）（二）內部控制測試。
公司每年由審計部門牽頭組織內部控制測試，采購業(yè)務內控測試包含采購計劃管理、供應商管理、采購實施、付款管理四個子流程，以及采購計劃編制及審批、采購授權管理等19個控制點。
采購計劃管理流程：主要審查在采購計劃編制及審批環(huán)節(jié)中，采購預算和計劃需求是否合理、及時，且是否經適當的管理層審批后執(zhí)行，各層級授權審批是否有明確的規(guī)定。
供應商管理流程：主要審查供應商的選擇和確定符合公司的利益并反映管理層的意圖，包括是否對供應商的選擇和考核評估有明確規(guī)定、供應商信息是否齊全、供應商信息變更記錄是否經合理審批；供應商信息管理和維護，對于合格供應商清單的變更或刪除經過適當管理層批準并及時得到處理；是否建立完善的供應商評價制度，有效管理供應商資源，以保持供應商信息有效、供貨效率質量具有優(yōu)勢。
采購實施流程：主要審查采購方式選擇是否合理，招標過程公開、合理、合規(guī)；是否建立合理的采購定價機制；采購合同是否經核準后簽訂及管理；采購訂單的生成及審批；所有的采購訂單是否連續(xù)編號輸入及處理；所有收到的貨物都經過驗收及處理；所有的退貨都經過審批及處理；已記錄的采購是否均已收到物品；對采購行為進行監(jiān)督和管理。
付款管理流程：主要審查應付賬款會計憑證和入庫單，驗證已收受貨物和服務的發(fā)票是否經過授權和審批，并附有適當的支持性文件；采購付款申請及審批，所有付款（包括預付款）已被準確計算、審核和及時記錄；定期與分供商以對賬單或詢證函的形式進行對賬，如發(fā)現(xiàn)差異應及時查明原因并及時處理，再對應付賬款明細賬進行相應的調整；建立預付款和定金支付的審批程序，對大額或長期的預付款項應定期跟蹤分析，出現(xiàn)異常及時處理，降低風險。（見附表2）
因鋼鐵企業(yè)采購規(guī)模和資金占用量大，且采購品種繁多，根據采購特點，公司制定了《采購方式管理制度》，包含獨家采購、緊急采購、直接采購、戰(zhàn)略合作、產量承包采購、競價或招（議）標采購等采購方式。在對某子公司進行內控測試時，審計發(fā)現(xiàn)如下采購缺陷：（1）采購授權管理不合理，本地化控制活動規(guī)定：“主管部門業(yè)務主辦在接到符合規(guī)定的采購計劃后，需提供招標文件和有效的投標人名單送部門主管審查，固定資產投資須報集團公司批準后，再由董事會討論確定”。測試發(fā)現(xiàn)：該子公司無采購和投資立項授權審批文件，未對各層級授權審批有明確的規(guī)定。（2）采購方式選擇不合理，本地化控制活動規(guī)定：“企業(yè)應當合理選擇采購方式，供應商的確定需經過適當的比價程序；合理低價中標，中標單位應經過相關部門和授權人的審批并留有審核記錄；重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織相關專家進行論證，實行集體決策和審批”。測試發(fā)現(xiàn)：該公司無采購方式的相關規(guī)定。針對以上內控缺陷，該公司及時進行整改，制定了采購管理制度，設定合同按層級審批流程，完善了內部控制管理。
（三）內控運行監(jiān)督及專項審計調查。
1.組織采購業(yè)務重大風險預警系統(tǒng)運行情況審計。
為加強風險數據庫、重大風險管理工作，公司構建了重大風險預警體系，涉及戰(zhàn)略、財務、商業(yè)和運營四類風險七個風險流程（投資、企業(yè)研發(fā)新產品、償債、信用、信譽、信息系統(tǒng)和采購）的預警，其中采購風險流程預警包括：采購預付款、預付款結算、預付款轉稅以及采購供應和采購質量五個子流程，并制定了風險指標和預警值，明確了各業(yè)務職能部室是風險控制的責任主體，審計部門為風險管理監(jiān)管部門。
在對某次采購風險流程預警系統(tǒng)運行監(jiān)管審計時，審計抽查情況如下：采購“預付款”預警值為“預付款支付后，超過規(guī)定時間未取得貨權”，監(jiān)管結果均正常；“預付款結算”預警值為“進口礦、煤人民幣貿易結算＞1個月，監(jiān)管結果為有2個合同預付款結算超過1.5個月；“預付款轉稅”預警值為“進口礦、煤轉稅時間＞2.5個月”，監(jiān)管結果均為正常；“采購供應”預警值是“1個月計劃完成率為零或連續(xù)2個月計劃完成率為50%”，監(jiān)管結果進口礦、爐料、材料和備件四大類均正常；“采購質量”預警值是“以次充好，質量作假；發(fā)生一次材料備件質量不符合要求；發(fā)生一次原燃料質量問題退貨”，監(jiān)管結果為原燃輔料有2起以次充好、質量作假，2次原燃料質量問題退貨事件，設備備件有2起超過預警值。此次審計還發(fā)現(xiàn)采購部門上報的《重大風險預警及監(jiān)管分解表》信息與重大風險預警存在一定的差異，同時采購業(yè)務重大風險預警體系還存在不完善之處，為了達到防范重大采購風險預警效果，提高工作效率和文件執(zhí)行率，完善風險預警監(jiān)管，提出如下審計建議：業(yè)務部門須不斷完善采購重大風險預警體系指標和預警值，要求風險指標與各部門績效指標相關聯(lián)，且將公司風險預警值納入日常監(jiān)控。
2.開展采購業(yè)務專項審計調查。
在公司原料采購過程中，某國際貿易公司出現(xiàn)供應質量問題，經審計核查發(fā)現(xiàn)采購和物流環(huán)節(jié)存在問題，其中港口現(xiàn)貨貿易礦貨權交接環(huán)節(jié)存在較大風險，主要體現(xiàn)在：（1）港口進口現(xiàn)貨貿易中，非主流進口礦、二級加工進口礦因港口堆放時間較長或二次加工，礦石質量可能已發(fā)生較大變化，如仍按CIQ結果進行貨權交接，將直接造成我公司經濟損失；（2）CIQ檢驗水份較低，供應商或港口可能裝船前打水，人為造成原料虧噸；（3）在港口國內現(xiàn)貨貿易模式下，主要以供應商出廠的質檢和過磅單作為結算依據，缺乏驗證機制，一旦出現(xiàn)質量事故，只能在貨到廠后才能發(fā)現(xiàn)，問題暴露滯后，而且難以區(qū)分問題責任單位和責任點。針對上述貨物風險，提出流程和制度改進建議，取消港口國內現(xiàn)貨貿易采購模式，明確業(yè)務監(jiān)管職責；港口貨權交接時，要求技術質量部門到港口取樣檢驗或委托實施裝船的CCIC檢驗。
三、采購環(huán)節(jié)內部控制的完善與改進
（一）優(yōu)化供貨渠道，完善供應商管理。對于部分供應商獨家壟斷局面如何打破、公司現(xiàn)有采購渠道是否最優(yōu)，是審計人員關注的重點。打破現(xiàn)有供應格局，采購人員應主動深入市場調查資源，直接與資源供應商建立合作關系，并制定中長期采購計劃，逐步拓展資源渠道，確保物資穩(wěn)定供應。審計人員通過參與招議標、市場調研和供應商的實地考察，將審計工作重心前移，在渠道優(yōu)化上為公司決策提供參考依據。（二）凈化供貨環(huán)境，保障采購質量。加強大宗原燃料入廠質量督察，防止原燃料弄虛作假，通過質量專項管理，減少入庫質量問題點、讓步接收和退貨更換量。將監(jiān)控重點前移，管控重心下移，加大現(xiàn)場物料使用質量跟蹤力度，關注采購流程中的違規(guī)事件，對損害公司利益的不法供應商列入“黑名單”，嚴格考核內部履職不到位的員工，保障公司物資采購供應質量。（三）加強采購人員崗位監(jiān)督和管理。采購屬于敏感崗位，在采購崗位制定一個輪換時間表，實行采購人員定期輪換，這樣可以防止企業(yè)人員與供應商勾結獲取私利，在很大程度上規(guī)避舞弊帶來的損失。對采購人員進行權責分工，明確職責，有利于提高工作效率和實施考核。（四）完善采購管理體系，降低采購成本。加強信息溝通，研判、分析市場走勢，及時掌握生產接單情況，動態(tài)調整采購計劃，實現(xiàn)采購創(chuàng)效；發(fā)揮水運優(yōu)勢，降低運輸成本；材料、備件緊跟市場，嚴控采購量，以物料的性價比作為綜合考量指標進行采購；通過行業(yè)對標、集中談判、大力推行國產化、優(yōu)化配置、以舊換新等方式，降低采購成本。
四、結束語
鋼鐵市場行情大幅波動，如何降本增效，使企業(yè)具有持續(xù)競爭力，采購作為鋼鐵企業(yè)經營發(fā)展和內部管理的重要環(huán)節(jié)發(fā)揮著至關重要的作用。采購環(huán)節(jié)存在的諸多不足與漏洞，多與企業(yè)管理層的不重視、企業(yè)內部控制失效有關。公司須通過不斷強化內部控制管理、防范物資采購風險，為公司生產經營穩(wěn)定順行保駕護航。
