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 2020年2月9日，天津市財政局印發(fā)了《關(guān)于疫情防控期間切實做好我市財會服務(wù)工作的通知》（津財防控〔2020〕11號），要求“在資金撥付、政府采購等環(huán)節(jié)開放‘綠色通道’的前提下，建立健全緊急狀態(tài)下的內(nèi)控機制”。為進一步指導(dǎo)工作，經(jīng)征求我市行政事業(yè)內(nèi)控專家組意見，我們以問答和示例的形式將各預(yù)算單位防控期間防疫物資內(nèi)控管理進行規(guī)范，以引導(dǎo)實務(wù)操作。其他相關(guān)單位也可參考使用。

1.問：疫情防控期間我單位物資采購任務(wù)緊急，可以不執(zhí)行內(nèi)控規(guī)定嗎？
答：無論何種情況下，單位物資管理內(nèi)控體系的各個審批環(huán)節(jié)都是根據(jù)風(fēng)險管理的需求設(shè)置的，是單位風(fēng)險防控必不可少的管控環(huán)節(jié)。因此，即便是在疫情防控期間，單位內(nèi)控設(shè)置的流程和管控措施均不能逾越，必須嚴格執(zhí)行。

2.問：疫情防控期間任務(wù)緊急，如何實現(xiàn)急事急辦、特事特辦？
答：為了應(yīng)對疫情防控期間的緊急和突發(fā)情況，可按照如下原則靈活執(zhí)行單位的防疫物資管理內(nèi)控規(guī)定：
（1）簡化業(yè)務(wù)審批流程
在特殊時期，防疫物資管理相關(guān)的業(yè)務(wù)決策應(yīng)更加便利、敏捷和高效。建議從風(fēng)險管控和效率提升兩個維度考慮，對于非“三重一大”事項，建立由各相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門負責(zé)人組成的臨時工作小組，業(yè)務(wù)的決策審批直接由臨時工作小組進行，不再執(zhí)行原有的部門逐層流轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)逐級審核（批）的程序，減少審核（批）的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和時間。對于“三重一大”事項，在臨時工作小組決策后，由單位相關(guān)議事決策機構(gòu)進行集體決策。
（2）調(diào)整審批形式
在疫情防控的特殊時期，可視業(yè)務(wù)緊急情況簡化審批形式，借助微信、視頻會議等方式審批后先行辦理并于事后補充相關(guān)資料。對于網(wǎng)絡(luò)不暢通的情況下，也可以采取電話審核（批）的方式。需要強調(diào)的是，無論哪種方式，事后均需對業(yè)務(wù)審核（批）過程進行記錄。
（3）做好業(yè)務(wù)記錄
疫情防控期間，各種緊急情況和突發(fā)情況較多，單位做好防疫物資管理相關(guān)業(yè)務(wù)的記錄和檔案管理變得更為重要，應(yīng)做到凡事可查、可追蹤。

3.問：物資采購方面應(yīng)當(dāng)關(guān)注哪些重點呢？
答：各單位應(yīng)當(dāng)按照《財政部辦公廳關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》（財辦庫〔2020〕23號）和《天津市財政局關(guān)于落實疫情防控采購便利化有關(guān)政策的通知》（津財采〔2020〕1號）的規(guī)定，建立健全緊急采購內(nèi)控機制，加強緊急采購內(nèi)控管理，以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立采購“綠色通道”，實行緊急采購，可不執(zhí)行采購計劃備案、變更采購方式審批、采購進口產(chǎn)品審核等政府采購法規(guī)定的方式和程序。同時，要做好疫情防控采購項目相關(guān)采購文件和憑據(jù)的留存工作，便于相關(guān)統(tǒng)計和檢查。單位應(yīng)對物資采購部門進行責(zé)任歸口，物資采購部門應(yīng)依據(jù)物資管理部門提出的采購需求以及實際情況統(tǒng)一協(xié)調(diào)力量組織采購，避免出現(xiàn)多頭無序采購的情形。

4.問：我單位應(yīng)如何進行物資管理呢？
答：首先，各單位應(yīng)對物資管理部門進行責(zé)任歸口。其次，物資管理部門統(tǒng)一根據(jù)各部門上報物資需求以及物資收、發(fā)、存情況編制采購計劃并向物資采購部門提出采購需求。最后，物資管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作職責(zé)和人員數(shù)量，制定物資分配方案。同時，各部門明確物資領(lǐng)用人員，避免出現(xiàn)人人可領(lǐng)，隨意領(lǐng)用的現(xiàn)象。此外，單位應(yīng)對物資使用做好記錄，庫管員應(yīng)做好物資領(lǐng)用記錄，詳細、準確記錄領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、具體用途（包括給何種范圍人員使用)、領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，領(lǐng)用人需在物資領(lǐng)用臺賬上簽字確認。各部門物資領(lǐng)用人員應(yīng)做好物資發(fā)放記錄。

5.采購內(nèi)控制度設(shè)計舉例
遵循內(nèi)部控制適應(yīng)性原則，各預(yù)算單位涉及使用財政性資金采購疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)明確緊急采購方式和程序，具體示例如下：
（1）制定疫情防控期間緊急采購內(nèi)控制度，或者在涉及采購的工作方案中，進行明確和規(guī)定。
（2）確定疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)采購方式和程序時，可以按照“重要+非常緊急+市場供給緊缺”、“重要+非常緊急+市場供給充足”、“重要+一般緊急+市場供給緊缺”、“重要+一般緊急+市場供給充足”，對采購疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)進行分類劃分，進而確定采購方式和程序。其中：“非常緊急”為需要立刻到位，“一般緊急”為可有一定時間進行準備。
如屬于“重要+非常緊急+市場供給緊缺”的，應(yīng)簡化采購方式和程序，可采取先借助微信、電話、視頻等方式匯報、經(jīng)審批后進行采購，事后補充采購程序手續(xù)，并寫明情況。
如屬于“重要+非常緊急+市場供給充足”的，可簡化采購方式和程序，應(yīng)先詢問供應(yīng)商的報價，在要求供應(yīng)商提供報價單等手續(xù)文件的同時先借助微信、電話、視頻等方式匯報、經(jīng)審批后進行采購，事后補充采購程序手續(xù)，并寫明情況。
如屬于“重要+一般緊急+市場供給緊缺”、“重要+一般緊急+市場供給充足”的，根據(jù)各單位現(xiàn)有采購內(nèi)部控制管理規(guī)定，適當(dāng)簡化采購方式和程序，可先通過供應(yīng)商詢價、內(nèi)部組織議價談判等采購程序，確認質(zhì)優(yōu)價優(yōu)的供應(yīng)商后，進行采購程序手續(xù)。
（3）明確并細化采購流程，明確采購各環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)，明確涉及采購相關(guān)部門的職責(zé)。同時，要注意采購人和驗收人要做到不相容崗位職責(zé)分離，如果單位人員緊張，在驗收時，應(yīng)保證有2人以上參與。
（4）明確單位內(nèi)部審計監(jiān)督部門的職責(zé)和工作內(nèi)容，做好單位疫情防控期間采購活動的監(jiān)管。
（5）做好貨物的驗收、入庫、領(lǐng)用出庫以及工程和服務(wù)的驗收工作，對于疫情防控期間的疫情相關(guān)物資與固定資產(chǎn)等，盡管各單位都有日常管理的臺賬或者資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但應(yīng)當(dāng)建立備查臺賬進行專門管理，一是便于各類物資和固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，二是便于后續(xù)審計監(jiān)督工作的開展。