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  湘潭開放大學(xué) 尹歡迎

近年來，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)一直有序推進(jìn)，越來越多的財(cái)務(wù)活動(dòng)都使用了軟件系統(tǒng)，去除了相當(dāng)一部分重復(fù)性工作，但如學(xué)校這種非專精于財(cái)務(wù)工作的事業(yè)單位，依然存在教職工對(duì)票據(jù)報(bào)銷深感畏難的現(xiàn)象。本文從內(nèi)部控制視角出發(fā)，依托X大學(xué)實(shí)際工作案例，厘清各審批環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，學(xué)校需要強(qiáng)化內(nèi)部控制管理制度，完善相關(guān)工作流程規(guī)范，面對(duì)各類報(bào)銷規(guī)定不斷變化更新，財(cái)務(wù)人員仍需不斷學(xué)習(xí)，及時(shí)把新的規(guī)定貫徹落實(shí)到位，才能保證經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的合規(guī)有序。

一、報(bào)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)

內(nèi)部控制是一個(gè)單位為了完成其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)其資產(chǎn)安全，保證其會(huì)計(jì)信息可靠，確保其經(jīng)營(yíng)方針落實(shí)，以實(shí)現(xiàn)單位活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法和措施。以×大學(xué)為例，基于財(cái)務(wù)報(bào)銷，內(nèi)部控制的要點(diǎn)如下：

1.健全制度控制。單位建立報(bào)銷規(guī)定制度、預(yù)算管理制度、內(nèi)部綜合評(píng)價(jià)制度等，為內(nèi)部控制的執(zhí)行建立好的制度保障，對(duì)內(nèi)控進(jìn)行優(yōu)化和完善最大限度提升資金使用效率。

2.不相容崗位分離控制。單位對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，實(shí)行票據(jù)初審-票據(jù)復(fù)審-提請(qǐng)支付-支付審核-賬務(wù)處理制單-賬務(wù)處理審核崗位相互分離。確保每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的票據(jù)流轉(zhuǎn)都有人審核監(jiān)督，減少人為失誤的可能。

3.真實(shí)合法控制。審核票據(jù)的財(cái)務(wù)人員首先要對(duì)票據(jù)報(bào)銷規(guī)定非常熟悉，對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的事前審批、事后填報(bào)、附件齊全等審核做到全面準(zhǔn)確，且審核會(huì)計(jì)再次審核各項(xiàng)手續(xù)是否完備，確認(rèn)無誤才能安排進(jìn)入支付流程，確保報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)合法。

4.預(yù)算管理控制。以×大學(xué)為例，單位實(shí)行項(xiàng)目預(yù)算管理制，每筆開支都對(duì)應(yīng)到各部門的具體項(xiàng)目，審核會(huì)計(jì)須根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算確認(rèn)能否安排支付，運(yùn)用預(yù)算管理系統(tǒng)嚴(yán)格控制各部門各項(xiàng)目預(yù)算數(shù)，避免無預(yù)算或超預(yù)算開支。

5.付款跟進(jìn)控制。付款人員須再次審核票據(jù)附件及手續(xù)是否齊全，根據(jù)相對(duì)應(yīng)的指標(biāo)提請(qǐng)支付、跟進(jìn)財(cái)政審批流程，確?？铐?xiàng)支付及時(shí)、信息準(zhǔn)確、專款專用。

6.賬務(wù)處理控制?？傎~會(huì)計(jì)根據(jù)已支付無誤的原始憑證編制記賬憑證，審核會(huì)計(jì)及時(shí)進(jìn)行復(fù)核，按月完成憑證賬簿及報(bào)表的編制，按年度完成會(huì)計(jì)檔案的歸檔。

二、×大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀分析

（一）×大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷概況

在×大學(xué)預(yù)算一體化系統(tǒng)內(nèi)查詢統(tǒng)計(jì)了2021年-2023年報(bào)銷業(yè)務(wù)支付憑證（包含公務(wù)卡、現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬）。從報(bào)銷量來看，2021年-2023年報(bào)銷業(yè)務(wù)量為2840張，其中2021年890張，2022年925張，2023年1078張，近三年的報(bào)銷憑證數(shù)是逐年增加的；從業(yè)務(wù)類型來看，主要有物資服務(wù)采購、差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、公務(wù)接待、工作餐、培訓(xùn)等費(fèi)用報(bào)銷；從時(shí)間分布來看，每年的2月和8月報(bào)銷量較少，其他月份較多，尤其是12月份，以2023年為例，11-12月份報(bào)銷憑證量405張，占比達(dá)37.57%。

（二）×大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

×大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)部目前4人，審核記賬1人，預(yù)算項(xiàng)目管理1人，支付1人，出納1人。分工明確，各司其職，每個(gè)崗位均有設(shè)置審核。

報(bào)賬人員的報(bào)銷流程：報(bào)銷人員需先將票據(jù)及附件整理好并完成相關(guān)審批手續(xù)，再前往計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核票據(jù)，而后將手續(xù)齊全的票據(jù)提交預(yù)算項(xiàng)目管理人員，最后收到報(bào)銷款。至此，對(duì)于報(bào)賬人員，財(cái)務(wù)報(bào)銷的周期從票據(jù)審批開始至款項(xiàng)到賬結(jié)束。從2023年報(bào)銷付款業(yè)務(wù)的一千多張憑證來看，計(jì)劃財(cái)務(wù)部每周開賬2天，報(bào)賬人員從初次審核到提交財(cái)務(wù)的時(shí)間為3-10天，平均報(bào)銷時(shí)間為一周。

財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷工作流程：報(bào)銷前，預(yù)算項(xiàng)目管理人員根據(jù)各部門上報(bào)的預(yù)算，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況統(tǒng)籌安排各部門年初預(yù)算及預(yù)算調(diào)整，確保先有預(yù)算后有開支。報(bào)銷時(shí)，首先，審核人員按照?qǐng)?bào)銷規(guī)定進(jìn)行票據(jù)審核，其次，預(yù)算項(xiàng)目管理人員根據(jù)報(bào)銷票據(jù)更新項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，同時(shí)對(duì)票據(jù)支付進(jìn)行審核。最后，資金會(huì)計(jì)根據(jù)各類業(yè)務(wù)和指標(biāo)性質(zhì)分別進(jìn)行支付，并經(jīng)審核人員審核。報(bào)銷后，記賬人員及時(shí)編制憑證賬簿并出具報(bào)表，完成會(huì)計(jì)檔案裝訂。從2023年報(bào)銷付款業(yè)務(wù)的一千多張憑證來看，以預(yù)算一體化系統(tǒng)記錄的時(shí)間為基礎(chǔ)，從收到票據(jù)至付款完成時(shí)間為2-3天，從付款完成到編制憑證時(shí)間為2-3天，基本達(dá)到當(dāng)月憑證在當(dāng)月編制完成，次月一周內(nèi)出具報(bào)表。

三、×大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中的問題

（一）報(bào)銷材料不合規(guī)

學(xué)校各部門沒有設(shè)置專職報(bào)賬員崗位，均實(shí)行票據(jù)自行報(bào)銷。在報(bào)賬人員提交的報(bào)銷單據(jù)中，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)發(fā)票未簽字、附件粘貼不規(guī)范、報(bào)銷經(jīng)費(fèi)沒有使用公務(wù)卡支付等情況導(dǎo)致報(bào)銷退單。在擬定合同或協(xié)議時(shí)，對(duì)其法律約束性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，有的合同條款可能是空至的，甚至于業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的表述不準(zhǔn)確，在財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)審核不通過，導(dǎo)致需重新簽訂合同。教職工提供的部分原始單據(jù)無法滿足報(bào)銷規(guī)范性要求，無法保證票據(jù)的真實(shí)合法性，不符和內(nèi)部控制的要求。

（二）審批流程各異

內(nèi)部控制下的不同機(jī)構(gòu)部門全責(zé)分明，相互制約，相互監(jiān)督。學(xué)校整個(gè)報(bào)銷流程從申請(qǐng)—審批—付款，不同的院處室要經(jīng)歷不同的審批環(huán)節(jié)，其中一個(gè)環(huán)節(jié)或幾個(gè)環(huán)節(jié)有誤就會(huì)拉長(zhǎng)整個(gè)報(bào)銷時(shí)間。

（三）報(bào)銷過程反復(fù)

對(duì)于手續(xù)不齊全的票據(jù)，財(cái)務(wù)人員只能拒收，有的報(bào)賬人員不熟悉報(bào)銷規(guī)定和流程，在報(bào)銷之前，便到財(cái)務(wù)部門詢問，從附件整理到票據(jù)粘貼到簽字審批，都需要在財(cái)務(wù)人員的逐步指導(dǎo)下才能完成。有的報(bào)賬人員則是在辦理過程中多有疏漏，以至于一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)需要到財(cái)務(wù)部審核多次才能達(dá)到報(bào)銷要求。

（四）報(bào)銷扎堆嚴(yán)重

寒暑假是學(xué)校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建設(shè)等工作也在假期正常開展，假期積累的票據(jù)使得學(xué)期初報(bào)銷扎堆。財(cái)政資金在年底會(huì)面臨被財(cái)政部門收回的壓力，種種原因均會(huì)導(dǎo)致年底報(bào)銷業(yè)務(wù)量激增。在報(bào)銷的過程中，某一個(gè)環(huán)節(jié)手續(xù)不齊全，導(dǎo)致報(bào)銷返工，部分必須要支付到位的款項(xiàng)，為了趕在財(cái)政關(guān)賬之前走完支付流程，不得不先支付再補(bǔ)辦報(bào)銷手續(xù)。從而影響整體財(cái)務(wù)服務(wù)水平，極大的增加了財(cái)務(wù)人員的工作量和出錯(cuò)率。
四、“報(bào)銷難”的原因分析
（一）經(jīng)費(fèi)收支種類多，增加了報(bào)銷難度
×大學(xué)收入有財(cái)政撥款和非稅返款，主要的非稅收入來源于學(xué)費(fèi)收入、培訓(xùn)收入、租金收入。因財(cái)政撥款有限，非稅收入不能及時(shí)收回，學(xué)校整體上資金比較緊張。支出方面，按經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)內(nèi)容可以分為人員工資保險(xiǎn)支出、勞務(wù)費(fèi)支出、差旅費(fèi)支出、培訓(xùn)費(fèi)支出、資產(chǎn)設(shè)備購置支出、房屋建筑物維修維護(hù)支出、公務(wù)接待支出、工程建設(shè)支出、工作餐支出、水電物業(yè)支出等，每種業(yè)務(wù)類型的報(bào)銷要求不同，不同的業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的指標(biāo)也不同，財(cái)務(wù)支付崗位需嚴(yán)格對(duì)照指標(biāo)支付，確保?？顚Ｓ谩?/p>

（二）審批簽字程序多，延長(zhǎng)了報(bào)銷周期

以×大學(xué)為例，按照其財(cái)務(wù)管理制度和報(bào)銷規(guī)定，根據(jù)經(jīng)費(fèi)類別和性質(zhì)不同，財(cái)務(wù)實(shí)行分類管理、逐級(jí)審批的審批管理制度。目前×學(xué)校各類型的票據(jù)報(bào)銷流程如下：首先是業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人和分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，其次是財(cái)務(wù)人員審核票據(jù)，最后是財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和分管校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字安排付款，其中部分單據(jù)還需要書記或校長(zhǎng)審批簽字，審批簽字程序較多。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的全流程可能涉及后勤部門、人事部門、黨政辦公室、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，每個(gè)部門有不同的管理要求，如未及時(shí)與各部門溝通，問題往往等到會(huì)計(jì)審核票據(jù)的時(shí)候才體現(xiàn)出來，致使報(bào)銷返工。如遇到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出，報(bào)賬人員可能要跑多次才能完成所有的簽字手續(xù)。

（三）報(bào)銷規(guī)定變化多，降低了報(bào)銷效率

學(xué)校的報(bào)銷規(guī)定會(huì)根據(jù)上級(jí)文件變化而不斷調(diào)整，不同的業(yè)務(wù)涉及的報(bào)銷規(guī)定亦不同，報(bào)銷人員沒有及時(shí)學(xué)習(xí)理解清楚新的文件精神，對(duì)報(bào)銷規(guī)定不了解，可能導(dǎo)致報(bào)銷返工，需要經(jīng)財(cái)務(wù)人員多次指導(dǎo)后才能完成報(bào)銷手續(xù)，增加了財(cái)務(wù)人員工作量，使得報(bào)銷工作推進(jìn)較慢。

（四）信息化管理滯后

為強(qiáng)化管理、防范風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)校按照內(nèi)部控制管理要求，對(duì)各類項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出設(shè)置了相應(yīng)的審核流程。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷涉及的管理制度多，有差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等方面的管理制度，相關(guān)制度繁雜且更新頻繁，并且審計(jì)監(jiān)督部門以清單形式列明法律法規(guī)禁止事項(xiàng)，劃定紅線，所以經(jīng)費(fèi)報(bào)銷專業(yè)性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)多、規(guī)范性高。×學(xué)校目前的票據(jù)審核是面對(duì)面人工審核，主要由財(cái)務(wù)人員對(duì)票據(jù)附件是否齊全、內(nèi)容是否符合規(guī)定、簽字蓋章手續(xù)是否完整進(jìn)行全面審核，由于信息化管理缺乏，報(bào)銷審批環(huán)節(jié)多，尤其當(dāng)財(cái)務(wù)人員審核不通過，需要重新辦理簽字手續(xù)時(shí)，報(bào)銷人員經(jīng)常為報(bào)銷“跑斷腿”。

五、解決“報(bào)銷難”的措施
學(xué)校在制定財(cái)務(wù)報(bào)銷制度時(shí)應(yīng)考慮以服務(wù)廣大師生為出發(fā)點(diǎn)，精簡(jiǎn)和規(guī)范辦事程序，做好報(bào)銷服務(wù)，幫助廣大教職工順利的完成票據(jù)報(bào)銷。

（一）完善財(cái)務(wù)制度

根據(jù)內(nèi)控健全制度的要求，學(xué)校當(dāng)根據(jù)上級(jí)文件精神并結(jié)合本校發(fā)展實(shí)際，及時(shí)修訂和完善相關(guān)財(cái)務(wù)制度，建立規(guī)范的內(nèi)部控制體系。確保財(cái)務(wù)制度能符合學(xué)校的建設(shè)發(fā)展，確保報(bào)銷的每一個(gè)審核點(diǎn)有文件可依。為防止報(bào)銷人將報(bào)銷單據(jù)囤積報(bào)銷造成學(xué)期初或年底報(bào)銷單據(jù)堆積，財(cái)務(wù)部門可以規(guī)定報(bào)銷期限，均衡報(bào)銷時(shí)間，如規(guī)定：須在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后的三個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷，如無客觀原因，超期事項(xiàng)不可報(bào)銷，確有客觀原因的，可提交超期報(bào)銷說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長(zhǎng)審批通過后方可報(bào)銷。

（二）落實(shí)預(yù)算管理

根據(jù)內(nèi)控預(yù)算管理的要求，學(xué)校當(dāng)全面落實(shí)項(xiàng)目預(yù)算管理制度。一方面，財(cái)務(wù)人員要根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算工作開展的需求，進(jìn)一步改進(jìn)預(yù)算管理系統(tǒng)的功能，充分運(yùn)用預(yù)算管理系統(tǒng)更好的服務(wù)于預(yù)算管理。財(cái)務(wù)人員及時(shí)在預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)做好收支執(zhí)行數(shù)更新，確保各部門能實(shí)時(shí)準(zhǔn)確知曉本部門收支執(zhí)行情況。另一方面，各部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)，不斷堅(jiān)持溝通學(xué)習(xí)，做到自主的、熟練的運(yùn)用預(yù)算系統(tǒng)了解本部門的收支情況，積極創(chuàng)收，實(shí)現(xiàn)預(yù)算收入目標(biāo)，嚴(yán)格按照預(yù)算開支，無預(yù)算不開支，超預(yù)算不開支，項(xiàng)目之間不打通開支，從而更好的把控本部門的經(jīng)費(fèi)運(yùn)轉(zhuǎn)，真正的參與到與學(xué)校一起“當(dāng)家理財(cái)”的工作中來，讓經(jīng)費(fèi)管理更具有科學(xué)性。

（三）優(yōu)化報(bào)銷服務(wù)

根據(jù)不相容崗位相分離的內(nèi)控要求，學(xué)校財(cái)務(wù)部門既要明確職責(zé)分工，也要互相協(xié)作，共同為教職工提供好的報(bào)銷服務(wù)，營(yíng)造良好的報(bào)銷氛圍。

首先，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)的更新自己的專業(yè)知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的政策和文件要求，吃透相關(guān)文件精神。財(cái)務(wù)還應(yīng)當(dāng)提升溝通能力，保持頭腦清晰，當(dāng)教職工對(duì)某類型的業(yè)務(wù)報(bào)銷存在疑問的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員能熟悉的運(yùn)用相關(guān)文件規(guī)定和專業(yè)知識(shí)來解答疑問，用比較簡(jiǎn)練的語言把報(bào)銷要求和注意事項(xiàng)表述清楚，讓教職工理解報(bào)銷的原理，減少因溝通不順而帶來的報(bào)銷波折。

其次，財(cái)務(wù)部門可以圍繞上級(jí)各項(xiàng)政策解讀、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理、資金使用管理、審計(jì)檢查等幾個(gè)方面，針對(duì)教職工最關(guān)心、困惑最多的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題舉辦專題培訓(xùn)。根據(jù)近期報(bào)銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題，不定期開展小型培訓(xùn)，重點(diǎn)講解多數(shù)老師不了解的報(bào)銷規(guī)定和常見的業(yè)務(wù)類型報(bào)銷規(guī)定，并以報(bào)銷過程中出現(xiàn)的問題作為案例以加深印象。突出講解新的報(bào)銷文件規(guī)定，對(duì)新規(guī)定新流程及時(shí)做好講解宣傳。

最后，財(cái)務(wù)部門還可以通過文本、視頻等方式方便教職工學(xué)習(xí)，提高報(bào)銷服務(wù)質(zhì)量。

1.編制便攜式報(bào)銷指南。財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷規(guī)定對(duì)各類報(bào)銷業(yè)務(wù)編制簡(jiǎn)易的報(bào)銷說明，比如外出參會(huì)學(xué)習(xí)、市內(nèi)交通、公務(wù)接待、物資或服務(wù)采購、工作餐、培訓(xùn)或活動(dòng)項(xiàng)目等業(yè)務(wù)，包括相關(guān)的政策規(guī)定、報(bào)銷附件和審批流程的說明。將報(bào)銷說明放置報(bào)賬大廳和學(xué)校工作群，方便教職工查看和下載所需附件。

2.制作報(bào)銷短視頻。通過制作短視頻來呈現(xiàn)報(bào)銷的全過程，從附件整理到票據(jù)粘貼到審批簽字，清晰明了的呈現(xiàn)報(bào)銷全過程，既方便教職工自主學(xué)習(xí)，也適當(dāng)減輕財(cái)務(wù)人員指導(dǎo)和審核的工作量。

3.“一站式”報(bào)銷服務(wù)。在專門的報(bào)賬廳設(shè)置初審復(fù)審收單三個(gè)崗位，為報(bào)銷人員提供專門的報(bào)銷單據(jù)，填寫票據(jù)的桌椅，提供流水線式報(bào)銷服務(wù)，減少了報(bào)賬人員因基礎(chǔ)性錯(cuò)誤往返財(cái)務(wù)部門的次數(shù)和奔走流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)述問題的時(shí)間，提高財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員溝通效率，從而提高報(bào)銷效率。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，是學(xué)校改善“報(bào)銷難”的一個(gè)有效途徑。財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)將預(yù)算管理、出行管理、采購管理、接待、校內(nèi)辦公等業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上事前審批。審批人可以不受校內(nèi)辦公場(chǎng)所和設(shè)備的制約,　通過平臺(tái)催辦提醒，實(shí)時(shí)移動(dòng)審批各類事項(xiàng),減少了報(bào)賬人員“跑腿”次數(shù)，縮短了辦理審批的時(shí)間，從而提高報(bào)銷效率。各業(yè)務(wù)類型的審批等專業(yè)問題在各初始階段由各部門分工協(xié)作把好關(guān)，比如采購是否合法合規(guī)、款項(xiàng)收支是否按照預(yù)算執(zhí)行等，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理者能充分運(yùn)用信息化平臺(tái)完成相應(yīng)的工作并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，推動(dòng)報(bào)銷工作的高效開展。

六、結(jié)語

在新會(huì)計(jì)制度下，學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作在建立健全內(nèi)控制度的同時(shí)，也要不斷地優(yōu)化服務(wù)，開拓新的工作模式，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作質(zhì)量。結(jié)合內(nèi)控制度構(gòu)建要求，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和流程，積極探索和引進(jìn)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，根據(jù)本校實(shí)際情況，編制符合規(guī)定的簡(jiǎn)化的網(wǎng)上銷流程，讓報(bào)銷要求和操作易學(xué)易懂，降低報(bào)銷出錯(cuò)率，節(jié)約報(bào)銷時(shí)間，最終達(dá)到提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的目的。