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RPA如何驅(qū)動(dòng)企業(yè)管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí):來自四家案例企業(yè)的啟示

  據(jù)《管理會(huì)計(jì)研究》2020年1-2期,根據(jù)財(cái)政部于2016年印發(fā)的《管理會(huì)計(jì)基本指引》文件,管理會(huì)計(jì)通過運(yùn)用管理會(huì)計(jì)工具方法,參與單位規(guī)劃、決策、控制、評(píng)價(jià)活動(dòng)并為之提供有用信息,推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃。該定義表明管理會(huì)計(jì)既是一個(gè)信息系統(tǒng),也是一個(gè)決策支持系統(tǒng),精髓在于“相關(guān)信息適時(shí)地提供給相關(guān)的人”。RPA以自動(dòng)化手段幫助企業(yè)進(jìn)行信息收集與整合,將其引入企業(yè)勢必對(duì)管理會(huì)計(jì)帶來正面影響,而A、B、C、D四家企業(yè)具體應(yīng)用RPA的實(shí)際案例,向我們清晰展示了RPA影響企業(yè)管理會(huì)計(jì)的具體路徑。

  (一)A企業(yè):RPA服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略和運(yùn)營活動(dòng),促進(jìn)企業(yè)業(yè)財(cái)融合

  A是一家全球連鎖餐飲企業(yè),目前在中國有大約3000家門店,在競爭激烈的中國餐飲市場占有一席之地。由于其業(yè)務(wù)面向海量個(gè)人消費(fèi)者,最大的痛點(diǎn)是業(yè)務(wù)靈活多樣,需要巨大的人力資源。在這樣的背景下,A企業(yè)在內(nèi)部成立了自動(dòng)化卓越中心團(tuán)隊(duì)(ACoE),全面管理機(jī)器人項(xiàng)目(RPA項(xiàng)目)的機(jī)會(huì)發(fā)掘、解決方案分析、開發(fā)、測試、上線一條龍服務(wù)。ACoE團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)分析師對(duì)運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的自動(dòng)化需求進(jìn)行評(píng)估,并對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造,隨后開發(fā)機(jī)器人流程自動(dòng)化解決方案。A企業(yè)為我們提供了RPA具體應(yīng)用的兩個(gè)實(shí)例:一是在A企業(yè)全面引入ERP系統(tǒng)時(shí),RPA嵌入各系統(tǒng)之中幫助A企業(yè)完成海量數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)間的遷移;二是在A企業(yè)每年固定的促銷節(jié)中,RPA通過在微信平臺(tái)上抓取并測算每分鐘微信粉絲反饋量,幫助銷售團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)確預(yù)測銷售潛力。

  在A企業(yè)中,降低人力成本、達(dá)到精益化經(jīng)營是企業(yè)在激烈的餐飲市場競爭中的戰(zhàn)略關(guān)鍵,RPA項(xiàng)目不僅通過代替人類的勞動(dòng)直接降低了企業(yè)的人力成本,而且在幫助業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的過程中能更好地幫助管理會(huì)計(jì)人員達(dá)到成本控制效果,從而不斷提升企業(yè)效率,達(dá)到精益化運(yùn)營,配合企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)過程中,RPA為管理會(huì)計(jì)提供針對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要信息,使得管理會(huì)計(jì)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略更具敏感性,提升了服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略的能力。

  (二)B企業(yè):RPA加速信息系統(tǒng)整合

  B屬于資訊科技板塊,主營業(yè)務(wù)有個(gè)人電腦及周邊設(shè)備、智能設(shè)備及數(shù)據(jù)中心等,同時(shí)在信息產(chǎn)業(yè)內(nèi)發(fā)展多元化業(yè)務(wù)。企業(yè)規(guī)模較大,屬于行業(yè)中的龍頭企業(yè)。在B企業(yè)目前所進(jìn)行的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,RPA項(xiàng)目正是其數(shù)字工具中的佼佼者?,F(xiàn)階段B企業(yè)的RPA項(xiàng)目首先在IT維護(hù)部門展開,IT技術(shù)人員需要登錄到每個(gè)核心系統(tǒng)去執(zhí)行相關(guān)的操作來驗(yàn)證系統(tǒng)的可用性。每個(gè)操作過程最多需要1.5個(gè)小時(shí)。在實(shí)施RPA之后,機(jī)器人代替IT技術(shù)人員的手動(dòng)操作,可以在15分鐘內(nèi)反饋詳細(xì)的日志報(bào)告。進(jìn)一步地,B企業(yè)將RPA應(yīng)用在財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)分析師和業(yè)務(wù)分析師需要每月從公司的SAP系統(tǒng)中檢索數(shù)據(jù),整理每個(gè)利潤中心的收入、成本及費(fèi)用等,將整理好的數(shù)據(jù)保留在Excel表格中以便進(jìn)行下一步合并。整個(gè)流程最多需要6.5個(gè)小時(shí)才能手動(dòng)完成,但是通過RPA的實(shí)施,機(jī)器人可以在晚上完成所有工作,將所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備就緒,以便財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員進(jìn)一步分析使用。B企業(yè)的財(cái)務(wù)人員認(rèn)為,通過RPA實(shí)施,企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)訪問和多系統(tǒng)數(shù)據(jù)聚合,使統(tǒng)計(jì)的效率提高了3至5倍。由于反饋周期縮短,企業(yè)可以更快地響應(yīng)客戶請(qǐng)求,大大提升了客戶滿意度。

  對(duì)B企業(yè)來說,數(shù)字化戰(zhàn)略的最終目標(biāo)是提高客戶滿意度,RPA作為數(shù)字化戰(zhàn)略中的一環(huán),能為管理會(huì)計(jì)提供反映客戶滿意度的數(shù)據(jù),從而幫助管理會(huì)計(jì)制定解決方案,更好地服務(wù)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

 ?。ㄈ〤企業(yè):RPA提升企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化程度,加強(qiáng)營運(yùn)過程中的管理控制能力

  C企業(yè)處于能源板塊,主營新能源、清潔能源業(yè)務(wù)。2017年底在C企業(yè)啟動(dòng)的RPA項(xiàng)目旨在幫助企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)向全新業(yè)務(wù)高度轉(zhuǎn)型升級(jí)。目前已建成能夠執(zhí)行匯款通知、憑證處理和銀行對(duì)賬的財(cái)務(wù)機(jī)器人,以7×24小時(shí)運(yùn)行、模擬用戶操作、高重復(fù)執(zhí)行的特點(diǎn),通過跨公司、批量處理的方式,在夜間即可完成銀行流水下載、來款提醒、系統(tǒng)登錄、單據(jù)錄入、憑證生產(chǎn)及異常暫記等工作,整體效率較人工高3倍以上。

  C企業(yè)主要使用RPA提高業(yè)務(wù)處理效率,在搭建機(jī)器人流程自動(dòng)化的過程中,C通過大量調(diào)研訪談,提升了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化深度。隨著RPA的建立,C在供應(yīng)鏈采購發(fā)票的審核環(huán)節(jié)明確了附件單據(jù)的統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn),以便機(jī)器人自動(dòng)審核發(fā)票。可以說是RPA促使企業(yè)主動(dòng)完善管理標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)過程管控。同時(shí),RPA自動(dòng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)流程,提高業(yè)務(wù)處理速度及準(zhǔn)確性,滿足企業(yè)管控要求。

  C企業(yè)的實(shí)踐表明,RPA為企業(yè)管理控制帶來了便利,主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是RPA的實(shí)施要求企業(yè)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步提升,這樣才能配合機(jī)器人的運(yùn)行規(guī)則,高標(biāo)準(zhǔn)化使得管理控制更加容易操作。二是,RPA可直接代替人類進(jìn)行一些操作,提供運(yùn)營過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,滿足了管理控制中對(duì)某些業(yè)務(wù)處理速度及準(zhǔn)確性的要求。這也說明,RPA可通過加強(qiáng)企業(yè)營運(yùn)過程中的管理控制能力,驅(qū)動(dòng)管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

  (四)D企業(yè):RPA優(yōu)化資金結(jié)算過程,助力企業(yè)預(yù)算管理活動(dòng)

  D是某省電網(wǎng)企業(yè),以RPA項(xiàng)目開發(fā)了智慧財(cái)務(wù)物資一體機(jī),賦能企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,充分利用RPA自動(dòng)化運(yùn)行、數(shù)據(jù)信息安全等優(yōu)勢,依據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互并完成預(yù)期任務(wù),提升效率,促進(jìn)業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流的共享融合。具體來看,RPA從四個(gè)方面為D企業(yè)實(shí)現(xiàn)“提質(zhì)增效、解放人力”的管理效果。一是集成結(jié)算系統(tǒng),深化業(yè)財(cái)融合。D通過RPA建立結(jié)算數(shù)據(jù)的自動(dòng)溯源獲取,保證數(shù)據(jù)在結(jié)算鏈條中的準(zhǔn)確性、完整性。二是搭建稅企互通平臺(tái),及時(shí)驗(yàn)真、認(rèn)證發(fā)票。打通與稅務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸通道,實(shí)現(xiàn)發(fā)票驗(yàn)真、認(rèn)證與ERP入賬同步完成。三是智能精準(zhǔn)校核,創(chuàng)新風(fēng)控模式。RPA建立嚴(yán)密精準(zhǔn)的校核關(guān)系,避免人工失誤,準(zhǔn)確率達(dá)到100%。四是精準(zhǔn)資金日排程數(shù)據(jù),提升供應(yīng)商結(jié)算體驗(yàn)。

  D企業(yè)的財(cái)務(wù)物資結(jié)算一體機(jī),充分展示了RPA對(duì)企業(yè)現(xiàn)金預(yù)算的貢獻(xiàn)。該機(jī)器結(jié)合了RPA技術(shù),優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)算流程,供應(yīng)商通過該機(jī)器僅需簡單操作即可完成結(jié)算。該機(jī)器的使用極大縮短了供應(yīng)商的回款周期,提升了企業(yè)的結(jié)算效率。這對(duì)D企業(yè)而言意味著可以更快速、精準(zhǔn)地預(yù)測資金狀況,從而進(jìn)行下一步的融資安排,提升了企業(yè)現(xiàn)金預(yù)算能力和資金管理效率。這也表明,機(jī)器人流程自動(dòng)化可以為企業(yè)預(yù)測管理活動(dòng)提供及時(shí)、精準(zhǔn)的信息支持,提高企業(yè)預(yù)算管理水平。

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